Cc, ”reply to all” en andere stress
De werkdag van de gemiddelde kantoorklerk begint vaak met een ritueel: koffie, het laatste nieuws online lezen en de mailbox openen. Als alle e-mails zijn beantwoord en een andere klus wacht, druppelen de nieuwe mails met begeleidende geluidjes en icoontjes al weer binnen. De mailbox laat je geen moment met rust.
De eerste mail werd eind 1971 verstuurd. Inmiddels staat de teller op 250 miljard berichten per dag. Dat zijn er gemiddeld bijna veertig per wereldburger. Het kan zelfs zover komen dat werknemers ervan gestrest raken. Met alle gevolgen van dien.Internetexpert Jim Stolze is een mailfanaat. Tenminste, tot eind vorig jaar. Het eerste en het laatste wat hij op een dag deed, was zijn mail checken. Op 1 december stopte hij voor een maand met zijn onlineactiviteiten: geen mails en geen internetsites meer.
Een opmerkelijke stap voor iemand voor wie internet zijn lust en leven is. Toch beviel het Stolze prima. „December was voor mij de beste maand in jaren, zowel privé als zakelijk.”
De internet- en mailloze periode leidde tot het boek ”Hoe overleef ik mijn inbox”. Stolze: „Ik hoor steeds meer dat mensen internet een zegen vinden, maar e-mail niet. Een maand zonder mail is fantastisch en een echte aanrader.”
Stolze heeft overwogen helemaal niet meer te mailen en te internetten. Toch begon hij er in januari weer mee. „Aan internet beleef ik veel plezier. Ik had het ook niet veel langer volgehouden. Het bezorgde mijn omgeving wel problemen: mensen uit Amerika konden bijvoorbeeld geen contact met me krijgen.”
Stolze leerde dat e-mail veel te snel wordt gebruikt. „Mensen denken niet na, maar mailen hun boodschap gewoon. Uit Engels onderzoek blijkt dat werknemers anderhalf uur per dag besparen als ze efficiënter mailen. Niet ongevraagd cc’en en niet de knop ”reply to all” gebruiken bijvoorbeeld.”
Stolze noemt e-mail een veelkoppig monster. „Hoe meer je mailt, hoe meer berichten je terugkrijgt.”
De tips die de internetexpert in zijn boek geeft, moeten mailen gerieflijker maken. „Pas kreeg ik er nog een van een directeur. Die schreef onder aan zijn bericht: Mail mij alleen als ik met ”ja” of ”nee” kan beantwoorden; ik antwoord direct en als dat niet gebeurt pas na drie dagen. Die werkwijze vergrootte zijn effectiviteit enorm en zijn medewerkers dachten veel beter na over de mails die ze hem stuurden.”
De e-mail zelf is niet de schuld van de problemen die kunnen ontstaan, aldus Stolze. „Het ligt aan de manier waarop gebruikers communiceren. Ik denk daarom dat het goed werkt om bijvoorbeeld binnen een bedrijf afspraken te maken over e-mailgebruik.”
De belangrijkste tip van Stolze? „Denk na voordat je een mail verstuurt: is iets een mail waard? Als je daarover twijfelt: niet sturen. Van onze communicatie is slechts 7 procent verbaal en de rest non-verbaal. Mailen doe je alleen met woorden; er kan dus heel veel mis gaan.”
Mede n.a.v. ”Hoe overleef ik mijn inbox. 31 tips voor een gelukkig on-line leven”, door Jim Stolze; uitg. Nieuw Amsterdam, Amsterdam, 2009; ISBN 9789046806227; 175 blz.; € 17,50.
Tips voor grip op de inbox
Jim Stolze geeft in zijn boek ”Hoe overleef ik mijn inbox?” 31 tips voor een „gelukkig on-line leven.” Een deel gaat over e-mailen. Een greep eruit.
- Zet je programma’s uit en ga wat doen. Een melding krijgen als je een nieuwe e-mail ontvangt, haalt je uit de concentratie.
