Zo’n 140 vrijwilligers en een tiental SMRA-medewerkers, de organisatie die al sinds jaren voor de meeste gemeenten in de PKN de ledenadministratie verzorgt, zijn al maanden bezig met de voorbereidingen van de megaklus, zoals Schippers het noemt. „Het is een grote operatie. Dat heeft voornamelijk met twee zaken te maken. In de eerste plaats stelt de kerkorde van de Protestantse Kerk bepaalde eisen aan de ledenregistratie. Dat komt weer door het feit dat in de PKN de plaatselijke gemeente heel belangrijk zijn. In de kerkorde is vastgelegd dat er in de Protestantse Kerk altijd vier soorten gemeenten zullen blijven bestaan: protestantse gemeenten, hervormde gemeenten, gereformeerde kerken en lutherse gemeenten. Leden worden dus wel geregistreerd als lid van de Protestantse Kerk, maar daarbij zal altijd vermeld moeten worden dat ze gedoopt zijn in een hervormde gemeente, daar belijdenis hebben gedaan en noem maar op. Dat maakt het er natuurlijk allemaal niet eenvoudiger op.”Volgens Schippers is in de tweede plaats de beveiliging van het systeem een ingewikkeld gebeuren. „We hebben het hier in totaal over zo’n 2700 gemeenten en wijkgemeenten die allemaal een aantal licenties krijgen om het landelijke systeem te gebruiken. Dat kan zijn voor de ledenadministratie, maar ook voor het registreren van bijvoorbeeld de inkomsten en uitgaven. Daarnaast is er de mogelijkheid dat de predikanten en ouderlingen toegang tot het systeem krijgen om aantekeningen te maken over de pastorale eenheden in hun wijk. Maar al die gegevens moeten wel strikt gescheiden blijven. Concreet: een ouderling mag alleen toegang hebben tot de gegevens van de mensen in zijn wijk. Dat moet dus beveiligd worden en dat vergt een ingenieus softwaresysteem.”

De SMRA heeft eerst nog gekeken of het mogelijk was om de software die nu door de diverse gemeenten gebruikt wordt, aan te passen. „Maar het bleek al snel dat we beter iets nieuws konden bouwen. Bovendien zijn er nu bij de SMRA werkzaamheden die met de huidige mogelijkheden van automatisering niet meer nodig zijn. Inmiddels hebben vrijwel alle ledenadministrateurs een computer. Wij zien dat omdat de meeste ledenmutaties geprint worden aangeleverd. Maar die moeten hier dan wel weer overgetypt worden in het systeem. Dat is niet efficiënt. In het nieuwe systeem komen alle gegevens in een landelijke database waarin degenen die toegang hebben vanuit huis via internet kunnen werken. Dat heeft als voordeel dat de gegevens niet meer verspreid over het land op allerlei computers staan, maar op een centrale server. Ook zijn de gegevens altijd actueel. Dat is natuurlijk een grote vooruitgang.”

Voor de SMRA -de organisatie waarvan de volledige naam luidt Stichting Mechanisatie Registratie en Administratie- heeft de overgang naar een ander systeem grote gevolgen. Van de 56 formatieplaatsen die er waren, blijven er slechts 20 over. „Een grote klap voor de mensen hier, die hard is aangekomen”, zegt Schippers. „Maar toch wil ik graag opmerken dat de mensen zich desondanks met een groot besef van verantwoordelijkheid zijn blijven inzetten. Dat kan ook heel anders.”

Met het via softwareontwikkelaar Oracle betrokken systeem, is de Protestantse Kerk in een klap de grootste gebruiker van dit bedrijf in Nederland. „We krijgen in ieder geval zo’n 15.000 gebruikers en omdat gemeenten licenties kunnen bijkopen, kunnen dat er wel 30.000 worden. Natuurlijk zijn wij eigenlijk niet te vergelijken met een groot bedrijf, omdat de gebruiksintensiteit van het systeem bij ons lager is dan bij een bedrijf.”

Schippers, sinds december 2003 directeur van de SMRA, ziet de invoering van het nieuwe ledensysteem als een uitdaging. „Deze week starten we met 34 bijeenkomsten die de komenden maanden in het hele land gehouden worden om kerkenraadsleden en kerkrentmeesters voor te lichten. Dat is leuk om te doen omdat je dan contact hebt met de mensen die verantwoordelijk zijn voor de ledenregistratie en financiële administratie en met het systeem moeten gaan werken.”

Met de invoering van het nieuwe systeem is een investering van 1,8 miljoen euro gemoeid. „We werken er hard aan dat we de invoering binnen de beschikbare budgetruimte kunnen realiseren”, aldus Schippers.