Sinds 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor de jeugdzorg. Maar uuit verschillende hoeken van het land komen er klachten binnen van kleine zorgaanbieders over facturen die niet (tijdig) door gemeenten betaald worden. Sonja Frijns, praktijkhouder van Kompas4kids en bestuurslid van PsyZorg Zuid-Limburg, een coöperatie waarbij 65 psychologenpraktijken zijn aangesloten, wacht sinds januari 2015 nog steeds op betaling door gemeenten. „Bij de gemeenten onderling is er een enorme miscommunicatie, waardoor wij als vrijgevestigde kinderpsychologen meerdere malen gegevens moeten aanleveren, maar dan weer net iets anders. Onze administratieve last is verviervoudigd bij bijna geen betalingen.” Frijns en haar collega’s van PsyZorg zijn niet de enigen die problemen ondervinden met gemeenten over niet betaalde facturen.

Ook Astrid Westenbroek, klinisch psycholoog en praktijkhouder van UPPP in Utrecht, heeft pas afgelopen oktober haar eerste betaling van 2015 ontvangen. „Het wordt je heel moeilijk gemaakt om je financiën op orde te krijgen”, vertelt ze. Hetzelfde ervaart Marco de Vries, een kinder- en jeugdpsycholoog uit Nijmegen. Hij heeft in de eerste acht maanden van 2015 geen geld ontvangen van de gemeenten. „Sommige gemeenten komen erachter dat ze allerlei declaraties over het hoofd hebben gezien. Bij een aantal gemeenten moet ik er standaard achteraan bellen.”

Losse partijen

Hoeveel zorgaanbieders in Nederland met financiële problemen kampen, is nog onduidelijk. Er moet volgens Martin Hagen, bureauhoofd van de Transitie Autoriteit Jeugd (TAJ), onderscheid gemaakt worden tussen grote en kleine zorgaanbieders. Hagen stelt dat kleine zorgaanbieders, zoals de vrijgevestigde psychologen, als losse partijen fungeren en daardoor meer moeite moeten doen om hun geld te krijgen dan de grote ggz-instellingen. „Negentig procent van het gemeentegeld gaat op aan grote partijen. Ik kan me voorstellen dat kleine zorgpraktijken vaker over het hoofd gezien worden. Hun facturen zullen niet boven op de stapel liggen.”

„Veel gemeenten kampen met achterstanden in de facturering”, bevestigt ook Rob Bouman, accountant van BDO. Of gemeenten binnenkort bij de jaarrekeningcontrole kunnen aantonen dat alle facturen erin zitten én betaald zijn, is nog maar de vraag. Naar verwachting zal de helft van de 390 gemeenten geen goedkeurende verklaring krijgen. Uit een recent rapport van BDO en Radaradvies, waar Bouman een van de onderzoekers is, blijkt dat het voor gemeenten ingewikkeld opereren is in het huidige zorgveld. Gemeenten zijn nog niet in staat om het hele traject te doorlopen van declaratie tot uitbetaling. Maar waar gaat het nu precies mis?

Handmatig

De veranderingen in de jeugdzorg én vooral het tempo waarin deze hebben plaatsgehad, zijn veelgehoorde oorzaken. Gemeenten kregen vrij laat zicht op hoe ze met de veranderingen in de jeugdzorg moesten omgaan. Een gedeelte van de wetgeving op de Jeugdzorg werd in 2014 definitief. De laatste stukken zijn pas aan het eind van dat jaar door het parlement gegaan. Softwareleveranciers hebben minimaal een jaar nodig om een beter systeem te bouwen dat nodig is voor gemeenten om de nieuwe takenpakket naar behoren te kunnen uitvoeren. Maar voor softwareleveranciers was het te riskant om te proberen het systeem parallel te ontwikkelen. Ze liepen namelijk het risico dat de wetgeving in een later stadium weer zou worden aangepast.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft toen besloten om voorlopig te blijven werken met hun bestaande systemen. Het was een bewust besluit, maar dit verklaart wel waarom gemeenten de administratieve afhandeling en met name het hele facturatieproces niet onder controle hadden. Het betalen van facturen had veelal handmatig plaats.

In 2015 zijn het Gemeentelijke Gegevensknooppunt (GGk) en Vecozo, een knooppunt voor zorgaanbieders, in het leven geroepen om onder andere facturen digitaal te kunnen uitwisselen tussen gemeenten en zorgaanbieders. Maar de vraag is of nu alles volautomatisch gaat. „Ik hoor nog altijd dat gemeenten gewoon met zorgaanbieders gaan bellen om inzicht te krijgen in facturen. Terwijl dat allemaal via het systeem zou moeten gebeuren”, aldus Bouman.

Sommige zorgaanbieders werken ook niet via het digitale portaal en factureren daarom handmatig. In totaal zijn er ongeveer 4000 verschillende zorgaanbieders in Nederland, variërend van grote zorginstellingen tot heel kleine zorgaanbieders. Drieduizend zorgaanbieders zijn aangesloten bij Vecozo. Dit betekent dat duizend zorgaanbieders via andere wegen hun facturen insturen. Frijns en haar coöperatie PsyZorg moeten alles handmatig door middel van Excelbestanden aanleveren. Maar vreemd genoeg zijn zij wél lid van Vecozo. Het probleem ligt volgens Frijns bij de gemeenten. „Niet alle gemeenten in het zuiden zijn afgestemd op Vecozo, waardoor we op een ouderwetse manier onze facturen moeten opsturen.”

