In Amerika is het een heel gewoon fenomeen. De ”professional organizer” helpt personen en bedrijven orde op zaken te stellen op hun werkplek en thuis. In Nederland moeten mensen steeds meer taken combineren en wordt het ordenen van alle zaken dus ook belangrijker. Daarom zette Arjan Dokman uit Almere zijn eigen bureau op, Organize yourself.

Dat zijn vakgebied in opkomst is, schrijft hij toe aan de veranderde samenleving. „Vroeger waren vrouwen de hele week thuis. Zij waren eigenlijk de organizers van het gezin. Privé en werk lopen nu echter in elkaar over. Daarnaast bekleden veel mensen nog functies bij bijvoorbeeld de sportvereniging of de kerk. In minder vrije tijd zijn ze meer gaan doen. Dan móét het ook gewoon goed georganiseerd zijn, anders loopt het fout.”

Ook op het werk komt er veel meer informatie op mensen af. „Vroeger moest je iemand een brief sturen als je wat wilde vragen. Dan moest er ook nog een postzegel op. Je dacht goed na voordat je een brief op de post deed. Nu stuur je bijna zonder nadenken een e-mail weg. Dat betekent ook dat je zelf meer informatie op je bordje krijgt waar je iets mee moet doen.”

Voordat mensen bij Organize yourself aankloppen, hebben ze vaak al drie of vier keer geprobeerd zelf ordening aan te brengen, maar steeds zonder succes. Arjan Dokman: „Meestal proberen eerst welwillende familieleden een helpende hand te bieden, maar geregeld loopt dat op ruzie uit. Dat komt doordat die vaak hun eigen structuur op deze persoon willen overbrengen. Ze zeggen dan zoiets als: „Dat moet je zó doen.” Maar het wil helemaal niet zeggen dat die structuur de persoon in kwestie aanspreekt. Er zijn tenslotte zo veel manieren om te ordenen. Een onafhankelijke derde heeft meer afstand. En kan ook een methode aandragen die de aanvrager wel volhoudt.”

Gordijnen dicht
De organizer -de naam is volgens Dokman niet in het Nederlands te vertalen- merkt dat mensen een drempel over moeten voordat ze hem inschakelen. „Ze schamen zich vaak voor de wanorde in hun huis. Soms kun je echt de vloer niet meer zien van de rommel. Mensen durven al jaren niemand meer mee naar huis vragen of laten gewoon iedere dag de gordijnen dicht. Soms valt het allemaal erg mee, voor het oog dan. Maar toch ervaren de mensen een probleem. Anders hadden ze me niet ingeschakeld. Dan zie je ook weer verschil tussen mensen. Sommigen kunnen in de grootste stapels alles terugvinden, anderen duidelijk niet. Een leuke test is iemand te vragen of hij zijn paspoort even wil geven.”

Dat de meeste mensen opruimen als een vervelend klusje ervaren, wijt Arjan Dokman aan het feit dat ze inzien dat het weinig zin heeft. „Ze verplaatsen de troep van a naar b of van b naar c, zodat het er voor het oog -en voor de visite- netjes uitziet, maar na het opruimen zijn ze nog steeds allerlei spullen kwijt. Ik maak zelf dan ook duidelijk onderscheid tussen de termen opruimen en ordenen.”

Niet alleen het huis, ook de werkplek kan door Organize yourself onder handen worden genomen. „Bij een nieuwe baan moet je het vaak doen met het administratiesysteem dat er is. Werkte jouw voorganger met hangmappen, dan word je geacht die ook te gebruiken. Maar het kan zijn dat jij veel liever met ordners werkt. Die hangmappen blijven dus leeg en de administratie wordt een bende. Dat kost veel tijd en energie.”

