Het International Office, dat elke universiteit heeft, houdt bij hoeveel studenten er met een beurs voor een periode naar het buitenland vertrekken. Maar niet zelden organiseren faculteiten zelf kortere studiereizen of stages en dat is lang niet altijd bekend bij een centraal punt, zegt Marian Janssen, hoofd van het buitenlandbureau van de Radboud Universiteit in Nijmegen. „Als er dan iets gebeurt, weten we niet of en zo ja, wat we moeten regelen om onze studenten terug te halen.” De Radboud Universiteit gaat faculteiten verplichten een registratie bij te houden.

Ook voor de Universiteit Leiden is Egypte „een leermoment” geweest, zegt een woordvoerster. „We waren al bezig met het verbeteren van een centrale registratie, maar het blijkt altijd nog beter te kunnen.” Zo kopen studenten vaak een ander mobieltje in het buitenland vanwege de kosten. Maar ze vergeten om de universiteit hun nieuwe mobiele nummer door te geven, zodat ze in geval van een calamiteit niet bereikbaar zijn. Ook opleidingen elders in het land kijken hun registratie weer eens kritisch door.

Zowel Leiden als Nijmegen wil ook de registratie van buitenlandse studenten aan hun eigen universiteit zo goed mogelijk maken, zeggen de woordvoerders. „Als er iets in hun land gebeurt, bijvoorbeeld een natuurramp, moeten we snel weten waar we ze kunnen vinden en of we iets voor hen kunnen doen.” En zowel opleidingen als faculteiten moeten beter bijhouden waar hun medewerkers zijn. „Soms gaat een archeoloog op veldstudie en dan blijkt niemand te weten waar die onderzoeker precies is.”