Te weinig kennis

Handmatig factureren zorgt voor extra administratieve lasten voor zowel de zorgaanbieders als de gemeenten, waardoor facturen te laat betaald worden of soms zoekraken. En dit is niet het enige: gemeenteambtenaren zouden ook onvoldoende kennis van zaken hebben. „Ik ben geregeld erg verrast over de beperkte kennis van betreffende gemeenteambtenaren. Deze mensen zijn verantwoordelijk voor het verwerken en uitbetalen van de declaraties, maar de meest basale kennis omtrent de declaraties missen zij”, aldus De Vries, de vrijgevestigde kinderpsycholoog uit Nijmegen. Volgens Irma Röder, gz-psycholoog met een eigen praktijk in Leiden, zou dit te verklaren zijn doordat er gebruik wordt gemaakt van tijdelijke krachten. „Het hele declaratiesysteem is een puinhoop. Er zijn vier mails over mijn eerste declaratie heengegaan voordat het goed was. De declaraties worden niet afgehandeld door vaste medewerkers, aangezien de mails met ”tijdelijk” of ”interim” ondertekend worden.’

Onvolledig factureren

Maar Bouman vindt dat we niet alleen met de beschuldigende vinger moeten wijzen naar gemeenten. „Zorgaanbieders geven namelijk geen volledig inzicht in hun werkzaamheden, waardoor gemeenten de facturen niet kunnen betalen”, zo stelt hij. Op de factuur ontbreekt vaak informatie en gegevens, zoals het burgerservicenummer, die gemeenten nodig hebben om op rechtmatige wijze te betalen.

Afgelopen voorjaar werd er een manco in de Jeugdwet ontdekt: er was geen expliciete privacyparagraaf opgenomen, waardoor het voor zorgaanbieders verboden was om informatie over kinderen en jongeren te delen met gemeenten. Nu is er een regeling getroffen waarin het toegestaan is dat zorgverleners informatie verstrekken aan de gemeente voor de financiële afwikkeling en controle op de jeugdzorg en de jeugd-ggz. Alleen gebeurt dit vaak nog niet. Zorgaanbieders hebben er vanuit hun beroepsethiek moeite mee om privacygevoelige informatie te delen met gemeenten. „Als gemeente moet je echter kunnen vaststellen of het wel terechte declaraties zijn”, zegt Asha Khoenkhoen, woordvoerster van de VNG. Ze refereert aan een ggz-praktijk in Katwijk die voor meer dan 200 uur onterecht gedeclareerd heeft bij zorgverzekeraars. „We moeten de controle scherp houden om fraude in de zorg te voorkomen.”

Wederzijds wantrouwen

„Hier gaan ze zeer ver in”, vindt Frijns. „Ze controleren ons inhoudelijk werk en proberen op die manier grip te krijgen op de kosten. Gemeenten willen dat wij hen ons plan van aanpak toesturen, ook bij verwijzingen van de huisarts. Staatssecretaris Van Rijn heeft echter gesteld dat gemeenten hier geen recht op hebben.

Ook De Vries verklaart dat gemeenten geregeld veel meer dan alleen de financierende partij willen zijn. „Zij willen allerlei inhoudelijke en vertrouwelijke informatie. Hierover ontstaat er met regelmaat discussie.”

„Het blijven benoemen dat wij een beroepsvereniging hebben, waarin de kwaliteit van zorg ook verankerd ligt, is onvoldoende”, vertelt Frijns verder. Volgens Frijns hebben gemeenten weinig vertrouwen in de deskundigheid van zorgaanbieders en houden ze geen rekening met de privacy van de cliënten.

De gemeenten zetten op hun beurt weer vraagtekens achter de gebrekkige medewerking van zorgaanbieders om hen belangrijke gegevens en informatie te verstrekken. Door wederzijds wantrouwen loopt het vaak mis. „Zorgaanbieders en gemeenten moeten daarom vaker in gesprek gaan om elkaar beter te leren begrijpen en om problemen vroegtijdig te signaleren. Werk met elkaar en niet voor elkaar. Voorkom een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie”, luidt het advies van Bouman. De kleine vrijgevestigde psychologen, gegroepeerd in PsyZorg Zuid-Limburg, zitten regelmatig samen met de gemeenten om de tafel. „We blijven samenwerking zoeken. Maar wij merken dat de gemeenten ook hierin overvraagd worden en de betalingen achterwege blijven”, aldus Frijns.

Overlegtafels

Volgens Bouman vinden er wel steeds meer besprekingen plaats tussen gemeenten en zorginstellingen via de zogenoemde overlegtafels. Maar de ”stroeve relatie” tussen de kleine zorgaanbieders en gemeenten duurt voort. Ondertussen wachten de vrijgevestigde psychologen nog steeds op hun betalingen. De kleine aanbieders kunnen niet langer voortbestaan als de facturen niet betaald worden.

„Ik zie verschillende praktijken in mijn omgeving sluiten”, vertelt Frijns. „Dit zullen we in de toekomst veel vaker gaan zien”, zegt Westenbroek. „In financieel opzicht is de transitie voor heel veel praktijken een drama. Ik heb nog het geluk dat ik naast mijn praktijk in loondienst werk bij Karakter, een kinder- en jeugdpsychiatrische instelling. Ik heb risicospreiding, waardoor ik mijn praktijk open kan houden.”

Ook Frijns werkt voor de helft in loondienst, maar heeft inmiddels een jurist ingeschakeld om achterstallige betalingen van gemeenten in te vorderen. „Het kan zo niet langer. Uiteindelijk worden je cliënten er de dupe van.”