Wat zijn de risico’s van het afgeven van een kopie van het paspoort?

Een identiteitsbewijs, zoals een paspoort of identiteitskaart, bevat diverse persoonsgegevens. Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is aan strenge wettelijke regels gebonden, omdat dit risico’s met zich meebrengt voor iemands privacy. Kopietjes worden regelmatig verkocht. Criminelen gaan vervolgens aan de haal met andermans identiteit en geld. Per dag zouden volgens Genova 540 Nederlanders het slachtoffer zijn van identiteitsfraude.

Wat te doen als een bedrijf of organisatie een kopie van je identiteitsbewijs wil maken?

Vraag aan de leiding van het bedrijf of de organisatie waarom het nodig is om een kopie (of scan) te maken. Meestal is het genoeg om het ID-bewijs alleen maar te laten zien.

Mag een bedrijf als een vrachtwagenchauffeur goederen komt afleveren of ophalen een kopie van zijn paspoort of rijbewijs maken?

Dat is verboden. Het ID-bewijs toont het burgerservicenummer (BSN). Voor het gebruik van het BSN gelden strenge regels. Het is voldoende als de vrachtwagenchauffeur zich legitimeert door zijn ID-bewijs te laten zien. Eventueel mag het bedrijf noteren welk bewijs is getoond en welk nummer erop staat.

Mag een organisatie aan vrijwilligers vragen om een kopie van het identiteitsbewijs?

Ook dat mag niet. De organisatie heeft namelijk geen wettelijke verplichting om een kopie van het ID-bewijs te bewaren voor de loonadministratie, omdat er voor een vrijwilliger geen loonheffingen gelden. Wel mag de organisatie de persoonsgegevens van de vrijwilliger vastleggen in de administratie. De Belastingdienst kan de organisatie immers vragen aan wie en wanneer een vrijwilligersvergoeding is uitbetaald.

Waarom mag een bank of notaris wél om een kopie vragen?

Banken en notarissen zijn wettelijk verplicht de identiteit van hun klanten vast te stellen om witwassen en het financieren van terrorisme te voorkomen. Om te kunnen bewijzen dat ze aan deze plicht hebben voldaan, mogen zij een kopie of scan van het ID-bewijs maken. De bank of de notaris heeft de plicht om een kopie voor een periode van vijf jaar na de dienstverlening of het beëindigen van de relatie te bewaren.

Mag een telecomaanbieder bij het afsluiten van een gsm-abonnement een kopie van je ID-bewijs vragen?

Nee. De telecomaanbieder kan een zogeheten kredietwaardigheidstoets doen om te kijken of de klant in staat is de rekeningen te betalen. Voor deze toets heeft de provider een aantal persoonsgegevens nodig, zoals naam, adres en betalingsgegevens. Het kopiëren van een ID-bewijs is daarvoor onnodig.

Mag een sportschool een kopie van je paspoort vragen als voorwaarde om lid te kunnen worden?

De sportschool heeft een aantal persoonsgegevens nodig, zoals naam, adres en betalingsgegevens. Het is niet toegestaan een kopie van het paspoort te vragen als voorwaarde om lid te worden.

Mag een hotelmedewerker vragen om een kopie van een paspoort?

Dat laatste. Hoteleigenaren zijn wettelijk verplicht om de identiteit van hun klanten vast te stellen en enkele gegevens te registreren. Ze mogen echter geen kopie van een ID-bewijs maken.

Als je toch een kopie van je ID-bewijs wilt geven, hoe kun je het risico zo klein mogelijk houden?

Vraag het bedrijf of de organisatie om bij het kopiëren het BSN af te schermen of scherm het zelf af. Zo komt het BSN niet terecht bij bedrijven of organisaties die het nummer niet mogen verwerken. De pasfoto op het ID-bewijs valt onder categorie bijzonder persoonsgegevens. Die bevatten gevoelige info, omdat ze iets zeggen over bijvoorbeeld ras, gezondheid of geloofsovertuiging. Misbruik van deze gegevens kan leiden tot bijvoorbeeld discriminatie of uitsluiting van de betreffende persoon. Het is verstandig op de kopie de pasfoto onzichtbaar te maken. Bewaar geen kopie van het paspoort op de computer, want er bestaan speciale virusprogramma’s die daarnaar zoeken.