- Meld je af voor nieuwsbrieven. Veel elektronische nieuwbrieven belanden ongelezen in de prullenbak.
- Gebruik een RSS-lezer voor nieuws. Gebruik e-mail er niet voor. RSS-lezers zijn kleine programma’s die zich abonneren op websites en daarvan updates geven.
- Besteed tijd aan het opstellen van je e-mail. Onduidelijkheid is oorzaak van een overvolle mailbox.
- Maak e-mails niet te lang. Even langslopen of een belletje werkt soms effectiever.
- Ga niet via e-mail een datum prikken. Daar zijn alternatieven voor, zoals datumprikker.nl.
- Vul de onderwerpregel duidelijk in. ”Spoed: gegevens van je belastingaangifte” geeft veel meer informatie dan ”RE: your mail”.
- Geen cc. Cc-mails zijn vaak niet zo belangrijk en verstoren de gewone e-mailcorrespondentie.
- Verberg je voor spammers. Stel een goede filter in.
- Stel een goed ”out of office reply” in bij afwezigheid.
- Check je e-mail niet tijdens de vakantie.
- Streef elke dag naar een schone mailbox. Je inbox moet geen todolijst worden.
- Laat e-mail niet in je inbox staan, maar verwerk ze direct. Verwijder, stuur door, beantwoord, stel uit (parkeer e-mail in een apart mapje) of voer uit.
- Neem je BlackBerry of iPhone niet mee naar bed. Door je telefoon op het nachtkastje te leggen, ben je onbewust bezig met e-mail.
„Volle mailbox: stress in je hoofd”
Microsoft Outlook is er als informatiecentrum voor bedoeld rust in je hoofd te geven. Volle mailboxen leiden juist tot stress. Jos van Mil van trainingscentrum Tijdwinst geeft eendaagse trainingen hoe e-mail, afspraken en projecten met Outlook goed te beheren.
Van Mil ziet dat mensen e-mails wel lezen, maar ze vervolgens niet verwerken. Het probleem is dat de mailbox overvol raakt en dat het afhandelen ervan achterwege blijft. Gevolg: stress.
Rust in het hoofd is belangrijk tijdens het werk, aldus Van Mil. „Een volle mailbox helpt daar niet bij. Outlook is bedoeld om informatie te bundelen. Als je dat niet goed doet, levert het extra problemen op.”
De oplossing van Van Mil is om de mail zo snel mogelijk uit de inbox te laten verdwijnen naar de actie- of takenlijst. „In Outlook staat een ”todolijst” voor langetermijntaken. Outlook waarschuwt echter pas als het project (bijna) af moet zijn. Dat is vaak te laat.”
Tijdens de training leert Van Mil een andere methode. „De Outlookgebruiker moet aangeven welke stappen er nodig zijn om het einddoel van een project te halen. Outlook geeft dan een waarschuwing als er aan een tussenstap moet worden gewerkt. Als je een badkamer gaat verbouwen, zet je niet alleen in je agenda wanneer die af moet zijn, maar ook welke tussenstappen genomen moeten worden.”
Een e-mailprotocol in een bedrijf is een van de manieren om mensen te beschermen tegen te veel e-mail. „In zo’n protocol kan staan waarover wel en niet gemaild moet worden. Over onderwerpen waarbij emotie een rol speelt, moet je niet mailen. Een afspraak kan ook zijn zo concreet mogelijk te mailen, duidelijk en compact het onderwerpveld in te vullen, niet te veel onderwerpen in één mail te behandelen en niet onnodig te cc’en.”
Van Mil is geen voorstander van een e-mailloze dag per week. „Dan stapelen mails zich op. Zo’n dag pakt het probleem zelf niet aan. Een e-mailloze periode kun je zelf maken door alle pop-upvensters, geluidjes en het gele envelopje uit te schakelen.” Ook is hij niet voor het idee om verzenders van e-mails te laten betalen per mail. „Wat wel goed is aan die oplossingen, is dat je mensen laat nadenken of het wel nodig is een mail te sturen.”
