Dat schrijven Sjoukje van de Kolk in ”Aandacht” en Denise Hulst in ”Een volle agenda, maar nooit druk”. Zij pleiten voor aandacht: gericht en geconcentreerd bezig zijn met die ene taak.

Wat is dit nu weer voor gigantische open deur; dat is toch logisch?

Nou, dat is het niet. Ergens mee bezig zijn zonder dat je tegelijk iets anders doet is zelfs een zeldzaamheid, anno 2011. Terwijl je de notulen van een vergadering aan het uitwerken bent, rinkelt je mobieltje vijf keer, floept er een envelopje op het scherm tevoorschijn (Lees mij! Mail!) en zie je uit je ooghoek dat er acht nieuwe Twitterberichten binnenkomen. En hè, het schrijven van die notulen schiet maar niet op.

Natuurlijk kunnen mensen meer dingen tegelijk doen, zegt een ander. Dat heet multitasken. Sommigen kunnen dat heel goed, anderen wat minder.

Of sommigen het heel goed kunnen is maar de vraag. De schrijfsters van twee onlangs verschenen boeken ontkennen het. Denise Hulst –efficiencymanager en oprichter van trainingsbureau Het Betere Werken– en communicatiedeskundige Sjoukje van de Kolk –van de website simplifylife.nl–, voegden elk een titel toe aan de lange rij van timemanagementboeken die al bestaat.

In ”Aandacht” zet Van de Kolk feiten en cijfers op een rij waarbij je de schrik om het hart slaat. Ze schetst de maatschappij. „Ons moderne leven zit propvol. We moeten veel en het moet meestal snel.” De moderne westerse mens heeft geen tijd te verliezen. Hij moet flexibel zijn en snel kunnen switchen, „anders zijn we dinosaurussen die niet mee kunnen met de snelle tijdgeest. Voor je het weet raak je vastgeroest en heb je weer een kans gemist.”

De gemiddelde werknemer zou 28 procent van zijn tijd op kantoor doorbrengen met zaken die niet dringend en onbelangrijk zijn, zoals onnodige e-mail, en aan de tijd die nodig is om weer aan het werk te komen. Van alle tijd wordt slechts 25 procent productief gebruikt. Voor nadenken en reflectie blijft 12 procent over.

„De technologie zorgt ervoor dat we veel meer communiceren dan ooit, maar ook dat die communicatie steeds sneller gaat”, schrijft Van de Kolk. Terwijl een brief vroeger dagen onderweg was, arriveert een mailtje direct bij de geadresseerde – en toch zorgt dit vreemd genoeg uiteindelijk niet voor tijdwinst. Want: „Met de snelheid is ook de hoeveelheid explosief gestegen. Zo verwerkt de Nederlander per jaar gemiddeld 4 gigabyte aan informatie. Dat is evenveel als duizend boeken. De dagelijkse editie van The New York Times bevat net zo veel informatie als een burger in de zeventiende eeuw gedurende zijn hele leven tegenkwam.”

Maar mensen kunnen hier helemaal niet tegen. Het gefragmenteerde leven leidt tot een chronisch gebrek aan aandacht. Aandacht: dat betekent van alles, blijkt uit hoofdstuk 1 van het boek van Van de Kolk, maar het is om te beginnen gewoon een hersenfunctie die ervoor zorgt „dat je je bewust wordt van verschillende aspecten van jezelf en je omgeving.” Aandacht beïnvloedt netwerken in de hersenen en heeft effect op opmerkzaamheid, oriëntatie, het oplossen van innerlijke conflicten, het opsporen van fouten.

Volgens de Amerikaanse psychiater Hallowell (van het boek ”Crazy Busy”) lijkt de manier waarop we tegenwoordig leven sterk op die van iemand die aan de aandachtsstoornis ADD lijdt. Hij zag vanaf 1990 een toename van mensen die chronisch onoplettend waren, ongeorganiseerd, veel te druk, snel gefrustreerd en vergeetachtig.

Intussen lijkt een lagere versnelling in het leven bij velen onmogelijk. De een wil niet langzamer, een ander kan het niet. Hij checkt voortdurend zijn e-mail, reageert onmiddellijk op sms’jes en voert een gesprek terwijl hij surft op internet.

Terwijl ”Aandacht” interessante en alarmerende maatschappelijke ontwikkelingen beschrijft maar vervolgens wat vaag en theoretisch wordt als het gaat om oplossingen, waarbij Van de Kolk veel aandacht besteedt aan mindfulness en boeddhisme, is ”Een volle agenda, maar nooit druk” van Denise Hulst zeer praktisch. Het kleine, vierkante boekje staat boordevol waardevolle tips.

