Instellingen geven vrijwilligers soms een vergoeding om deze mensen aan zich te binden. Dit kan een vergoeding van gemaakte onkosten zijn. Zulke vergoedingen kunnen onbelast zijn, mits er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.

Een belangrijke voorwaarde is dat de vergoeding niet hoger mag zijn dan 150 euro per maand én 1500 euro per jaar. Middelen is niet toegestaan: een vrijwilliger die elf maanden per jaar 140 euro krijgt maar in augustus 160 euro, zal veelal de klos zijn. Er moet in dat geval gedurende het hele jaar loonheffing worden betaald over de vrijwilligersvergoedingen. Maar in sommige gevallen hoeft een overschrijding van de maximumbedragen niet tot loonheffingen te leiden. Een vergoeding die niet hoger is dan de naar redelijkheid te bepalen werkelijke kosten die de vrijwilliger heeft gemaakt, is vrijgesteld.

Vrijwilligers die zowel een beloning als een kostenvergoeding ontvangen, kunnen ook nog rekening houden met de gewone vrijstellingen in de loonbelasting. Stel dat een vrijwilliger in een maand 120 euro aan beloning ontvangt (hier staan dus geen gemaakte kosten tegenover) en 40 euro aan reiskostenvergoeding. De reiskostenvergoeding is gebaseerd op 0,19 cent per kilometer. In totaal ontvangt de vrijwilliger nu dus 160 euro per maand. Dit is meer dan 150 euro en de vrijwilligersregeling is daarom niet van toepassing. De 120 euro is belast. De reiskostenvergoeding is echter onbelast volgens de reguliere regels in de loonbelasting over reiskosten.

Wanneer de vrijwilligersregeling wordt gehanteerd mag er geen sprake zijn van beroepsmatige arbeid. Van beroepsmatige arbeid is sprake bij een marktconforme vergoeding, dat is meer dan 4,50 euro per uur (of 2,50 euro voor jongeren tot en met 23 jaar). Een vrijwilliger van 24 jaar die meer dan 4,50 per uur ontvangt, moet hierover dus belasting betalen.

Dit betekent overigens niet dat een organisatie of een vrijwilliger verplicht wordt een urenadministratie bij te houden. Een vrijwilliger die maandelijks 140 euro ontvangt, hoeft niet aan te tonen hoeveel hij gewerkt heeft. Zijn vergoeding wordt niet herleid naar een bedrag per uur. Desondanks kan er ook bij vergoedingen die niet per uur worden uitbetaald, sprake zijn van een marktconforme vergoeding.

De staatssecretaris van Financiën heeft hierbij in 2008 het voorbeeld genoemd van een advocaat. Deze advocaat diende namens een vereniging waarvan hij lid van was, bij de rechtbank een pro-formabezwaar in tegen een bouwvergunning voor een loods naast het sportcomplex. De vereniging betaalde hem 150 euro. Er waren geen kosten verbonden aan het bezwaarschrift. De vrijwilligersregeling is hier naar de mening van de staatssecretaris niet van toepassing, omdat de werkzaamheden van de advocaat van zeer beperkte duur waren; de 150 euro was daarmee marktconform en dat is niet toegestaan voor de toepassing van de vrijwilligersregeling.

De laatste voorwaarde voor toepassing van de vrijwilligersregeling is de status van de organisatie waarvoor gewerkt wordt. Deze instelling moet óf een sportvereniging zijn, of een andere organisatie die niet aan vennootschapsbelasting is onderworpen. Sinds 2012 geldt de vrijwilligersregeling ook voor alle ANBI’s (ook als zij onderworpen zijn aan vennootschapsbelasting). Dit laatste kan handig zijn voor musea en andere instellingen die wel een ANBI zijn, maar bijvoorbeeld ook een winkel hebben.

Wat nu als een vrijwilliger voor meerdere instellingen vrijwilligerswerk verricht? Te denken valt aan een vrijwilliger die bij organisatie A 60 euro per maand ontvangt en bij organisatie B 100 euro. Organisatie A hoeft niet te gaan controleren of hij ook voor anderen werkt en organisatie B ook niet. Zij kunnen de vergoeding dus beide vrij van loonheffing uitbetalen. Maar de vrijwilliger komt boven de grens van 150 euro uit voor het totaal van zijn vergoedingen. Hij moet het gehele bedrag opgeven in zijn aangifte inkomstenbelasting (of nagaan of er wellicht sprake is van een kostenvergoeding).

Vrijwilligers die een vergoeding ontvangen tot bovengenoemde grenzen worden niet gekort op WAO, WW of Ziektewet. Alleen voor de bijstand is dit anders: voor bedragen boven de 95 euro per maand en 764 euro per jaar wordt in de regel vereist dat het vrijwilligerswerk re-integratie bevordert; de instelling moet opgave doen van de in dit kader relevante gegevens.

Ten slotte heeft het kabinet per 1 januari 2012 gepoogd om vrijwilligerswerk nog wat aantrekkelijk te maken. Samengevat komt het erop neer dat vrijwilligers die afzien van hun vergoeding giftenaftrek kunnen claimen. In het verleden is hier al veel over te doen geweest, maar nu is ereen heldere regeling gecreëerd. Weliswaar moet er aan allerlei voorwaarden worden voldaan, maar toch is het voor goede doelen, kerken en andere instellingen aan te raden om dit eens goed te bekijken in het kader van het vrijwilligersbeleid.

De auteur is werkzaam bij HVK Belastingadvies.