De agenda de baas in 2019

beeld iStock
4

We hollen van afspraak naar afspraak en worden geleefd door onze agenda. Hoe bewaren we de rust en geven we in 2019 voorrang aan wat écht belangrijk is?

De kerstdagen zijn voorbij, inclusief alle kerstconcerten, familiebezoeken en andere afspraken. Maar over een paar dagen volgen de nieuwjaarsbezoeken en -recepties. Daarna begint de dagelijkse gang van zaken weer met de bekende vergaderingen, kerkelijke activiteiten, verenigingsavonden en muzieklessen. Of we nu jong zijn of ouder, we laten ons snel leiden door leuke en minder leuke activiteiten die onze agenda –en ons hoofd– flink kunnen domineren. Hoe zorgen we dat Anno Domini 2019 een jaar wordt waarin rust en kwalitijd de boventoon voeren?

Wie het huis op orde wil hebben, iets voor de samenleving wil doen, de kinderen een goede toekomst wil bieden en ook nog ”quality time” wil overhouden, heeft zijn handen vol. „We zijn daarin doorgeschoten”, vindt Martine Vecht. De professional organizer uit Gouda, moeder van twee zoons in de puberleeftijd, helpt professionals met werkstress om prioriteiten in hun werk aan te brengen, maar ziet veel werkproblemen ook in de thuissituatie terugkomen.

„Niet geld, maar tijd is tegenwoordig schaars. We rennen onszelf voorbij. Dan is het niet raar dat mensen gestrest raken. Dus wil je meer structuur en overzicht? Begin met het schrappen van activiteiten die je geen plezier of voldoening geven. Plan je leven om de dingen die je belangrijk vindt in plaats van andersom.”

Opgroeiende jongeren, dertigers en zestigers kennen in toenemende mate hetzelfde probleem: een boordevolle agenda vol afspraken, verplichtingen en evenementen die ze niet mogen missen. Ze slokken niet alleen kostbare tijd op, maar kunnen ook een burn-out in de hand werken. Een methode om effectief te plannen en organiseren kan dan helpen.

„Op je werk krijg je targets mee, zijn er procedures en voer je POP-gesprekken (POP staat voor persoonlijk ontwikkelingsplan, PB), maar thuis moet je zelf maar bedenken hoe je je zaakjes regelt”, vertelt Vecht. Veel van die methoden kunnen volgens haar ook thuis worden toegepast: „Ook in het gezinsleven hebben we veel te maken met processen. Die kosten veel tijd en doen we er ‘zomaar’ even bij. De meeste mensen vinden al dat geregel namelijk helemaal niet leuk en steken er het liefst zo min mogelijk energie in.”

Het resultaat: er ontstaan knelpunten waar mensen zich wel aan ergeren, maar die ze niet oplossen omdat ze daar geen tijd voor hebben. Voor iedereen die tegen deze problemen aanloopt, heeft Vecht een even eenvoudige als doeltreffende benadering: „Pak die processen wat planmatiger aan. Ga na wat niet lekker loopt, probeer er meer structuur in te brengen en werk ook thuis met takenlijstjes. Een aantal zakelijke methodes kan daar heel goed bij helpen.”

Bullet Journal-methode

De takenlijstjes waarover Vecht spreekt, zijn in de meeste huishoudens niet onbekend. Wie kent immers niet de plakbriefjes op de koelkast, de afvinklijstjes op het aanrecht en de to do-lijstjes in de agenda? Hoewel ze helpen om taken niet te vergeten, zorgen ze niet altijd voor de rust in het hoofd waar gebruikers naar verlangen. Voor veel mensen zijn takenlijstjes immers een handige geheugensteun, maar geen vast onderdeel van hun leven.

De Amerikaan Caroll Ryder introduceerde daarom een takenlijstje 2.0: het ”bullet journal”. Het systeem is „flexibel genoeg om ál onze taken te kunnen bevatten en snel genoeg om ons niet in de weg te staan”, vertelt Ryder in een van zijn vele filmpjes op YouTube.

Ryders methode sloeg wereldwijd aan en neemt ook in Nederland een hoge vlucht, getuige de vele bullet journals en instructieboekjes in de gemiddelde boekwinkel.

Bullet journaling kan kortweg worden omschreven als een jaarplanning die wordt opgesplitst in kwartaal-, maand- en dagdoelen. Met behulp van verschillende symbolen kan eenvoudig overzicht worden aangebracht in een schier onoverzichtelijke brei van activiteiten: opsommingstekens (de ”bullets”) geven de taken aan, een kruisje staat voor een voltooide taak en pijltjes naar links en rechts geven aan of een taak vooruit of achteruit is geschoven.

Rustgevend

Handig aan bullet journaling is dat het systeem geschikt is voor alle mogelijke taken – van huishoudelijke activiteiten tot pastoraat. Het bullet journal biedt zelfs een mogelijkheid om dankbaarheidspunten op te schrijven: tel uw zegeningen 2.0, niet gek in een wereld waarin we van de ene naar de andere activiteit worden geleefd.

