In een toetsmatrijs leggen docenten vast hoe ze de leerdoelen toetsen door opdrachten en tentamens. Op zich een nuttige exercitie, maar in de praktijk levert ze soms dubbel werk op. Ze is vooral bedoeld voor accreditatiecommissies. Rond dit soort administratieve rompslomp bevindt zich een hele cirkel van commissies die administreren, controleren en op innovatie aansturen. Al met al zijn docenten een belangrijk deel van hun tijd kwijt met dit soort bureaucratie, ten koste van het directe studentcontact, zo stelt de Jonge Akademie.

De toetsmatrijs is bedoeld om organisaties beheersbaar en controleerbaar te maken. Maar hij is ook een gulzig monster dat gevoed wil worden met informatie, documenten en dossiers. Administrateurs en informatiesystemen verzamelen en beheren deze informatie. Vervolgens zijn managementdashboards nodig om al die gegevens overzichtelijk samen te vatten, zodat bestuurders besluiten kunnen nemen.

Dit levert belangrijke informatie op, waardoor duidelijk wordt waar het goed gaat en waar de problemen zitten. Maar dit zorgt soms ook voor een papieren werkelijkheid en een schijn van beheersbaarheid. Een prachtige toetsmatrijs zegt nog niets over hoe het vak gegeven wordt. Het zegt zelfs niets over daadwerkelijke samenhang van de opdrachten en toetsen in een vak. En misschien heeft juist die ene docent die zijn toetsmatrijs niet heeft gemaakt wel een prachtig vak neergezet.

De grote vraag voor een bureaucratie is: welke informatie zegt iets over de meest voorkomende knelpunten? Veel informatie gaat echter over processen die meestal wel goed gaan. Zonder die toetsmatrijs zou de samenhang in 99 van de 100 gevallen ook goed zijn, als de docent gemotiveerd en vakbekwaam is.

Niet alleen op de universiteit, maar ook in andere takken zijn daar mooie voorbeelden van. Bijvoorbeeld in de luchtvaart hier in Indonesië. Er zijn regelmatig vliegtuigcrashes voorgekomen. Als reactie daarop moet nu voor iedere vlucht heel gedetailleerde informatie doorgegeven worden aan Jakarta. Ook moet de piloot iedere morgen zijn bloeddruk meten, soms zelfs blazen (alcoholcontrole). Niet dat de meeste crashes veroorzaakt worden door dronken piloten of doordat de vluchtinformatie niet helder was, maar toch wordt dit gezien als een goede oplossing. Terwijl de problemen veel meer zitten in de manier waarop piloten tot besluitvorming komen en in het nemen van te veel (slecht ingeschatte) risico’s. Het vakmanschap van de piloot is veel belangrijker dan papieren invullen rond een vlucht.

Het klassieke probleem van een bureaucratie is dat de taken door mensen uitgevoerd moeten worden. Die taken kunnen nog zo goed verdeeld zijn, de procedures helemaal fijngeslepen en de structuren kristalhelder, maar als de mensen uiteindelijk hun taak niet goed volbrengen, zal het resultaat geringer zijn. Zeker in organisaties waar het primaire proces om de creativiteit en kunde van mensen draait, is het daarom van belang dat die mensen in het middelpunt worden gezet.

Het lijkt erop dat het hoger onderwijs in Nederland daar een slag heeft gemist. In Nederland komen veel van de administratieve lasten bij de docenten terecht, die zelf cijfers invoeren, studentenleersystemen beheren, tentamens maken en nakijken, evaluaties uitzetten en dus ook toetsmatrijzen moeten opstellen. In andere landen, zoals Engeland en de Verenigde Staten, zijn daar assistenten voor. Die nemen veel van de administratie uit handen, zodat docenten helemaal op doceren gericht kunnen zijn. Natuurlijk verhoogt dit de kosten, maar het leidt ook tot beter onderwijs. De docent kan werken vanuit vakmanschap en bevlogenheid, ondersteund door de bureaucratie. Daar ligt de sleutel voor een goede organisatie, zeker als die voor het grootste deel afhankelijk is van door mensen geleverde resultaten.

Hoe kunnen vakmanschap en bevlogenheid ondersteund worden? Voor het stimuleren van bevlogenheid is het nodig dat mensen direct invloed op het resultaat hebben, naast steun van hun leidinggevenden. Wat vakmanschap betreft, zijn leerling-gezelrelaties belangrijk, als een van de oudste en belangrijkste vormen om vakmanschap te leren. Je leert het vak van een oudere, ervaren collega. Mentorschap, feedback en voorbeelden zijn onmisbaar. Zo werkt dat bij timmermannen, piloten, artsen en ook bij docenten. En ja, dan kun je ook gelijk leren hoe zo’n toetsmatrijs op een eenvoudige manier ingevuld moet worden.

Elco van Burg is consultant bij Lentera Papua in Indonesië en universitair hoofddocent ondernemerschap en organisatie aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Reageren? rubriekforum@refdag.nl