Niemand weet precies waarom en wanneer het is ontstaan. Maar feit is dat veel Amerikaanse kerken in juni of juli in synode bijeenkomen. Om maar enkele voorbeelden te noemen: de Orthodox Presbyterian Church (OPC) vergadert begin juni, de Christian Reformed Church (CRC) ook en half juni komt de conventie van de Zuidelijke Baptisten bijeen. De lijst zou met veel andere denominaties kunnen worden uitgebreid. En de meeste kerken vergaderen ook nog ieder jaar.Belangrijk argument voor de keus van dat vergadertijdstip is volgens Donald J. Duff van de OPC dat eind mei de financiële jaarstukken over het voorgaande jaar gereed zijn. „Net zoals in het bedrijfsleven moeten de jaarcijfers voor 1 juli gepresenteerd en goedgekeurd worden.”

Toch is dat volgens Henry Hess van de CRC niet de enige reden. Zijn kerk, ooit ontstaan als gevolg van de immigratie van Nederlandse afgescheidenen, hield tot 1866 de synode in het najaar. Vanaf dat moment kwamen de afgevaardigden in juni bijeen op verzoek van de boeren. Net voordat de oogst begon konden zij zich het beste vrijmaken.

Bovendien waren de reismogelijkheden in die periode van het jaar het meest gunstig. Inmiddels is het grootste deel van de gedelegeerden in andere sectoren werkzaam. Voor hen is juni vooral geschikt omdat het in die periode het gemakkelijkst is om vrije dagen op te nemen.

Dat laatste blijkt ook voor de Zuidelijke Baptisten een belangrijke overweging te zijn. Meer nog dan bij andere kerkelijke denominaties weegt dit argument voor hen, omdat veel baptistenvoorgangers het gemeentewerk doen naast hun seculiere baan. „We hebben in Amerika minder vrije dagen dan in Europa. Meestal maar twee of drie weken in het hele jaar”, zegt woordvoerder Howard Dayton. „Veel voorgangers combineren hun bezoek aan de conventie met hun vakantie. Vrouw en kinderen komen dus mee en voor hen organiseren we aparte activiteiten.”

Wat dit organisatorisch betekent, is nauwelijks voorstelbaar. De conventie van de Zuidelijke Baptisten, een kerkverband met 16 miljoen gedoopte leden, wordt gewoonlijk door zo’n 25.000 afgevaardigden bezocht. Tel daar vrouwen en kinderen bij op en besef dat er dus sprake is van een ware invasie als de jaarvergadering in een stad wordt gehouden.

De afgevaardigden vergaderen dit jaar op 12 en 13 juni in het Henry B. Gonzalez Centrum in San Antonio (Texas). Alle hotels in de stad zijn gedurende die dagen volgeboekt. Maar ook de campings en parkeerplaatsen voor campers in de wijde omgeving zijn afgehuurd.

Commercieel is het voor het lokale bedrijfsleven daarom erg interessant om de baptistenconventie binnen de stadsgrenzen te hebben. Net zoals bij de Olympische Spelen wordt er door Amerikaanse steden druk gelobbyd om het nationaal comité van de Zuidelijke Baptisten voor hun plaats te interesseren.

Een heel jaar lang is op het nationaal bureau van de Zuidelijke Baptisten een staf van meer dan honderd mensen druk met het voorbereiden van de jaarlijkse bijeenkomst, vertelt Howard. Daarbij gaat het niet alleen om het organiseren van de conventie zelf, maar ook om het bedenken van tal van activiteiten voor de gezinnen.

De baptisten willen de families echter niet alleen ontspanning bieden, maar streven ernaar hen ook in te zetten voor evangelisatiewerk. „De bevolking van een stad moet weten dat de baptisten zijn gekomen. Ons doel is dat wanneer een conventie in een stad is gehouden, iedere inwoner van die plaats tenminste één keer het Evangelie heeft gehoord.”