Dat zei G. J. Kramer, voorzitter van de Dienstenorganisatie van de PKN, dinsdag in een toelichting op een voorstel om de verdere ontwikkeling van het landelijke ledenregistratiesysteem te beëindigen. De kleine synode, een college van ruim dertig afgevaardigden uit de generale synode, bespreekt het voorstel op 27 juni en moet nog haar goedkeuring geven.Het bestuur van de Dienstenorganisatie denkt dat Numeri niet zal leiden tot een systeem van ledenregistratie waarmee de gemeenten gemakkelijk kunnen omgaan. In een rapportage stelt het voor te zoeken naar een nieuw systeem dat goedkoper is in onderhoud en veel sterker dan Numeri rekening houdt met het systeem dat kerken en gemeenten al gebruiken. Het landelijke systeem moet geschikt zijn voor de registratie van gegevens en individuele bijdragen van ongeveer 2,1 miljoen leden van de Protestantse Kerk.

De kerkorde van de PKN bepaalt dat er een landelijk registratiesysteem moet komen. Wie het nieuwe systeem zal leveren, is echter nog niet bekend. De extra kosten van zo’n nieuw systeem worden op 4 miljoen euro geschat, zodat de totale kosten van de invoering van de ledenadministratie ruim 9 miljoen euro bedragen.

Het nieuwe systeem -dat nog geen naam heeft- moet over twee jaar werken. Dat is volgens Kramer hard nodig, want het huidige systeem om het ledenbestand bij te houden, is sterk verouderd en „kan niet lang meer in de lucht blijven.”

Hij verwacht niet dat de ontwikkeling van dit systeem vertraging zal oplopen, zoals dat bij Numeri het geval was. „We hebben inmiddels al heel wat ervaring opgedaan. Het is dan ook niet nodig allerlei dramatische scenario’s uit te werken.”

Moeizaam
Toen de kleine synode in 2005 besloot tot de ontwikkeling en invoering van een nieuw systeem van ledenregistratie werden de kosten op 1,8 miljoen euro begroot. Het project verliep van meet af aan moeizaam. Volgens algemeen directeur H. Feenstra is het Numeriproject mislukt omdat de eisen te hoog waren. Het systeem moest ook bruikbaar zijn voor de registratie van de boekhouding van de gemeenten. „In de aanloop naar het project is niet helder gecommuniceerd over wat de gemeenten precies mochten verwachten van het nieuwe systeem.”

Het voorstel tot „nieuwbouw” van het ledenregistratiesysteem houdt onder meer in dat er een directe koppeling komt met een lokaal pakket dat veel gemeenten gebruiken, Scipio van de firma Hagru. Het bestuur van de Dienstenorganisatie maakte gisteren bekend dat het -onder voorbehoud van goedkeuring door de synode- een overeenkomst heeft gesloten tot overname van Hagru.

Als de synode instemt met het advies om met Numeri te stoppen, betekent dit een strop van ruim 3 miljoen euro. Van de 5,2 miljoen euro die inmiddels in de landelijke ledenregistratie is gestopt, kan 2 miljoen gelden als een blijvende investering. De overige 3,2 miljoen moet worden afgeschreven als verlies.

Kramer zegde toe het miljoenenverlies aan de kerken te zullen uitleggen. „Duidelijk is dat er fouten zijn gemaakt. De gemeenten krijgen het ledenregistratiesysteem later dan gepland. Maar dan hebben ze wel een systeem dat minder onderhoud nodig heeft en dat makkelijker te gebruiken is.”

Betaalbaar
Volgens Feenstra kan niemand eromheen dat de geschetste afloop van het project Numeri zeer ongelukkig is. „We hadden dit de kerk en de dienstenorganisatie willen besparen als dat binnen onze mogelijkheden had gelegen. Echter, als je de stand van zaken heel rationeel en zakelijk bekijkt, is nu maar één scenario het beste voor de kerk, en dat is stoppen met Numeri. Het heeft echter geen zin om bij de pakken neer te gaan zitten. We gaan er alles aan doen om snel met een nieuwe oplossing te komen, die ook op de langere termijn betaalbaar is.”

Toch is het volgens Kramer allemaal „minder dramatisch” dan het lijkt. De vermogenpositie van de kerk loopt door de afschrijving geen gevaar. De PKN heeft nu een risicoreserve van 11 miljoen euro.

---

De Protestantse Kerk in Nederland (PKN) ontwikkelt een nieuw, landelijk systeem voor de registratie van haar leden. De Dienstenorganisatie van de PKN maakte gisteren bekend dat de kerk de ontwikkeling van het systeem, dat de naam Numeri (getallen) kreeg, per direct stillegt. Als de synode van de PKN dit advies overneemt, zou dit het einde zijn van een automatiseringstraject dat niet anders was dan een aaneenschakeling van tegenslagen en kostenoverschrijdingen.