Dokman verbaast zich er verder over dat er binnen een bedrijf vaak allerlei regels zijn, maar dat er over het wegschrijven van computerbestanden meestal niets vastligt. „Wanneer ik in een bedrijf kom, maak ik vaak een print van de bestandsstructuur op de afdelingsschijf. Dat is heel confronterend, want het blijkt dat files op onlogische plaatsen zijn opgeslagen en dat ieder personeelslid andere naamgevingsregels hanteert. Je kunt wel raden wat er gebeurt als je een oude offerte moet terugvinden of als je het werk van een collega moet overnemen vanwege ziekte.”

Geregeld wordt de hulp van Organize yourself ingeroepen wanneer iemand na een burn-out weer aan het werk gaat. „Het iets niet kunnen vinden levert enorm veel stress op. Ik zal niet zeggen dat het dé oorzaak van een burn-out is, maar het speelt wel degelijk mee. Er is binnen bedrijven veel te winnen op gezondheidsgebied.”

Oningeplakte foto’s
„In een opgeruimde kamer voelt men zich ook opgeruimd.” Deze uitspraak van de Oostenrijkse psychiater en filosoof E. van Feuchtersleben staat op de website van Organize yourself. Het is tevens een van de principes achter de werkzaamheden van Arjan Dokman. „Of het nu gaat om de administratie, de garage of het hele huis: een geordend en georganiseerd huis schept ruimte, overzicht en tijd - voor jezelf en voor je huisgenoten.”

Op zoek naar voorbeelden loopt hij een rondje door het huis. „Kijk, hier heb je een stapel mapjes met nog oningeplakte foto’s. Wat gebeurt er nu wanneer ik je vraag een foto van de vorige vakantie op te zoeken?” Het blijft ijzig stil. „Natuurlijk kun je foto’s het beste direct inplakken, maar vaak komt het er niet van. Dan kan het al helpen om direct nadat je het mapje met foto’s hebt opgehaald er een datum op te schrijven. En een onderwerp. Zo verlaag je de drempel om wel een keer een middag te gaan plakken.”

Verder heeft hij het over stapels boeken die horizontaal boven op de andere boeken in de boekenkast zijn gelegd. „Op zich kan dat geen kwaad, maar zo’n stapel loopt al snel uit de hand. Zodat je het onderste boek er niet meer gemakkelijk onder vandaan kunt halen. En je moet erop letten dat de titels goed zichtbaar blijven. Is dat niet het geval, dan blijkt in de praktijk dat je een boek nooit zult pakken.”

Dokman geeft aan dat een huishouden of een werkplek snel ongeordend wordt. „Een stapel begint altijd met één papiertje. Het kan geen kwaad om eens iets apart te leggen wat je nog wilt nakijken. Maar wanneer je dat met te veel zaken doet, wordt het al snel een stapel.”

Uitstelgedrag
Veel wanorde heeft volgens Dokman te maken met uitstelgedrag. „Uit onderzoek is gebleken dat mensen een poststuk gemiddeld drie à vier keer in hun handen houden voordat ze het weggooien of opbergen. In veel gezinnen komen de rekeningen tussen de kranten terecht en moet je ze daar later weer uit zien te vissen. Dat kan dus anders. Wanneer je een vast plekje voor alle rekeningen hebt, hoef je bij binnenkomst niet na te denken waar je die zult laten, maar kun je ze direct wegwerken. Dat levert tijd en energie op.”

In veel gezinnen zijn het ook de recepten die veel stapels veroorzaken. „Je kunt in diverse supermarkten gratis tijdschriften krijgen waar ze in staan. En mensen bewaren die, ook al staat er maar één recept in dat ze interessant vinden. Wanneer er een enorme stapel is ontstaan, komt er een moment dat ze al die bladen weggooien. Omdat ze geen idee meer hebben waarom ze ze bewaard hadden. Het is veel handiger om direct het recept uit te knippen en in een aparte map op te bergen. De rest kan dan weg. Ook met andere tijdschriften is dat het geval. Exemplaren van meer dan drie maanden oud kijk je toch niet meer in. Waarom zou je ze dan bewaren?”

