De Nederlandse archiefwereld is volop in beweging. Oude brieven en documenten worden massaal gedigitaliseerd. Via websites kunnen mensen tegenwoordig in een mum van tijd een stuk op het scherm toveren. Het brede publiek is de laatste jaren nadrukkelijker in beeld gekomen, mede door de enorme aandacht voor familiegeschiedenis en genealogisch onderzoek. Digitale programma’s helpen je bij het opsporen van voorouders.

Intussen worden op veel plekken de openingstijden van de studiezalen beperkt. Om tien uur opengaan is tegenwoordig heel normaal: er staan immers al veel documenten op internet? Onderzoekers klagen over afnemende service en een langere aanvraagtijd van stukken.

Op landelijk niveau is er de fusie van de Koninklijke Bibliotheek met het Nationaal Archief, per 1 juli 2013. Een markant moment in de Nederlandse geschiedenis: twee eeuwen lang hebben beide instellingen naast elkaar bestaan. Wat betekent dat voor ons nationale geheugen?

Doelgroep

Deze ontwikkelingen roepen een paar vragen op. Allereerst de vraag voor wie een archief precies is bedoeld. Is het een bewaarplaats waar de vakhistoricus en de journalist onderzoek doen? Of is het meer een soort cultureel centrum voor een breed publiek, waar leerlingen worden rondgeleid en presentaties worden ingericht?

„Het is én én”, stelt dr. P.J. Horsman, die onlangs afscheid nam als universitair docent archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. „Die twee hoeven elkaar niet uit te sluiten. Wel zeg ik dat de aandacht voor het bredere publiek niet ten koste mag gaan van het serieuze onderzoek. En dat zie je soms wel gebeuren. Het blijkt uit het feit dat er in studiezalen minder deskundig personeel aanwezig is. Je ziet archieven die zich toeleggen op het publiceren van mooie platen en minder op het ontsluiten van de bronnen.”

Prof. Lex Heerma van Voss, voorzitter van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap (KNHG), vindt het archief in de eerste plaats een bewaarplaats waar onderzoekers, journalisten en mensen die meer willen weten over hun woonplaats, onderzoek doen. „Het maken van presentaties is een afgeleide functie. Je bent niet in de eerste plaats een museum. Van belang vind ik dat het archief een onderdeel is van een vrije samenleving, het geheugen van de democratie. De bronnen zijn voor iedereen toegankelijk. Op allerlei plaatsen in deze wereld slaan mensen elkaar de hersens in op basis van foute beelden van het verleden.”

Ook dr. Arjan Nobel, docent aan de Universiteit van Amsterdam (UvA), beschouwt het bewaren en ontsluiten van archiefmateriaal als de primaire taak van een archief. „Een archief moet zich richten op onderzoekers in de meest brede zin van het woord: de vakhistoricus, de genealoog, iemand die zijn huis wil verbouwen en een oude bouwtekening wil inzien. Af en toe een rondleiding of een kleine tentoonstelling is prima, maar dat is geen hoofdtaak.”

Nobel ziet dat archieven de laatste jaren doorslaan. „Veel archieven denken zich te moeten profileren als culturele instelling. Een goed voorbeeld is de expositie ”De verdieping van Nederland”, opgezet door de KB en het Nationaal Archief. Gezien de flashy uitstraling heeft dat een vermogen gekost. Maar bezoekers? Je ziet er maar zelden iemand rondlopen.” Nobel stelt voor om archieven meer te laten samenwerken met musea. „Dan sla je twee vliegen in één klap. Je hebt het publiek: mensen komen naar een museum om iets te zien. En je kunt het archiefmateriaal, meestal papier, in context tonen. De briefjes die na de moord op Johan de Witt in zijn zak werden gevonden, gaan voor het grote publiek pas spreken als je andere stukken kunt laten zien: een schilderij van de gebroeders, of de tong en de vinger die na de moord van hun lichamen werden gesneden.”

Digitalisering

Een tweede vraag betreft de digitalisering van archieven – op dit moment in volle gang. Zijn deze vaak dure projecten altijd wel nodig? Horsman uit zich kritisch. „Ik heb eens in het openbaar gezegd dat de archiefwereld bezig is een bom onder zichzelf te leggen. Het digitaliseren van bestanden vergt onderhoud, en ik vraag me af of men daar wel op voorbereid is. Bovendien, de baten moeten tegen de kosten worden opgewogen. Wat je nu ziet is dat archieven zo compleet mogelijk worden gedigitaliseerd. Soms krijg je de indruk dat men in een soort wedloop is verwikkeld wie het meest op zijn website kan zetten. Ik geloof niet zo in integrale digitalisering. Ik geloof veel meer in ”scanning on demand”. Zodra een onderzoeker bepaalde stukken nodig heeft, digitaliseer je ze en stel je ze beschikbaar.”

Horsman vindt een „bijkomend nadeel” van digitaliseren dat je als archief vervreemd raakt van je eigenlijke doelgroep, de onderzoekers, omdat je alles op je website hebt staan. „Online biedt voordelen, maar houd contact met je onderzoekers.”

