Kantoor als clubhuis geeft vooral gepuzzel

Wie het splinternieuwe kantoorpand van softwarebouwer AFAS in Leusden betreedt, staat een ware belevenis te wachten. Het complex bevat een ”entree café”, relaxruimtes, een sportzaal, buitensportgelegenheden, een massagezaal en een restaurant. Twee vleugels bieden plek aan bureaus, vergaderruimtes en opleidingslokalen. Als klap op de vuurpijl wandel je zo naar het AFAS-theater, dat bestemd is voor zakelijke evenementen. „Het draait allemaal om ITinnovatie, entertainment, educatie en werkplezier”, aldus de directie. „Hier heb je de extra’s van collega’s, van verbroedering, van geïnspireerd worden en inspiratie geven”, zegt mededirecteur Bas van der Veldt in een opname van de NOS. „Werken doen medewerkers thuis.” Het ”AFAS Experiencecenter” is ontworpen voordat de wereld kennismaakte met het besmettelijke coronavirus en maanden achtereen moest thuiswerken. Dat je thuis de klussen doet waarvoor concentratie vereist is en naar kantoor komt voor de ontmoeting, is een gedachte die in het afgelopen coronajaar in het bedrijfsleven sterk is opgekomen. Tot die tijd was een werkdag thuis doorbrengen voor het overgrote deel van de werkenden meer uitzondering dan regel. Na ruim een jaar thuiswerken –om de verspreiding van het virus te beperken– vindt menigeen werken vanuit huis zo gek nog niet. Ze noemen als voordelen: minder reistijd, meer concentratie dan op het drukke kantoor en meer balans tussen werk en privé – afhankelijk van de omstandigheden thuis. In diverse onderzoeken geven veel werkenden aan in de toekomst twee tot drie dagen per week thuis te willen werken (uitgaande van een fulltime werkweek) en de rest van de dagen op kantoor. Want collega’s in levenden lijve zien en spreken voor overleg of even dat praatje over het weekend, missen ze het meest. Die ontwikkelingen brachten een kantoorinrichter als Rever het afgelopen jaar tot een nieuwe visie op het kantoor: dat gaat functioneren als een clubhuis. Het bijwerken van de administratie doe je gewoon thuis, vindt Rever. „In het clubhuis brainstorm je met elkaar, vertel je met trots over zakelijke prestaties en vier je gezamenlijk de successen. Het is een plek die je trots maakt, omdat jíj erbij hoort” zo schrijft het bedrijf op zijn website. Die is voorzien van voorbeelden van werkruimtes die veel weg hebben van buurthuizen, bibliotheken en bars. „Geen stress om de trein te halen of elke dag weer in de file aan te sluiten. Niet vanuit gewoonte naar kantoor gaan, maar een bewuste keuze maken en met plezier naar het clubhuis gaan.” Vastgoedadviseur Colliers denkt hetzelfde over de toekomst van het kantoor: „Een mix van werkplekken, vormgeving, voorzieningen en evenementen. Het is een omgeving waar je de bedrijfscultuur ervaart, de teamrelaties versterkt en waar je ook nog gewoon heel goed en fijn kunt werken.” ## Klassiek Tegelijk kan het klassieke, functionele kantoor de plaats zijn waar medewerkers graag naartoe komen, meent Nils Bonder, directeur concernhuisvesting bij bouwbedrijf BAM. De term ”clubhuis” kan volgens hem dus ruim worden gedefinieerd: als een plek waar medewerkers ervaren bij een groep te horen en waar ze hun collega’s treffen. Een clubhuis kan dus voor elk bedrijf verschillend zijn. De eerste werkgevers hebben al kantoorruimte afgestoten of overwegen dat sterk, hoewel onderzoekscijfers waaruit een duidelijk verband met corona blijkt, nog ontbreken. Meer thuiswerken betekent dat er minder kantoorruimte nodig is, zo concluderen zij. Dat verbaast Bonder, verantwoordelijk voor de huisvesting van de medewerkers van BAM in Nederland, van wie er zo’n 4000 –verspreid over dertig locaties– een kantoorfunctie hebben. Evenals het hem verbaast dat de ene na de andere organisatie al aan de gang is met een nieuwe inrichting naar clubhuisstijl, met veel aandacht voor informeel ontmoeten. Weliswaar heeft de periode van thuiswerken door corona bewezen dat werk gedaan krijgen ook prima lukt vanuit huis. „Vanwege de voordelen is thuiswerken een verrijking van het totaalpakket aan arbeidsvoorwaarden voor de kantoormedewerker.” Echter, het automatisme in de gedachte ”Dan wordt thuis dús de plek voor