NIEUW SYSTEEM: De kerkorde van de PKN stelt andere eisen aan de registratie van de leden dan de kerkorden van de Nederlandse Hervormde Kerk, de Gereformeerde Kerken in Nederland en de Evangelisch-Lutherse Kerk. In het nieuwe ledenadministratiesysteem, dat nodig is vanwege de kerkvereniging in 2004, moet de plaatselijke gemeente centraal staan. De PKN kent vier soorten gemeenten: protestantse gemeenten, hervormde gemeenten, gereformeerde kerken en lutherse gemeenten. Alle gegevens moeten landelijk geregistreerd worden.(is0(

BESLUIT: De kleine synode van de Protestantse Kerk besloot in 2005 tot de invoering van een nieuw systeem voor landelijke ledenregistratie.

OPZET: Er was gekozen voor een centraal systeem dat door de gebruikers via internet te benaderen is. Dat wil zeggen dat de plaatselijke gemeenten hun eigen bestanden zouden beheren. De informatie werd echter niet meer op de eigen computer opgeslagen, maar op een centrale computer.

FINANCIE¨LE MODULE: Eind vorig jaar besloot de projectleiding van Numeri af te zien van het inrichten van een uitgebreide financiële administratie in het systeem. Het was eerst de bedoeling dat plaatselijke gemeenten niet alleen hun ledenadministratie via Numeri konden regelen, maar ook hun financiële boekhouding. Dat uitgangspunt werd losgelaten omdat de module te kostbaar en te complex zou worden.

KOSTEN: De kosten voor de ontwikkeling van het systeem werden de achterliggende tijd steeds naar boven bijgesteld. Werd eerst uitgegaan van een bedrag van ongeveer 2 miljoen euro, inmiddels zijn de kosten opgelopen tot zo’n 5,5 miljoen euro. Voor de gemeenten zou het systeem gratis worden.

VOORTGANGSRAPPORTAGE: In de gisteren gepresenteerde voortgangsrapportage adviseert de Dienstenorganisatie van de PKN de synode -het hoogste bestuursorgaan- te stoppen met de ontwikkeling van Numeri en een nieuw systeem te ontwikkelen om de landelijke ledenregistratie goed te laten verlopen. Het voorstel van nieuwbouw houdt onder meer in dat er een directe koppeling komt met een lokaal pakket -Scipio van de firma Hagru- dat veel gemeenten nu gebruiken. Het bestuur van de Dienstenorganisatie maakte gisteren bekend dat zij een overeenkomst heeft gesloten tot overname van Hagru, dit met het voorbehoud van goedkeuring van synode.

NIEUWBOUW: Nieuwbouw van het ledenregistratiesysteem kost, volgens onderzoeken, ongeveer net zo veel als het afbouwen van Numeri. Volgens het rapport is het voordeel van nieuwbouw bovendien dat op de langere termijn de beheerskosten van de software veel lager liggen dan die van Numeri. Het programma Numeri is inmiddels zo complex geworden dat elke update van de onderliggende software veel extra geld kost. Overigens waren juist die lage beheerskosten van Numeri de laatste jaren juist steeds een argument om door te gaan met de ontwikkeling van het systeem, ondanks de tegenslagen.

KERKORDE: In het gisteren gepresenteerde rapport wordt duidelijk dat, juist vanwege het bestaan van de vier soorten gemeenten in de PKN, er absoluut een landelijke ledenregistratie systeem (LLR) moet komen. Afzien van een landelijke registratie van de leden is volgens het rapport geen optie, evenmin als het aanpassen van de kerkorde.

ONDERZOEK: In november 2006 kreeg de kleine synode een onderzoeksrapport gepresenteerd over alles wat er sinds de start was misgegaan met het ontwikkelen van een nieuwe ledenregistratiesysteem voor de kerk. Volgens dat rapport kenmerkte de ontwikkeling van het nieuwe systeem voor de ledenregistratie zich door „opvallende bestuurlijke onvolkomenheden, gebrek aan visie, vaardigheden en competenties, onvermogen om kerkelijke structuren en vastgeroeste gewoonten te doorbreken en gebrek aan leiderschap.” Stopzetten van het project was toen echter nog geen optie.

STROP: De kleine synode van de Protestantse Kerk, een college van ruim dertig afgevaardigden uit de generale synode, moet op vrijdag 27 juni een definitief besluit nemen over de toekomst van Numeri. Op de al eerder geplande extra vergadering van de generale synode in september zal ook dit college van de kerk spreken over het Numeridebacle. Als de kleine synode het advies van bestuur en directie van de Dienstenorganisatie overneemt en de stekker uit Numeri trekt, betekent dit een strop van 3,2 miljoen euro voor de Protestantse Kerk. Dat verlies moet, volgens het rapport, zo snel mogelijk in de boeken verwerkt worden en gedekt worden uit de zogenoemde risicoreserve van de kerk. Die bedraagt nu nog ruim 11 miljoen euro. Na afschrijving van de 3 miljoen euro heeft de PKN nog ruim 8 miljoen euro in kas. Dat is net iets boven de minimaal vastgestelde omvang van de reserve die de kerk moet hebben om in tijden van crises aan haar verplichtingen te kunnen voldoen. De 2 miljoen euro die niet als verlies wordt afgeschreven, wordt door de PKN gezien als „een blijvende investering.”