In kerken is weinig besef dat notulen, informatie over gemeenteleden en archiefmateriaal overal en nergens zwerven, zegt Timo van Houdt. „Er wordt in veel kerkelijke gemeenten amateuristisch gewerkt als het om de digitale opslag en verwerking gaat.” Van Houdt is de motor achter het vrijdag in Utrecht gepresenteerde platform Kerkgeheugen, dat voor een veiliger opslag en verwerking van kerkelijke informatie kan zorgen.

Vooral op het gebied van de vertrouwelijkheid ziet Van Houdt –als projectleider bij de Erdee Media Groep– grote problemen. „Er zwerft allerlei kerkelijke informatie door persoonlijke mailboxen en er worden via mailadressen van het werk kerkenraadsnotulen rondgestuurd. Die zou de systeembeheerder van het bedrijf dus ook kunnen zien. Dat moet je niet willen.”

Ook de afscherming van persoonlijke informatie over gemeenteleden vraagt veel meer aandacht, constateert Van Houdt. „Het kan zijn dat een bedrijf sobere informatie verspreidt over de toestand van een ziek personeelslid. Maar als een collega op Google zijn naam intikt, vindt die binnen een paar muisklikken een uitgebreide beschrijving in de kerkbode op de website. Onvoldoende afgeschermd dus!”

Een tweede probleem vormt de opslag van stukken voor de lange termijn: het duurzaam opslaan. Van Houdt komt de gekste dingen tegen. „Er belde een scriba van een classis. Het hele classisarchief stond op een USB-stick. „Meneer, als ik de stick in de computer stop, krijg ik een foutmelding. Lossen jullie dat ook op?” En hoeveel informatie staat er op verouderde diskettes en harde schijven, die bij scriba’s thuis liggen?”

Kerken zien vaak niet door al deze problemen heen, merkt Van Houdt. „Kerken hebben meestal geen geld voor dure softwarepakketten en maar beperkt kennis in huis.” Het platform Kerkgeheugen moet een antwoord zijn op alle vragen van kerkenraden, zegt hij. „We willen kerken ontzorgen.”

Wat is Kerkgeheugen?

Van Houdt, in vaktaal: „Een platform met digitale en online applicaties om veilig, handig en duurzaam met kerkelijke informatie om te gaan.”

En wat kan bijvoorbeeld een scriba van een kerkenraad met Kerkgeheugen?

„Kerkgeheugen biedt alles voor het structureren, archiveren en communiceren van kerkelijke informatie. Een scriba heeft met Kerkgeheugen middelen om vergaderingen te plannen en voor te bereiden, stukken aan de agenda te hangen en notulen te maken, maar ook om alles te archiveren in een veilige, digitale opslagplaats –een e-depot– met een goede inventaris. Kerkgeheugen bevat ook een pakket voor ledenregistratie en de financiële administratie. Gebruikers kunnen zelf bepalen welke onderdelen zij gebruiken.

Communicatie in de gemeente is ook een waardevol onderdeel. Zo kan bijvoorbeeld een intranet voor de kerkelijke gemeente worden onderhouden. Op dat afgeschermde deel van een gemeentewebsite kan een smoelenboek komen te staan, en kan informatie intern worden gedeeld. Kerkgeheugen is dus zeker niet alleen relevant voor een scriba, maar ook voor kerkvoogden, webmasters, archivarissen en kosters”

Kerkenraden zijn vaak huiverig om vertrouwelijke informatie ergens extern op te slaan.

„Dat kan zo zijn, maar is het nu dan beter, veiliger geregeld? Ik constateer dat dat in veel gevallen niet zo is. Daar heb ik veel voorbeelden van gezien. Onbewust slaan we trouwens al van alles en nog wat extern op, maar dat realiseren we ons vaak helemaal niet. De cloud heeft de toekomst. Met Kerkgeheugen bieden we een veilige opslag van alle kerkelijke informatie waar we samen met de kerken zelf grip op hebben.”

Hoe garandeert u dat derden toch niet bij vertrouwelijke informatie kunnen?

