Wie wat wil bewaren, moet wel weten wat zinvol is om behouden te blijven voor later, voor het nageslacht. Het schiften en het goed beheren van stukken is een kunst. Bij overheidsinstanties en grotere organisaties zijn daarvoor specialisten in dienst; bij kleinere instanties hangt die taak er vaak maar wat bij. Het is meestal een restpost voor iemand die vooral druk is met andere dingen.

In een kerkelijke gemeente is het beheer van het kerkelijk archief vrijwel altijd de taak van de scriba. Hij zorgt ervoor dat notulen, correspondentie en ledenregisters bewaard blijven. Als het goed gaat, tenminste. Want er zijn schrijnende voorbeelden. Soms liggen kerkelijke bescheiden op een vochtige zolder of slingeren stukken rond. Archiefbeheer is lang een ondergeschoven kindje geweest. De laatste decennia is er wel meer oog gekomen voor het belang van goed archiefbeheer, uitzonderingen daargelaten.

Beheer van kerkelijke archieven mag geen restpost zijn. Het is een plicht van kerkenraden om daar goede zorg aan te besteden. Deze plicht is er niet alleen omdat de orde van de kerk dit vraagt; er is ook een moreel aspect. De volgende generaties hebben er recht op te weten wat het voorgeslacht dacht en deed.

Met de digitalisering staan kerken voor een nieuw vraagstuk: hoe bewaar je stukken voor de toekomst? Iedereen weet dat de computerprogramma’s snel verouderen. Wat dus vandaag goed leesbaar, doorzoekbaar en deelbaar is, kan morgen onbruikbaar worden. Alleen al daarom moeten kerken adequate maatregelen nemen. Dat kerkenraden daarvoor vaak niet de kennis en het geld hebben, ligt voor de hand. Daarom is het nuttig dat er acties in gezamenlijkheid worden ondernomen.

Daarbij komt onmiddellijk de vraag op in hoeverre de vertrouwelijkheid wordt gehandhaafd. Immers, wat er in de consistorie wordt besproken, kan en mag doorgaans niet naar buiten komen. Kerkenraadsleden hebben ambtsgeheim. Vandaar dat er reserves bestaan ten opzichte van samenwerking met externe partijen.

Hoe relevant die discussie ook is, er kan daarbij toch vaak een verkeerd spoor worden gekozen. Digitale documenten worden dan geprint en in een map bewaard, zonder dat men zich realiseert dat de geprinte stukken op den duur onleesbaar worden. Anderen denken dat het opslaan op een schijf (soms zelfs zonder reservekopie) wel voldoende is.

Het is zaak dat kerkelijke gemeenten op dit punt maatregelen nemen. Daarvoor is meestal externe expertise nodig. Met goede afspraken zijn er ook zeker mogelijkheden om dat te doen zonder de vertrouwelijkheid te schaden. Archiefbeheer moet juist in deze moderne maatschappij hoge prioriteit hebben. In het belang van het nageslacht.