„Neem uw belofte met betrekking tot het ambtsgeheim serieus en denk na waar het thuis mis kan gaan. Neem zelf proactief maatregelen en bespreek deze eventueel in de kerkenraad.

• Bespreek in de kerkenraad de wijze van het wel of juist niet digitaal communiceren van vertrouwelijke stukken en leg het beleid vast in een protocol. Bespreek dit protocol zorgvuldig met toetredende ambtsdragers.

• Gebruik de functionaliteit ”Gebruikersaccounts” van Windows om toegang van gezinsleden tot vertrouwelijke e-mail en documenten te voorkomen. Deze functie is meestal te vinden onder de menukeuze Start – Configuratiescherm.

• Geef vertrouwelijke documenten een wachtwoord mee en communiceer het wachtwoord separaat, bij voorkeur alleen mondeling. Eventueel kan elke keer hetzelfde wachtwoord gebruikt worden. Vergeet niet dit periodiek te wijzigen.

• Bij gebruik van algemene e-mailadressen die behoren bij de gemeente worden de ambtsdragers geïnstrueerd hoe dit in het e-mailprogramma te regelen. Doel hiervan is dat alle inkomende en uitgaande e-mails apart bewaart worden in het e-mailprogramma. Zorg ervoor dat het beheer van de website gescheiden is van het beheer van de e-mailadressen. (…)

• Broeders die van de kerkenraad afscheid nemen verwijderen al hun vertrouwelijke mails en documenten (tweemaal). Vergeet niet ook de bestanden op de back-ups te verwijderen.” (…)

Ultieme vorm van bescherming van digitale informatie is het afschaffen van het gebruik van e-mail. Tegenwoordig zijn er diverse digitale internetplatforms (bijvoorbeeld Google Docs) waarop gebruikersgroepen informatie met elkaar delen.

Het is dan niet nodig om al les in de eigen mailbox te ontvangen. De gebruiker –lees: ambtsdrager– logt in met behulp van zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord en print bijvoorbeeld de kerkenraadsstukken recht streeks vanaf het platform.

Het gebruik van een dergelijk platform heeft nog meer voordelen: er wordt automatisch een goed digitaal archief opgebouwd en bij vertrek van een ambtsdrager is het een kwestie van het digitaal verwijderen van een gebruiker en toevoegen van een nieuwe.”