„Zonder corona was dit boek er niet geweest”, zegt De Haan over het woensdag verschenen ”Videobellen etiquette”. Ook zij ging vanaf maart ineens intensief beeldbellen, zowel informeel als formeel. Zo ontdekte De Haan, die zich eerder verdiepte in de invloed van mobiele apparaten en daar ”Smartphone etiquette” over schreef, een heel aantal dingen die beter kunnen.

Met ”Videobellen etiquette” hoeft het nooit meer mis te gaan. Het boek bevat 75 gedragsregels voor „succesvol beeldbellen.” Met onder meer aandacht voor informeel videobellen, privacy en veiligheid, bellen met grote groepen en de onmiskenbare blunders.

Donald Ducken

Moeiteloos somt De Haan de voorbeelden op: een achtergrond waar de was of de vuile vaat te zien is, mensen die zonder hun geluid te dempen minutenlang in een kopje koffie roeren, een vergadering volgen zonder fatsoenlijke onderkleding – „Donald Ducken” in haar jargon, naar de eend uit de stripboeken die alleen een jasje draagt. Het internet staat inmiddels vol met blooperfilmpjes.

Wat is echt not done tijdens een formele videobelvergadering?

„Uitgebreid eten of kauwgom kauwen zou ik niet aanraden. Ik vind het zelf onbeleefd als iemand zijn camera niet aan heeft. De techniek kan het natuurlijk laten afweten, maar dan geeft iemand dat aan en merk je vaak wel dat hij meedoet. Anders vraag je je toch af wat iemand aan het doen is.”

Waarom gaat het vaak mis?

„Dat komt door onwennigheid. We voelen ons veilig in ons eigen huis. Daar hebben we vaste gewoontes, net zoals we die op kantoor hebben. Die routine van thuis moet omgebogen worden naar gewoontes die passen bij ons werk. Dat gaat ook steeds vaker goed.”

Wat doet het met de relatie tussen collega’s nu ze elkaar vooral digitaal zien in plaats van fysiek?

„Dit is lastig voor ons. We zijn sociale wezens, dus elkaar zien is belangrijk. In het onderlinge contact ontbreekt nu een element: het elkaar in zijn totaliteit kunnen zien.

Normaal gesproken zie je iemands hele lichaamshouding, nu alleen maar het hoofd en de schouders. Je ziet niet of iemand aan het trommelen is op de tafel of zijn duim opsteekt.

Aan de andere kant wordt een collega er ook menselijker van doordat je hem in zijn thuisomgeving ziet. Dat geeft een totaal ander beeld van iemand dan op kantoor.”

U geeft in uw boek 75 gedragsregels voor succesvol beeldbellen. Welke zoal?

„Zorg dat je van tevoren uitzoekt hoe de software werkt waarmee je videobelt. Kijk hoe je de microfoon dempt, waar de camera zit. Dat zorgt ervoor dat formeel videobellen vloeiender verloopt.

Denk er ook aan welke achtergrond je hebt. Het makkelijkst is een neutrale achtergrond; daarmee geef je niks weg. Ook de lichtval speelt een rol: met een lamp van boven krijg je bijvoorbeeld wallen en een onderkin. Diffuus licht van voren is ideaal. Bedenk ook of je er een beetje netjes uitziet. Verschijn niet ongeschoren achter de camera.”

Is videobellen een blijvertje, denkt u?

„Ik verwacht het wel. Niet in de mate waarin het nu wordt gebruikt. Elkaar fysiek zien heeft voordelen, maar videobellen ook. De vergaderingen worden er vaak efficiënter van en het scheelt veel reistijd. Zonder corona was het over een jaar of vijf ook wel ingeburgerd.”

::

Knuffel voor oog van hele klas

Maakt u weleens een videobelblunder, vroeg het Reformatorisch Dagblad op sociale media. Een paar reacties.

„Ik realiseerde me niet dat de camera nog aanstond. Er was al een tijdje niemand aanwezig aan de andere kant en er was een baby die moest drinken en die ik aanlegde.”

„Ik heb eens een halfuur via Teams gebeld waarin mijn gesprekspartner bijna moest schreeuwen omdat ik haar anders niet kon verstaan. Zij verstond mij prima, dus het lag niet aan mij. Dacht ik… zie ik na het gesprek dat mijn koptelefoon in mijn telefoon zit in plaats van in de laptop.”

„Ik geef mijn dochter die al sinds afgelopen maart op zolder op school zit een knuffel aan het begin van de dag. „Houd vol lieverd.” Staat Teams al aan.”