Veel mensen vragen Organize yourself om hulp met de verzuchting dat ze te veel spullen hebben. Arjan Dokman geeft daarbij aan dat het veel gemakkelijker is dingen te kopen dan dingen weg te doen. Toch is weggooien soms nodig om het thuis leefbaar te maken. Of wanneer iemand gaat verhuizen. „Heel af en toe sjouw ik met mensen zelfs 25 à 30 kuub weg.”

Dokman werkt ook met mensen die ADHD, een vorm van hyperactiviteit, hebben. „Zij vinden het moeilijk om keuzes te maken. Ook keuzes om dingen weg te gooien. Maar aan de andere kant hebben zij juist veel behoefte aan structuur. Ik ben in die situaties meer een soort coach. Ik kom bij hen geregeld terug.”

Vooral na het overlijden van een gezinslid kan weggooien heel pijnlijk zijn. „Het is dan heel emotionerend om spullen kritisch te gaan bekijken. Maar wanneer iemand kleiner gaat wonen, móét hij wel. Het kan mensen dan helpen wanneer ze weten dat de spullen een goede bestemming krijgen. Het Leger des Heils bijvoorbeeld. Of de kringloopwinkel. Ook kan het heel bewust nog een keer beetpakken en afscheid nemen van spullen mensen een beter gevoel geven.”

Gezin als bedrijf
Ruimen is vaak de eerste stap, maar daar eindigt het niet mee. „Ik ga uit van het principe dat een gezin een bedrijf is, met eigen afdelingen inkoop, administratie en post. Wat doe je met inkomende en uitgaande post, is dan bijvoorbeeld een vraag die je helder moet zien te krijgen.”

Vaak zijn er in een huishouden of op het werk allerlei producten aanwezig om orde aan te brengen, zoals postbakjes. Volgens Dokman is er een reden waarom die postbakjes niet hebben geholpen. „Ze worden vaak oneigenlijk gebruikt. Het bovenste postvakje is er dan voor alles wat nog in een map gestopt moet worden. Probleem is vaak dat er al heel snel een enorme stapel in dat bovenste bakje terechtkomt.”

Ook mappen worden vaak niet goed gebruikt omdat er geen naam op staat. „Binnen de kortste keren is het in zo’n map een ongeordende boel. Sommige mensen vinden het jammer om op een splinternieuwe multomap of ordner te schrijven”, geeft Dokman aan. „Gebruik dan een sticker of een map waarop je een los papiertje kunt bevestigen.”

Als alternatief voor het bakje ”dit moet ik nog verwerken” zouden mensen die meer ordening willen ook een map kunnen aanschaffen met tabbladen met de nummers van de maand. „Wanneer de post binnenkomt, schuif je die in het deel met de datum waarop je de post wilt verwerken. Een voorwaarde daarvoor is uiteraard wel dat je iedere dag even de map inkijkt.”

Zolder
Ook in de keukenkastjes en op zolder is ordening onontbeerlijk. „In de keuken kun je bijvoorbeeld de ordening van de supermarkt aanhouden. Thee en koffie, droge kruidenierswaren en frisdrank en sappen bij elkaar. Verder is het handig om de ontbijtspullen allemaal bij elkaar te zetten, zodat je ’s morgen maar één kastje open hoeft te doen. Extra tip daarbij: maak je boodschappenlijstje op de volgorde van hoe de artikelen in de supermarkt staan. Dan scheelt veel tijd.”

De zolder is vaak de restpost van het huis. Vooral achter de schotten wordt alles neergezet wat over is. „Om toch snel alle vakantiespullen te kunnen vinden is het verstandig ook daar een ordening aan te brengen. Teken bijvoorbeeld een plattegrond en geef alle spullen een vaste plek. Daarbij is het uiteraard handig om dingen die je toch regelmatig nodig hebt, niet achteraan te zetten. De plattegrond kun je aan de binnenkant van het schot plakken.”

Het standaard dagtarief van een professional organizer bedraagt 450 euro. Klanten krijgen daarvoor persoonlijke begeleiding, adviezen en tips op maat, een geordende woonomgeving en vooral meer overzicht. Meer informatie: 036-5469553.