„In de eerste plaats werken we met leveranciers die zelf aan hoge standaarden moeten voldoen. Daar staat of valt de kwaliteit van hun product mee. Verder staat een groot deel van de informatie encrypted –versleuteld– opgeslagen, zodat alleen mensen die erbij mogen, erbij kunnen. De zwakste schakel in de beveiliging blijft overigens de mens. Hoe zorgvuldig ga je in het uitoefenen van je kerkelijke functie om met de informatie waarmee je werkt en waarover je beschikt?”

Kerkgeheugen bestaat al even. Wat houdt de lancering vandaag in?

„Ik ben al sinds 2011 met Kerkgeheugen bezig. Ongeveer 150 gemeenten werken er nu al mee. Sinds kort is Kerkgeheugen een onderdeel van de Erdee Media Groep, die al eerder eigenaar was geworden van het ledenregistratiepakket Melite. Alles komt nu samen. Op de Kerkenbeurs lanceren wij nu Kerkgeheugen nieuwe stijl. En we benaderen dezer dagen een paar duizend kerken.”

Kerkgeheugen is beschikbaar voor vaste bedragen per jaar, afhankelijk van het aantal gebruikte applicaties. „Een groep vrijwilligers –enthousiaste gebruikers van Kerkgeheugen– gaat nieuwe gebruikers helpen en ondersteunen. Zo kunnen we de kosten ook laag houden voor de kerken.”

Van Houdt gaat de komende maanden het land door. „We beleggen regionaal informatieavonden. Kerkelijke gemeenten kunnen voor een aantal applicaties binnen Kerkgeheugen ook een proefperiode aanvragen.”

Van Houdt is met een groep specialisten bezig met een handboek over kerkelijk informatiebeheer. Daarin beschrijven deskundigen onder meer precies welke stukken bewaard moeten worden, hoe lang en onder welke voorwaarden. In mei gaat deze kennisbank kerkelijkinformatiebeheer.nl online.”

„Dit past in strategie EMG”

De Erdee Media Groep (EMG) te Apeldoorn haalde Kerkgeheugen vorig jaar binnen. EMG-directeur Bart Visser: „Dit product past helemaal binnen onze strategie om informatiemakelaar te zijn. We willen hiermee ook dienstbaar zijn aan de kerken. We willen zorgen dat kerken hun informatie goed en veilig kunnen beheren. We hebben veel kennis in huis.”

Een aantal kerken bracht een deel van de archieven eerder onder bij een ander EMG-onderdeel, Digibron. Het is de bedoeling dat die vertrouwelijke archieven straks een plaats krijgen in Kerkgeheugen. Digibron blijft een voor een breed publiek toegankelijk kenniscentrum voor de gereformeerde gezindte, met actuele periodieken en historische bronnen.

Van Lieburg: Zorg over kerkarchieven

Goed en duurzaam archiveren in de kerk staat onder druk, constateert prof. dr. Fred van Lieburg, hoogleraar religiegeschiedenis aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Hij vreest dat toekomstige historici met een gat in de archieven zitten, nu kerken de overstap maken naar digitaal archiveren. „De Nederlandse kerk is altijd gewetensvol omgegaan met haar archieven. Daardoor kunnen we nu nog steeds gedegen onderzoek doen naar de kerkgeschiedenis vanaf de zestiende eeuw.”

De digitalisering mag geen gat slaan in de kerkarchieven, vindt Van Lieburg. „De digitalisering heeft de kerken wat overvallen. Maar het is nog niet te laat.”

Tegelijk ziet de hoogleraar dat de archivering door de krimp in de kerk onder druk staat. Er is minder geld. „Landelijk, maar zeker op lokaal niveau.”

Eenvoudig alles op Google Drive zetten is te simpel, vindt Van Lieburg. Hij pleit voor het gebruik van duurzame e-depots, die goed beveiligd zijn en voor een duurzame opslag zorgen.

De kerken moeten ook de organisatie van het archiveren goed bewaken, vindt de hoogleraar. „In de Protestantse Kerk in Nederland beslissen de verschillende diensten nu afzonderlijk over hun archieven. Maar een archief moet meer bevatten dan alleen de synodestukken. Ook de archieven over het jeugdwerk, evangelisatie, zending en diaconaat moeten goed bijgehouden worden. Want op die terreinen klopt het hart van een kerk die midden in de wereld staat.”