Afgelopen woensdag ontving ontving Hare Majesteit ter overhandiging van hun geloofsbrieven de ambassadeur van de republiek Benin, Euloge Hinvi, de ambassadeur van de republiek Rwanda, mevrouw Christine Nyinawumwami Umutoni, en de ambassadeur van de Dominicaanse Republiek, mevrouw Clara J. Quiñones de Longo.

Een geloofsbrief heeft niets met religie of godsdienst te maken. Het is een schriftelijk bewijsstuk dat een nieuw te benoemen lid of een nieuwe persoon op een bepaalde post moet overleggen om te bewijzen dat hij op wettige wijze is gekozen en dat er tegen zijn verkiezing geen bezwaren bestaan. Het kan dus om een raadslid gaan, maar ook, zoals aan het hof, over een buitenlandse ambassadeur.

Aan het hof is het zo dat de grootmeester de contacten met de geaccrediteerde buitenlandse ambassadeurs in Nederland onderhoudt. Als het zover is, bereidt hij de aanbieding van hun geloofsbrieven voor. Dat gebeurt meestal op woensdag. Alles gaat volgens een van tevoren doorgenomen protocol.

Voorafgaand aan het ritueel worden de ambassadeurs per galarijtuig, en met een volgrijtuig voor vier personen, afgehaald en naar Paleis Noordeinde gereden. Dat afhalen gebeurt vanuit hun ambassade of residentie of uit een hotel, wanneer het ambassadeurs betreft die in Wassenaar zijn gevestigd of die in Brussel zijn geaccrediteerd. Het gaat dan meestal om het Promenade Hotel of Hotel des Indes.

Het ritueel is een traditie waar koningin Beatrix buitengewoon aan schijnt te hechten. Zij vraagt dan ook een perfecte uitvoering. Bij het aanbieden van de geloofsbrieven vergezelt een kamerheer of een adjudant de diplomaat naar Noordeinde. Ook de grootmeester c.q. grootmeesteres is aanwezig, of beiden. De koetsen stoppen voor het hek. Dat levert toeristen of andere belangstellenden vaak een leuk plaatje op. De eerste ambassadeur komt om tien uur, de tweede drie kwartier later.

De geloofsbrieven van de ambassadeur zijn documenten waarop een buitenlands staatshoofd heeft geschreven dat deze zijn (of haar) ambassadeur machtigt zijn taak bij een andere vorst of staat te vervullen. Overhandigen van de geloofsbrieven impliceert dat beide landen redelijk goede betrekkingen met elkaar onderhouden. Zodra de ambassadeurs hun geloofsbrieven aan de Koningin hebben aangeboden, zijn ze officieel geaccrediteerd. Ze kunnen daarna echt aan de slag. Kopieën van hun geloofsbrieven hebben de ambassadeurs zodra ze Nederland binnenkwamen vaak al afgegeven bij de chef kabinet en protocol op het ministerie van Buitenlandse Zaken. Die zoekt uit of alles in orde is.

Het overhandigen van de geloofsbrieven heeft nog meer voeten in aarde. Voorafgaand aan de ceremonie wordt door tussenkomst van het kabinet van de Koningin een datum vastgesteld. Dan brengt de ambassadeur van tevoren nog even een bezoek aan de grootmeester, die hem samen met de ceremoniemeester op de hoogte stelt over de gang van zaken. Algemeen kledingvoorschrift is in dit geval meestal jacquet.

Denk maar niet dat de stalmeester nonchalant omgaat met het ophalen van de diplomaten. Nee, hij laat de tocht oefenen en timen, zodat een tijdschema kan worden afgewerkt. Zoals gezegd, rijdt de kamerheer mee in de koets. Verder mag de ambassadeur drie leden van zijn staf meenemen. Als hij een echtgenote heeft, mag die ook mee.

Bij aankomst bij het paleis is er een erewacht en een militaire kapel. Vier ereroffels klinken en het volkslied van het land van herkomst wordt gespeeld. Vervolgens inspecteert de ambassadeur de erewacht. De rode loper ligt uit en de ceremoniemeester ontvangt de ambassadeur. Grootmeester en/of grootmeesteres zijn present. In de ontvangstkamer tekent de ambassadeur het gastenboek. Daarna begeleidt de grootmeester de ambassadeur naar boven. Is hij er niet, dan neemt de chef Militair Huis hem waar. In de balkonzaal wachten de Koningin en de minister van Buitenlandse Zaken. Is Van Aartsen (momenteel minister van Buitenlandse Zaken) verhinderd, dan wordt hij waargenomen door de staatssecretaris, de secretaris-generaal of de chef protocol.

Tijdens de overhandiging van de geloofsbrieven staat de adjudant van dienst, met sabel, achter Hare Majesteit. Ook de grootmeester en de ceremoniemeester scharen zich bij het gezelschap. Van het plechtige moment mogen geen foto’s worden gemaakt. Na de overhandiging van de geloofsbrieven converseert de Koningin met de ambassadeur. Naar verluidt is zij goed op de hoogte van het reilen en zeilen in het land van herkomst van de ambassadeur.

De staf van de ambassadeur verlaat de kamer en wordt naar de ontvangstkamer gebracht. Is zijn echtgenote erbij, dan is deze niet bij de overhandiging aanwezig. Zij wordt door de grootmeesteres na ongeveer tien minuten naar binnen gebracht voor een informeel samenzijn. Na afloop van de ceremonie doet de grootmeester de ambassadeur uitgeleide. Hij heeft een lijstje meegekregen met adressen waar hij beleefdheidsbezoeken kan gaan afleggen. De ambassadeur en zijn gevolg worden per rijtuig teruggebracht naar de plaats waar ze werden opgehaald.

Wanneer de Koningin een diner geeft en er een gastenlijst wordt samengesteld, wordt de rangorde onder geïnviteerde ambassadeurs bepaald door het moment van aanbieden van hun geloofsbrieven. Gebeurt het dat de Koningin op een ochtend, zoals hierboven vermeld, twee nieuwe ambassadeurs heeft ontvangen, dan gaat de eerste diplomaat gedurende zijn Haagse jaren vóór de tweede van die ochtend. Dus is het aan tafel zetten van ambassadeurs een automatisme.

Als ambassadeurs en diplomaten terugkeren naar hun land of worden overgeplaatst, dan komen ze -mits ze langer dan drie jaar in Den Haag geresideerd hebben- in aanmerking voor een afscheidslunch op Huis ten Bosch. Ze geven dan bij de grootmeester een beperkt aantal gasten op. Anderen moeten genoegen nemen met een afscheidsaudiëntie. (Bron: o.a. ”Aan het hof” van Remco Meijer)