Positiever is Heerma van Voss, die het „ontzettend goed” noemt dat er wordt gedigitaliseerd. „Het is goed voor het kwetsbare materiaal, dat daardoor niet meer geraadpleegd hoeft te worden. Veel meer vragen dan vroeger kunnen worden beantwoord, nog los van de efficiency dat je niet naar zes archieven hoeft maar gewoon op internet kunt kijken.” De KNHG-voorzitter vindt digitaliseren op aanvraag daarentegen „niet zo’n goed idee.” „Stel dat er uit een dossier één brief wordt aangevraagd. Dan moet je gaan bijhouden dat díé brief is gedigitaliseerd. Daarmee creëer je een beheers- en dus een kostenprobleem. Ik denk dat je beter in blokken kunt digitaliseren.”

Ook Nobel vindt de digitalisering een „enorme vooruitgang.” „Er zijn dingen mogelijk die dertig jaar geleden niet konden. Voor een brief van Willem van Oranje hoef je niet naar een archief in Duitsland of Frankrijk. Op elk gewenst moment kun je die lezen. In Tempo, een databank waarin alle Nederlandse pamfletten in pdf-formaat zijn opgenomen, kun je op trefwoord zoeken en zo bijvoorbeeld stukken vinden over een oproer in een bepaalde stad in een bepaald jaar.”

Tegelijk vindt Nobel, evenals Horsman, de digitalisering doorslaan. „De projecten kosten enorm veel tijd en geld, wat ten koste gaat van de huidige dienstverlening. Sommige archieven –zoals Breda en Tilburg– zijn nog maar twee of drie dagen in de week open. In de Koninklijke Bibliotheek had je vroeger met een uur je boeken op tafel. Tegenwoordig zijn er nog maar drie momenten per dag waarop de stukken uit de magazijnen worden gehaald. Dat het wel op een goede manier kan, bewijst het Amsterdamse stadsarchief. Daar gaat digitalisering niet ten koste van de service: je kunt er op aanvraag en tegen betaling stukken laten digitaliseren. De gebruiker bepaalt dus wat als eerste wordt gedigitaliseerd. Wil je daar niet op wachten dan kun je, behalve maandag, op werkdagen terecht om de originelen in te zien.”

Fred van Kan, directeur van het Gelders Archief in Arnhem, herkent de klachten van onderzoekers over kortere openingstijden. „De zalen worden inderdaad minder vaak opengesteld dan vroeger, om zo geld vrij te maken voor de digitalisering. Ik kan me voorstellen dat als dat proces achter de rug is, we opnieuw kijken naar manieren om wetenschappers te ontvangen, misschien wel op heel andere tijden, zodat er juist meer mogelijkheden komen om stukken te raadplegen. Zie het als een soort overgangsfase: in Nederland moeten we nu de handen ineenslaan om een goed digitaal depot neer te zetten.”

Van Kan geeft aan dat bij de digitale projecten van het Gelders Archief de publieksvraag leidend is. „We digitaliseren en masse genealogische bronnen, omdat daar een groot publiek voor is. Ons streven is dat iemand uit New York onze bronnen kan raadplegen. Maar het is een miljoenenkwestie om dat in één keer te doen, het heeft tijd nodig.” De directeur voorziet over tien, vijftien jaar een virtuele studiezaal, waar mensen via internet naar toe kunnen. „Nu al zien we dat de publieksvraag grotendeels via internet verloopt.”

Fusie

Een derde vraag gaat over de voorgenomen fusie van de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief. Is dat wel een goed idee? Horsman heeft de indruk dat het plan vooral is ingegeven door bezuinigingen, niet zozeer door een positieve instelling. „De KB en het Nationaal Archief werken al samen op het gebied van conservering en restauratie. Dat is goed, maar een fusie voegt daar niets aan toe. In Canada is de nationale bibliotheek ook met het nationale archief gefuseerd. Van mensen horen krijgen we negatieve ervaringen. Er is specifieke deskundigheid verloren gegaan.”

Kritisch is ook Nobel, die de instellingen te zeer vindt verschillen. „De taak van een archiefmedewerker is heel anders dan die van een bibliotheekmedewerker. Verder heb je op dit moment in het Nationaal Archief heel snel je stukken op tafel, meestal binnen een halfuur. Als de service van de Koninklijke Bibliotheek, drie ophaalmomenten per dag, maatgevend wordt voor de nieuwe instelling, ziet het er somber uit.”

Heerma van Voss ziet daarentegen wel de „logica van de gedachte.” „Als gebruiker zie ik mooie kansen. De bestaande inventarissen en catalogi zijn in de eerste plaats beheersinstrumenten. Ze zijn erop gericht vast te stellen of een boek of archiefstuk aanwezig is. Maar ze vertellen de gebruiker niet welke informatie er te vinden is. Veel gebruikers willen juist dat weten. Hier valt een slag te maken, met de huidige digitale techniek. Ik zou het heel mooi vinden dat als een gebruiker een brief raadpleegt, hij commentaar over de inhoud ervan aan de inventaris kan toevoegen. Daar zijn volgende gebruikers mee gediend.”

Ook Van Kan vindt de aangekondigde fusie een belangrijke stap voor een goed digitaal depot in Nederland. „Daar hebben we allemaal belang bij. Wel heb ik een grote zorg. De Koninklijke Bibliotheek is een veel grotere instelling dan het Nationaal Archief. Het mag niet zo zijn dat de grote instelling de kleine gaat opslokken. De expertise en de toegankelijkheid van het Nationaal Archief moeten gewaarborgd blijven.”