geconcentreerd werk en komen we naar kantoor om anderen te ontmoeten” gaat hem te ver. „Naar mijn idee is geconcentreerd werken op kantoor heel fijn als je weet dat er een ervaren collega naast je zit.” De toekomst van het kantoor als clubhuis wordt nu te veel vanuit interieurdesign en vanuit kostenbesparing benaderd, signaleert Bonder. „Terwijl we helemaal nog niet weten wat er gaat gebeuren als we weer naar kantoor mogen.” De positieve ervaringen met thuiswerken hebben volgens hem te maken met de omstandigheid dat collega’s ook vanuit huis werken. Dat zal veranderen als werken op kantoor straks mogelijk is en nieuwe ”kantoormores”, sociale structuren, zullen ontstaan. „Denk aan: de baas is op kantoor, dan zal ik ook maar gaan. Of: Ik had liever mijn thuiswerkdag op donderdag, maar mijn team wil dan juist op kantoor zijn voor gezamenlijk overleg. Wat het nieuwe evenwicht zal worden, valt lastig te voorspellen.” In eerste instantie zal een situatie ontstaan die niet het werkelijke beeld geeft van hoe werken vorm krijgt in het postcoronatijdperk, verwacht hij. „Er zullen ook werkenden zijn die gewoon weer vijf dagen naar kantoor willen. Het lijkt mij dat zij dan ontdekken dat ze dan ook weer vijf dagen per week in de file staan. Ze zullen alternatieven willen gaan uitproberen.” Doe voorlopig even helemaal niets, luidt daarom Bonders advies aan organisaties. „Onderzoek de situatie langere tijd en vraag medewerkers naar hun wensen. Dan weet je of je kantoorplekken over hebt of juist weer andere faciliteiten tekortkomt. Voordat je dat weet, zal het al gauw juni 2022 zijn.” Meer thuiswerken betekent namelijk niet per definitie dat een bedrijf minder kantoorruimte nodig heeft. „Zolang de basisscholen in Nederland op woensdagmiddag eerder uit zijn dan op andere dagen, is de kans groot dat medewerkers met jonge kinderen op woensdagmiddag thuis willen zijn. En zolang de hockeyclub op vrijdagmiddag traint, zullen mensen liever die middag vrij willen zijn dan op maandag.” De logistieke puzzel van wie wanneer naar kantoor kan of moet komen –en wel of niet een bureau nodig heeft– wordt dus ingewikkelder, stelt Bonder. „De verschillen tussen drukte en rust op kantoor zullen alleen maar groter worden. Bij meer thuiswerken zal ook inefficiënt gebruik van het kantoor optreden.” Is het erg het dat een kantoorgebouw op doordeweekse dagen onderbezet is? „Nee”, vindt Bonder. „Als je de postcoronatijd gebruikt om kosten te besparen door kantoorruimte af te stoten, ga je als werkgever voorbij aan wat je zou moeten doen: zorgen dat de medewerkers een fijne en productieve dag kunnen hebben.” Accepteer die dalen in de bezetting, zegt hij. „Die moet je afzetten tegenover het werkgeluk en de tevredenheid en daarmee de bijdrage van je medewerkers aan je bedrijfsdoelstellingen. Snij dus niet meteen rigoureus in het aantal vierkante meters kantoorruimte.” Als het gaat om de inrichting van het kantoor is Bonder beducht voor het effect dat bij de kantoortuin (een grote, open werkruimte, GBdV) optrad. „Keuzes zijn vaak heel designmatig aangepakt: zó moet een kantoortuin eruit zien. Zonder de wensen van medewerkers te verwerken in het ontwerp zijn kantoren verbouwd.” ## Tafeltennistafel Stem daarom het toekomstige clubhuis af op de club die je moet bedienen, zegt hij. „Denk niet: we zullen wel een tafeltennistafel nodig hebben, want iedereen doet het.” Samenwerking tussen personeelszaken, facilitaire zaken en ICT zal het beste resultaat geven. „Dan weet je of je, noem maar wat, geen of drie tafeltennistafels moet bestellen.” En vanuit de bril van de medewerker: wat mag die minimaal verwachten? „Als je werkgever thuiswerken stimuleert, mag je op middelen rekenen die dat mogelijk maken. Of dat nu een vergoeding is of spullen.” Maar een medewerker moet ook beseffen dat faciliteiten „niet én én” kunnen zijn. „Stel dat je in de nieuwe situatie je lease-auto nog maar twee dagen per week gebruikt. Het zou niet onredelijk zijn als je werkgever je dan zou vragen om je auto uit te lenen aan een collega. En heb even geduld en ga eerst de veranderingen ervaren.”

Kantoor als clubhuis geeft vooral gepuzzel

Economie

RD.nl in uw mailbox?