Dat gebruikers alles met de hand schrijven, is bovendien „merkwaardig rustgevend”, schrijft Ryder in zijn boek ”De Bullet Journal methode”, waarvan de Nederlandse vertaling in november verscheen bij AW Bruna. Nadeel: wie echt alle ins en outs van bullet journaling wil leren kennen, moet zich eerst door 310 pagina’s met achtergrondinformatie, praktische voorbeelden en reflectieactiviteiten worstelen. Dat is misschien teveel gevraagd voor menigeen die graag praktisch aan de slag wil.

Ook jongeren hebben baat bij structuur. De enorme hoeveelheid prikkels die via telefoons en media op hen afkomt, is voor het puberbrein immers nauwelijks te beheersen. Bewustwording en bewustzijn zijn dan heel belangrijk, is te lezen in ”Getting Things Done voor een nieuwe generatie”. De methode, kortweg GTD genoemd, die oorspronkelijk door David Allen werd bedacht en wereldwijd aansloeg, kan nu ook door jongeren worden toegepast.

De kernboodschap kan eenvoudig worden samengevat met een citaat van de Romeinse dichter Horatius: „Als je je geest niet leidt, gaat hij jou leiden.”

Twee minuten

Om zelf de leiding te nemen in een wereld vol afleidingen, leert Allen jongeren om alle prikkels te benaderen aan de hand van vijf stappen: verzamelen, beslissen, organiseren, reflecteren en doen. Handige hulpmiddelen, zoals een blocnote of takenlijstapp kunnen helpen om het hoofd leeg te maken, de strijd tegen prikkels aan te gaan en effectief taken uit te voeren. Een handige stelregel om uitstelgedrag tegen te gaan, is de ”tweeminutenregel”: kun je een taak binnen twee minuten uitvoeren? Doe het dan meteen.

Vecht hanteert deze regel ook, vertelt ze: „Ik gebruik de tweeminutenregel als ik de post open: kleine taken voer ik meteen uit. Daarnaast hanteer ik de ordeningsprincipes: koop ik iets nieuws, dan gebruik ik bijvoorbeeld de iets-erin-is-iets-eruit-regel; zo blijft de hoeveelheid spullen hanteerbaar. En in het weekend maak ik een lijstje met huishoudelijke taken: alle gezinsleden kiezen daar dan twee klusjes of meer van. Ik ben daar al jong mee begonnen en zo heb ik de kinderen het huishouden leren doen.”

Voor iedereen die het nieuwe jaar al met een gevulde agenda tegemoet treedt of die bang is om (opnieuw) te weinig tijd te hebben, adviseert Vecht om zich te verdiepen in aandachtsmanagement. „Het principe van die methode is dat je niet langer met de tijd woekert, maar heel bewust kiest waar je aandacht aan wilt schenken. Zet bijvoorbeeld van tevoren een kruis in je agenda voor een ontspanmoment in plaats van te wachten tot de gelegenheid zich aandient. We zijn zo gewend om aldoor bezig te zijn dat het verkeerd voelt om wat te lanterfanten of helemaal vrij te zijn. Terwijl dat af en toe hard nodig is om het vol te kunnen houden.”

Mensen die moeite hebben om grenzen te stellen, adviseert ze vaak om „wat principiëler” te worden: „Door van te voren te bedenken welke situaties we lastig vinden en daar een stelregel bij te bedenken, wordt het gemakkelijker om assertief te zijn.”

Iemand die van nature altijd klaar staat voor anderen, kan zeggen: „Ik help je graag, mits je me op tijd inseint.” Zo voorkom je dat je voortdurend van je eigen taken wordt gehouden en weet je omgeving waar men aan toe is.”

Ten slotte blijft het ook in het nieuwe jaar belangrijk om het gezonde verstand te gebruiken. „Werk met een goede takenlijst en schat de duur van elke taak in, zodat je meer inzicht krijgt in hoeveel werk realistisch is”, adviseert Vecht. „Pauzeer ook regelmatig. Dat heeft je brein ontzettend hard nodig om alle indrukken te verwerken. Ga dus gerust even tussen de taken door met een kop thee op de bank zitten.”

Multitasken is absoluut ”not done” voor Vecht. „Dat werkt juist averechts. Je aandacht versnippert, je doet alles halfbakken of gaat fouten maken. Probeer bovendien niet om al je tijd zo optimaal mogelijk te gebruiken. Het is een van de grootste misvattingen van onze tijd dat we elke minuut doelmatig moeten besteden. Dus plan voldoende ruimte voor ontspanning, dan wordt 2019 een prima jaar.”

Handige boeken die kunnen helpen

De Bullet Journal Methode, Carroll Ryder, A. W. Bruna Uitgevers, Amsterdam, 2018; ISBN 9789400510500, 256 blz.; € 20.

Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren, Martine Vecht, Uitgeverij Business Contact, Amsterdam, 2018; ISBN 9789047011484, 224 blz.; € 18,99.

Getting Things Done voor een nieuwe generatie, Mike Williams en Mark Wallace, Lev./ A.W. Bruna Uitgevers, Amsterdam, 2018; ISBN: 9789400510241, 256 blz.; € 24,99.