Ledenregistratiesysteem PKN gepresenteerd
UTRECHT – Haaije Feenstra, directeur van de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland (PKN), is een opgelucht mens. Vandaag wordt het nieuwe systeem onder de naam Ledenregistratie Protestantse Kerk (LRP) officieel gepresenteerd. „Ik ben ervan overtuigd dat de kerk het drama van Numeri te boven is.”
Het was jarenlang hét hoofdpijndossier van de leiding van de Protestantse Kerk. Op grond van voorschriften in de kerkorde moest de PKN op zoek naar een nieuw systeem voor de ledenregistratie. Feenstra: „Iedere ict’er die bezig is geweest met dit project sprak z’n verbazing uit over de enorme complexiteit. Dat heeft natuurlijk alles te maken met het feit dat de Protestantse Kerk, met een kleine 2 miljoen leden, op plaatselijk vlak verschillende soorten gemeenten heeft. Hervormde, gereformeerde, lutherse, protestantse, en dan in sommige plaatsen binnen die verschillende gemeenten ook nog diverse stromingen en wijkgemeenten van bijzondere aard. Maak daar maar eens een goed registratiesysteem voor.”
Computerprogrammeurs bouwden eerst een systeem dat de naam Numeri kreeg. Het werd een debacle. Nadat de kerk bijna 5 miljoen euro had geïnvesteerd, trok de leiding de stekker eruit.
Feenstra trad pas in Utrecht aan toen Numeri al volop in ontwikkeling was. „Maar als directeur was ik wel verantwoordelijk.”
Is er een moment geweest waarop u dacht: Ik word weggestuurd?
„Ik heb daar heel duidelijk rekening mee gehouden. Als de synode niet het vertrouwen in me had uitgesproken, was ik gegaan. Maar ik geloofde ook dat we eruit konden komen.”
Numeri kostte bijna 5 miljoen euro. Zo’n 3 miljoen werd als verlies afgeschreven en 2 miljoen euro moest gezien worden als investering in de opvolger van Numeri. Later werd dat 6 ton en nu wordt gezegd dat de hele 5 miljoen euro verlies is. Hoe zit dat?
„Numeri heeft 4,9 miljoen euro gekost en dat geld zijn we gewoon kwijt. Dat is vreselijk, maar ik kan het niet mooier maken. We hebben vervolgens kundige accountants laten bekijken hoe we dat in de boekhouding het beste konden verwerken. Uiteindelijk heeft de kleine synode besloten om het hele verlies af te schrijven. En dan kun je, met reden trouwens, blijven praten over wat nu de financiële waarde is van alles wat er aan kennis en opleiding uit Numeri is meegenomen naar LRP. Maar dat is puur boekhoudkundig. Het verlies is er niet minder om en voor de kerk blijft dat heel erg.”
Hoe staat het met de kosten van LRP?
„LRP kost 3,7 miljoen euro en we blijven, zoals het er nu uitziet, keurig binnen de begroting.”
Bijna 9 miljoen euro dus voor een nieuw ledenregistratiesysteem. Is dat verantwoord?
„Ik weet zeker dat we met LRP onze kerk een dienst bewijzen. Dit is een modern systeem, makkelijk in gebruik, volstrekt veilig en kosteloos voor de gemeenten. We konden op de langere termijn bezien niet verder op de manier waarop we bezig waren. We merken ook aan de reacties dat mensen enthousiast zijn. We hebben inmiddels aanmeldingen van 5000 cursisten uit zo’n 1100 gemeenten. Dat is boven verwachting en het laat zien dat de kerk Numeri te boven is gekomen. Uiteindelijk zal dit systeem ons per jaar zo veel geld besparen dat we de investering terugverdienen.”
Dit systeem bewijst de kerk, volgens u, een dienst. Is dat niet een erg cijfermatige en ongeestelijke dienst?
„Nee, absoluut niet. We hebben bij de ontwikkeling van dit systeem diverse wijzigingen doorgevoerd in de kerkorde zodat de gemeenteleden er ook echt baat bij hebben. Neem het voorkeurslidmaatschap. Vroeger was het buitengewoon moeilijk om je na een verhuizing aan te sluiten bij een gemeente of wijkgemeente van je eigen kleur. Dat gaat nu vele malen simpeler. Ook hoef je dat voorkeurslidmaatschap maar één keer door te geven. Als je later verhuist binnen het dorp of de stad waar je woont, blijf je automatisch lid van de wijkgemeente van je voorkeur. Dat geldt ook voor kinderen die elders gaan studeren. Zij kunnen gewoon lid blijven in de gemeente van hun ouders. Een grote vooruitgang, waardoor de kerk leden veel minder snel uit het oog verliest. Dat is pastorale winst. Bovendien kunnen predikanten en ouderlingen dit systeem gebruiken voor het maken van aantekeningen van bezoeken.”
Dat klinkt griezelig: de inhoud van pastorale gesprekken op een ledenregistratiesysteem dat gekoppeld is aan internet.
„Juist de veiligheid had bij de ontwikkeling van dit systeem voor ons de allerhoogste prioriteit. Dit soort notities kan alleen bekeken worden door de desbetreffende predikant of ouderling. Er is een publiek deel, dat door alle ambtsdragers gelezen kan worden, en een persoonlijk deel. Daar kan niemand bij dan de persoon die de aantekeningen maakt. Oók de systeembeheerders in Utrecht niet.”