Uitgangspunt bij Hulst is de oude regel van Benedictus. Benedictus (480-547) schreef voor het dagelijks leven in zijn kloosters een geschrift waarin een afgewogen ritme van bidden, werken en rusten centraal stond. Een monnik hoefde zich geen zorgen te maken over de vraag of er in zijn leven wel een juiste balans was tussen de tijd voor God, tijd voor anderen, tijd voor werk, tijd voor studie en tijd voor zichzelf. De indeling lag verankerd in de dagorde. Hij hoefde de volgorde niet telkens uit te vinden. Zijn onderbewuste kon gemakkelijker zorgen loslaten doordat „taken een plek hebben gekregen in de tijd.”

De moderne mens zou weer een vast dagritme moeten invoeren, „met een bewust begin en een bewuste einde”, schrijft Hulst. Een paar vaardigheden zijn daarvoor nodig: „Ten eerste is daar de kunst van het beginnen. Ten tweede de kunst van het ophouden. Vervolgens de kunst van de juiste houding en als laatste de vaardigheid de kunst om respectvol om te gaan met het ritme van de dag.”

Hulst vertaalt dit concreet naar het leven van alledag. Het is waar dat Benedictus nog geen last had van e-mail, maar zijn uitgangspunten blijken prima toe te passen op digitale zaken. Ritme was belangrijk in zijn regel –luisteren naar de klok–, en Hulst stelt voor werkzaamheden nadrukkelijk te plannen en af te bakenen. Bijvoorbeeld: Dinsdagmiddag na de lunch werk ik aan het financieel jaarverslag. Voor de lunchpauze, tussen 11.30 en 12.30 uur, ruim ik mijn bureau op. Tussen 13.15 uur en 15.00 ben ik geconcentreerd aan het werk, en dat zeg ik ook tegen mijn collega’s.

Ook bij Hulst is aandacht een belangrijk woord. Aan haar boek liggen drie kloostergeloften ten grondslag –”stabilitas” (verantwoordelijkheid nemen), ”conversatio morum” (dagelijks werken aan een betere houding, werk- en levensstijl) en ”obedientia”. De laatste heeft alles te maken met aandacht. Obedientia gaat over luisteren, ergens met het hele hart bij aanwezig zijn. „Voor halfhartigheid is hier dus geen ruimte. Je doet het wel of je doet het niet. En als je het wel doet, doe je het goed, want door actief en met aandacht te luisteren, kom je eerder tot de kern van de zaak en daardoor kom je eerder tot resultaat.”

Dat staat haaks op het geroemde multitasken. Vijf dingen tegelijk doen lijkt efficiënt en stoer, maar dat is het niet. Wie aan een taak begint, heeft opstarttijd nodig. Het duurt zo’n tien tot twaalf minuten voor iemand geconcentreerd bezig is. Word je daaruit gehaald, dan begint het opstartproces weer opnieuw. En weer, en weer.

Hulst herinnert haar lezers eraan dat mensen die één ding tegelijk doen veel beter functioneren. „Wetenschappers hebben allang voorspeld dat het voor een mens onmogelijk is om tegelijkertijd meerdere stromen van informatie op te nemen. De hersenen kunnen het simpelweg niet aan.”

Best aangrijpend is in dit boek een voorbeeld van Lothar J. Seiwert, expert op het gebied van tijdmanagement. Een missionaris baande zich met een groep dragers een weg door de Afrikaanse wildernis. De zendeling had haast, wilde in drie dagen zijn doel bereiken. Op de derde ochtend gingen de dragers zitten om te rusten. Niets kreeg hen voorlopig overeind. Op de vraag waarom ze talmden, zeiden ze: „Onze lichamen zijn hier wel, maar we moeten nog wachten tot onze zielen ons hebben ingehaald.”

Dat is mooi aan de oude regel van Benedictus – hij biedt handvatten voor een werkdag waarin plaats is om –ook geestelijk– in en uit te ademen, zodat je ziel niet al te zeer de weg kwijtraakt door deze turbulente, technisch zo slimme, schreeuwende, veeleisende maatschappij.

”Aandacht”, Sjouke van de Kolk,

uitg. Spectrum, Houten, 2010; ISBN 978 90 491 03651; 160 blz.; € 15,99.

”Een volle agenda, maar nooit druk”, Denise Hulst,

uitg. Ten Have, Kampen, 2010; ISBN 978 90 259 6090 2; 95 blz.; € 14,90.

