Vijfheerenlanden maakt gehakt van ambtelijke brieven

Taalambassadeur Dick Voogd en schrijfcoach Annemarie van den Brink worstelen zich samen door een aantal ambtelijke brieven. beeld André Bijl

Brieven van de overheid staan vol moeilijke woorden en ambtelijke formuleringen en zijn daarom vaak lastig te begrijpen voor ‘gewone’ inwoners. Om de schriftelijke communicatie te verbeteren, heeft gemeente Vijfheerenlanden een Versimpelteam in het leven geroepen.

Vorige week gingen tijdens een bijeenkomst op het gemeentehuis in Meerkerk de eerste brieven door de zogenoemde Brievenwasserette.

Taalambassadeurs –die uit eigen ervaring weten hoe lastig het is als mensen de taal niet goed beheersen– taalvrijwilligers, schrijfcoaches en ambtenaren bogen zich in groepjes over een stapeltje ambtelijke brieven.

Een aanslagbiljet voor de gemeentelijke belastingen zorgt voor hoofdbrekens. „Wat houdt waardepeildatum WOZ nu precies in?”, vragen de taalambassadeurs Dick Voogd en Shazia Asgari zich af. „Ook kwijtschelden roept bij veel mensen vragen op en woorden als beschikking, subjectnummer, grondslag en automatische incasso zijn lastig”, vinden beide taalambassadeurs. Schrijfcoach Annemarie van den Brink is benieuwd of de bedoeling van de brief duidelijk is. Shazia Asgari is helder: „Eigenlijk begrijp ik niet waar het over gaat.”

Ambtenaar Jacqueline van der Meer vertelt dat de brief is bedoeld om de jaarlijkse aanslag voor gemeentelijke heffingen te innen. „We willen de lezers duidelijk maken wat er betaald moet worden.” Dat zorgt er meteen voor dat bepaalde termen onvermijdelijk zijn. „De mensen moeten betalen, daarom gebruiken we een woord als beschikking. Het is een officieel stuk. We kunnen niet schrijven: „We zouden het prettig vinden als u dit bedrag aan ons over zou willen maken.”

Volgens schrijfcoach Van den Brink ontstaat de onduidelijkheid ook vaak omdat ambtenaren kenners van hun vakgebied zijn en daarom jargon gebruiken. „Ik kreeg onlangs een brief van de gemeente met als onderwerp spoedeisende bestuursmaatregel. Ik schrok enorm, maar het bleek om een boete te gaan voor iets wat ik verkeerd zou hebben gedaan. Zo’n aanhef zorgt bij de lezer meteen voor een bepaalde reactie, dat kan best wat vriendelijker”, vindt de taalcoach.

Weerbarstig

Burgemeester Sjors Fröhlich erkent het spanningsveld. „Ambtelijke stukken zijn vaak verhullend, het is belangrijk dat we een vertaalslag maken. We willen ervoor zorgen dat alles wat door de gemeente wordt geschreven –brieven, folders, de website, sociale media– voor iedereen begrijpelijk en toegankelijk is. Tegelijkertijd is de werkelijkheid weerbarstig. Het moet juridisch wel kloppen. We kunnen niet iemand z’n huis uitzetten met vage formuleringen als hij een hennepkwekerij bezit”, zegt Fröhlich.

Hij benadrukt hoe belangrijk het is dat de overheid helder communiceert. „Als we paspoort bedoelen, moeten we dat ook opschrijven en niet het woord reisdocument gebruiken”, aldus de oud-radioman die er trots op is dat Vijfheerenlanden op dit gebied geldt als trendsetter. Op initiatief van ChristenUnie-voorman Dico Baars werd de komst van een Versimpelteam zelfs in het coalitieakkoord opgenomen.

Taalambassadeur Voogd vertelt dat de gemeente hier in ieder geval laaggeletterden een groot plezier mee doet. „Die moeten alles vragen aan de balie of iemand meenemen. Dat is niet leuk.”

In de groepjes wordt intussen hard geschaafd aan de brieven. De bedoeling van het schrijven wordt aan het begin van de brief kort uitgelegd, datzelfde geldt voor sommige moeilijke woorden. Kopjes en verschillende lettertypes moeten de brief begrijpelijker maken, terwijl een icoontje met een telefoon meteen duidelijk maakt waar lezers nadere informatie kunnen krijgen. Burgemeester Fröhlich: „We maken gehakt van die brieven.” Het is de bedoeling dat de tips en verbeteringen in de toekomst in alle gemeentelijke brieven terug te vinden zijn.