Stap 1 
Bulkarchief in en bulkarchief uit

Maak twee extra mappen aan: ”bulkarchief in” en ”bulkarchief uit”. Verplaats nu alle e-mail uit het postvak in naar bulkarchief in en alle e-mail uit verzonden items naar bulkarchief uit. Je hebt nu nog niets weggegooid, maar kunt wel met een lege in- en outbox starten.

Stap 2 
Mappen maken

Maak mapjes aan de linkerzijde, gebruik cijfers vóór de naam van de mapjes (01, 02, et cetera), anders komen ze op alfabetische volgorde. Bepaal zelf de volgorde, afhankelijk van je werkzaam­heden. Mapjes met de grootste prioriteit zet je bovenaan.

Maak de volgende mapjes aan en plaats deze zo dicht mogelijk onder je inbox:

1. Actie;

2. Lezen;

3. Afwachten;

4. Later/misschien.

Maak daaronder mapjes die passen bij jouw werkzaamheden. Dit wordt je archief.

Stap 3 
Schoon schip maken in inbox en outbox

Ga naar het meest actuele bericht in je inbox:

– Is het een actieonderwerp? Zo ja, handel meteen af. Als dat nu niet mogelijk is, sleep het dan naar de map ”01. Actie”.

– Je krijgt soms e-mails met bijlagen die je een keer wilt lezen, maar waar geen haast mee is of die je niet per se gelezen moet hebben. Zo’n e-mail sleep je naar ”02. Lezen”.

– Als je de e-mail gelezen hebt en eventueel actie ondernomen hebt, bedenk je goed of je deze écht moet bewaren; als dat niet hoeft, delete je de mail.

– Als je de e-mail wel wilt bewaren, maar er is geen actie meer nodig, bedenk dan eerst goed de reden waarom je deze wilt bewaren, daarna kies je een logische map, waar je deze e-mail ook weer terugvindt.

– E-mailberichten die je per se niet wilt weggooien, maar waar je nu niets mee doet, vallen onder de categorie Later/misschien. Deze sleep je naar de map ”04. Later/misschien”. Wanneer blijkt dat je deze map bijna niet gebruikt, moet je hem snel opheffen.

– In de map ”03. Afwachten” bewaar je de e-mailberichten die je met een verzoek erin hebt verstuurd, waarna het afwachten is totdat de ander reageert. Door deze in de map ”afwachten” te bewaren, verlies je niet uit het oog dat je nog iets van iemand verwacht. Kijk daar twee tot drie keer per week in en bedenk dan of het tijd wordt om iemand achter de broek aan te zitten.

Ga zo ook door de laatste drie maanden van het aangemaakte bulkarchief in en uit, maar besteed aan de oudste mails niet veel tijd, die hebben meestal hun actualiteit al verloren. Wanneer deze mappen leeg zijn, kunnen ze worden opgeheven.

Stap 4 
Leer jezelf nieuwe werkgewoonten aan. 
Doe het nú!

Goede regel bij werken met de mail: beslis nu wat je met mailtjes moet doen (en onderneem later actie vanuit de map ”01. Actie”) en zo mogelijk: verwijder ze nu!

Stap 5 
Maak e-mail afhandelen tot een routine en reserveer er tijd voor

Reserveer elke dag tijd om je e-mail weg te werken. Als je dat doet, krijg je geen achterstanden. E-mailen kost gewoon tijd. Kies zelf of je hier één, twee of drie momenten op een dag aan wilt besteden.

Leer jezelf aan dat bij het openen van de inbox je een e-mail direct de goede behandeling geeft, waarbij je de keuze hebt tussen deze mogelijk­heden:

– Delete het bericht als je er niets mee hoeft te doen, of stuur het door.

– Archiveer het als er geen actie voor jou aan vastzit, maar je het als referentie wilt bewaren.

– Geef antwoord.

– Als het meer tijd vraagt: sleep de e-mail eerst naar de map ”01. Actie”. En plan die actie ook in.

Aan het einde van de dag kijk je verzonden items door en met de antwoorden kun je twee dingen doen:

– Delete je antwoorden die je niet hoeft te be­waren.

– Archiveer je antwoord in de juiste map; als je nog een antwoord terug verwacht in de map 
”03. Afwachten”. Als dat niet het geval is, in de juiste archiefmap.

Tip: zet de melder van binnenkomende e-mails uit, zodat je niet in de verleiding komt om elke keer te kijken. Op deze manier creëer je rust en kun je op de computer werken zonder dat je af­geleid wordt. Alleen op de zelfgekozen momenten ga je aan de slag met je e-mail.

Stap 6 
Onderhoud je systeem, archiveer en gooi weg

Een archief is een dynamisch iets. Projecten komen en gaan, nieuwe zaken dienen zich aan. Laat je archief meebewegen met die ontwikkelingen en schoon je digitale (en papieren) archief op als een stuk werk is afgerond.

Maak direct nieuwe mappen aan als er nieuwe werkzaamheden of onderwerpen opduiken. En ruim tussendoor, als je e-mailberichten tegenkomt die je echt niet meer nodig hebt, direct op. Als je dat consequent doet, kun je zonder al te veel inspanningen je e-mailomgeving opgeruimd houden.

www.organieq.nl voor meer tips en het aanmelden voor een digitale nieuwsbrief.