Eeuwenoude waarheid geldt nog steeds

Het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) presenteerde in november het onderzoek ”Tijd op orde?”, waaruit bleek dat zes op de tien vrouwen en de helft van de mannen in Nederland regelmatig het gevoel hebben het te druk te hebben. Belangrijke vraag voor het SCP is „waar het met de tijdsordening naartoe moet” nu mensen en een betaalde baan hebben, en het huishouden willen runnen, plus kinderen opvoeden en hobby’s uitvoeren en sociale contacten onderhouden. Het traditionale kostwinnersmodel maakt plaats voor een tweeverdienersmodel, en dat heeft gevolgen voor de tijdsbesteding.

De meeste mensen zien hun drukke leven vooral als een probleem van henzelf, maar deskundigen kijken hier anders tegenaan. Zij zien problemen met tijd als een probleem van de samenleving of arbeidsorganisaties, bleek uit de essaybundel ”Komt tijd, komt raad?”, die tegelijk met het rapport verscheen.

Een van de essays gaat over „de publieke noodzaak om ritmes goed af te stemmen.” De overheid heeft een taak in het bewaken van regelmaat, betogen de auteurs (Marli Huijer, hoogleraar filosofie van cultuur, politiek en religie aan de Erasmus Universiteit, en Ida Sabelis, universitair docent bij de afdeling cultuur, organisatie en management aan de Vrije Universiteit Amsterdam). Ook zij geven aan dat „een mens uiteindelijk maar één ding tegelijk kan doen.” Wie te veel switcht tussen taken, raakt het hoofdritme van het werk en het overzicht kwijt, betogen zij. Dat kost energie, veroorzaakt stress.

„En toch is er ook in hoogtechnologische, geseculariseerde samenlevingen een groot aantal processen die cyclisch worden herhaald, die passen bij de eeuwenoude waarheid dat alles zijn tijd heeft. Ook nu nog is er, zoals beschreven in het boek Prediker, „een tijd van afbraak en een tijd van opbouw. Een tijd van huilen en een tijd van lachen, een tijd van jammeren en een tijd van dansen. (…)” Maar: „Een samenleving waarin kinderen niet meer mogen blijven zitten, waarin studenten worden gestimuleerd steeds nieuwe informatie en kennis te verwerven (en niets te herkauwen, te reflecteren), en waarin managers en politici eerst en vooral worden afgerekend op de veranderingen die ze in gang weten te zetten, houdt te weinig rekening met de noodzakelijke band tussen cyclische en lineaire onderdelen van ritmes.”

De auteurs pleiten voor het in kaart brengen van de huidige ritmes in de samenleving. Werk zou vervolgens hen anders kunnen worden ingedeeld omdat er rekening wordt gehouden met de dips in een dag – wat weer (bedrijfs)ongevallen kan voorkomen. Beleidsmakers zouden zich ervan bewust moeten zijn in welke samenhang hun regels en verordeningen terecht gaan komen, aldus Huijer en Sabelis. „Als winkeltijden worden verruimd naar de zondag, dan heeft dat tot gevolg dat er extra bevoorraad moet worden en buren van een supermarkt van hun rustige zondag worden beroofd. Als schooltijden worden veranderd, dan betekent dat een dominosteentjeseffect voor alle betrokkenen en hun werktijden.”

De deskundigen vinden temporele ordening net zo goed een taak voor de overheid als ruimtelijke ordening. Ritmes dragen immers bij aan sociale orde en samenhang. „Ritmes zorgen voor ordening en oriëntatie. We zijn al onzeker genoeg van onszelf – als we de ritmes die de temporele achtergrond van het dagelijkse leven vormen van het ene op het andere moment zouden schrappen, dan hadden we nog minder houvast.”

www.scp.nl

Uit Prediker 3

Alles heeft een bestemden tijd, en alle voornemen onder den hemel heeft zijn tijd.

Er is een tijd om geboren te worden, en een tijd om te sterven; een tijd om te planten, en een tijd om het geplante uit te roeien;

Een tijd om te doden, en een tijd om te genezen; een tijd om af te breken, en een tijd om te bouwen;

Een tijd om te wenen, en een tijd om te lachen; een tijd om te kermen, en een tijd om op te springen;

Een tijd om stenen weg te werpen, en een tijd om stenen te vergaderen; een tijd om te omhelzen, en een tijd om verre te zijn van omhelzen;

Een tijd om te zoeken, en een tijd om verloren te laten gaan; een tijd om te bewaren, en een tijd om weg te werpen;

Een tijd om te scheuren, en een tijd om toe te naaien; een tijd om te zwijgen, en een tijd om te spreken;

Een tijd om lief te hebben, en een tijd om te haten; een tijd van oorlog, en een tijd van vrede.

Prediker 3:1-8