In december 2003 eiste de inmiddels opgestapte topman W. van de Vijver van de divisie exploratie en productie dat een document vernietigd zou worden. Daarin werd gesteld dat de bewezen reserves moesten worden afgewaardeerd. Shell moest volgens Amerikaanse wetgeving iedereen direct informeren over de foute boekingen, stelt het memo.

„Dit is explosief, helemaal niet wat ik had verwacht en moet worden vernietigd”, reageerde Van de Vijver. Toch gebeurde dat niet, kopieën van het document werden bewaard. Alleen Van de Vijver verwijderde de e-mail met de memo van zijn computer.

Verder zijn er volgens de onderzoekers mogelijk „relevante” notities en documenten vernietigd in de laatste zes maanden van 2003. Het bestuur van de exploratie- en productiedivisie verhuiste toen binnen Den Haag. De nieuwe kantoren waren echter te klein om alle papieren documenten te bewaren. Het grootste deel van de informatie is echter ook elektronisch bewaard, stellen de onderzoekers.

Volgens de onderzoekers moest Shell mede door de nalatigheid van Van de Vijver begin dit jaar de bewezen olie- en gasreserves bijstellen. Hij trad begin maart af onder druk van de raad van commissarissen. Ook toenmalig Shell-topman Philip Watts moest toen het veld ruimen wegens zijn rol bij de afwaardering van de reserves.

Al in 2002 waren de bewezen olie- en gasreserves onderwerp van discussie binnen Shell. In februari stuurde Van de Vijver een memo naar het hoogste bestuursorgaan van het concern waarin hij schreef dat mogelijk 2,3 miljard vaten fout waren ingeboekt. De manier waarop het olieconcern ze had ingeboekt, kwam niet overeen met de regelgeving van de Amerikaanse beurswaakhond SEC.

Shell-topman Philip Watts antwoordde echter dat Van de Vijver alles op alles moest zetten in 2002 evenveel olie en gas te produceren als te ontdekken. Dit was volgens de onderzoekers niet gelukt als Shell grote reserves had afgeboekt.

Het bestuur van de exploratie- en productiedivisie koos er daarom voor om tijd te winnen en de markt niet in te lichten over de te veel geboekte reserves. Het management hoopte dat de problemen vanzelf zouden verdwijnen als er bijvoorbeeld nieuwe voorraden werden ontdekt. Deze strategie mislukte echter volledig.

Gedurende 2002 en 2003 kostte het Van de Vijer en Watts steeds meer moeite om de reputatie van Shell te beschermen. „We weten dat onze recentelijk externe mededelingen op het randje waren…Beloven dat toekomstige toevoegingen aan de reserves in 2003 zijn verwacht…terwijl we weten dat daarover echte onzekerheid bestaat”, liet de Nederlander in februari 2003 Watts weten.

In november vorig jaar schreef Van de Vijver aan de Britse topman: „Ik word doodmoe van het liegen over de omvang van onze problemen met de reserves en de afwaardering die moet gebeuren wegens veel te agressieve/optimistische boekingen.” Watts liet deze e-mail destijds aan niemand zien.

Eind 2003 begon Shell met project Rockford, dat uiteindelijk op 9 januari van dit jaar resulteerde in de afwaardering van de reserves. De directe aanleiding hiervoor is volgens de onderzoekers niet geheel duidelijk. Wel speelde mee dat Shell onafhankelijk juridisch advies had ingewonnen over de boekingen. Ook waren de resultaten van onderzoeken naar de voorraden in Nigeria en Oman zorgwekkend. Van de Vijver zag de bui al hangen: „We stevenen af op een ramp rondom onze reputatie”, schreef hij een collega.