Maandag werd bekend dat de invoering van een nieuw computersysteem voor de ledenregistratie van de PKN nog veel duurder uitvalt dan eerder al werd gevreesd. In april 2005 stond de teller nog op een dikke 2 miljoen euro. In september 2006 werd de kleine synode van de Protestantse Kerk achter gesloten deuren bijgepraat over tegenvallers in tijd en kosten. Naar maandag bekend werd, ging het toen om een kostenoverschrijding van ruim 1 miljoen euro en om een vertraging bij de invoering van ruim een halfjaar. Het nieuwe systeem zou in ieder geval 3,6 miljoen euro gaan euro kosten, zo kregen de synodeleden te horen.Maar het werd nog erger. Een nieuw benoemde projectleider stelde een, volgens directeur Feenstra „conservatieve”, begroting op. Dat wil zeggen dat er tegenvallers zijn ingecalculeerd. Het bedrag op het nieuwste prijskaartje is er dan ook naar: 5,2 miljoen euro.

Dat gaat wel erg hard. In september een kostenoverschrijding van ruim 1 miljoen euro, twee maanden later een overschrijding van bijna 3 miljoen. Wat ging er fout?

Directeur Feenstra: „Het is zonneklaar dat dit project geen schoonheidsprijs verdient. Daar hoeven we niet lang over te praten. De kleine synode heeft in september niet voor niets besloten een commissie te benoemen die gaat onderzoeken wat er precies misging. Dat rapport wordt vrijdag besproken. Daar laat ik me dan ook verder niet over uit. Wat ik wel wil zeggen, is dat de ontwikkeling van een dergelijk complex systeem heel moeilijk is aan te sturen. Dat zie je bij andere dingen ook. Kijk bijvoorbeeld naar de aanleg van de hogesnelheidslijn. Omdat dit systeem moet functioneren volgens de regels die de kerkorde aan de ledenregistratie stelt, is het een zeer complex gebeuren.”

Het was goedkoper geweest de kerkorde aan te passen?

„Daar ga ik niet over. De kerk heeft er bijvoorbeeld voor gekozen in de PKN hervormde gemeenten, gereformeerde kerken en lutherse gemeenten te laten voortbestaan. Maar dat moet wel verwerkt worden in het ledenregistratiesysteem. Het is maar één voorbeeld, maar ik noem het om aan te geven hoe ingewikkeld het is.”

Waar haalt de kerk het extra benodigde geld vandaan?

„De ontwikkeling van het ledenregistratiesysteem wordt bekostigd uit het vermogen van de Protestantse Kerk. Zo is dat afgesproken. Dat het nu meer gaat kosten dan was begroot, gaan we straks dus vooral merken bij de afschrijving. We willen die afschrijving nu uitsmeren over een langere termijn. Maar uiteindelijk betekent het wel dat je geld dat je extra moet uitgeven niet meer hebt. Dus het is zeker een kostenpost voor de kerk.

Maar het is niet zo dat we nu ineens op de begroting voor volgend jaar een groot tekort hebben. Dan hebben we het namelijk over de exploitatie. Het feit dat het systeem pas in juli 2007 ingevoerd kan worden, is voor de exploitatie een tegenvaller omdat we de oude systemen langer in de lucht moeten houden. Maar uiteindelijk gaat het nieuwe systeem ons structureel op jaarbasis ongeveer 600.000 euro minder kosten. Dus op termijn leidt dit tot kostenbesparingen.”

Is er een moment geweest waarop u dacht: We moeten hiermee stoppen, dit kost te veel?

„Afgelopen zomer hebben we inderdaad zo’n moment gehad. Toen hebben we met elkaar gezegd: Stoppen is geen optie. Dat zou kapitaalvernietiging betekenen, omdat we dan straks weer helemaal bij nul moeten beginnen. Daarbij: we moeten deze stap echt zetten. Juist omdat we het nu pas doen, is het een heel grote stap. Zeg maar: vanuit het stenen tijdperk naar het digitale tijdperk. Maar het moet wel. Wachten heeft geen zin.”

Er wordt door gemeenten geklaagd over de gebruiksvriendelijkheid van het nieuwe systeem.

„Bij de invoering van een dergelijk systeem moet je incalculeren dat je het onmogelijk iedereen naar de zin kunt maken. Je oogst hiermee echt geen applaus. Wel is het zo dat we de gebruikers serieus nemen en juist ook extra geld hebben uitgetrokken voor voorlichting, overleg en de implementatie.”

Zijn er nog verdere kostenoverschrijdingen te verwachten?

„Er is conservatief begroot. Maar nogmaals: het is een uniek systeem. Waren er maar tien van op de markt, dan zou het een stuk makkelijker zijn. Ik kan niets uitsluiten, maar ik weet wel dat we er nu voor moeten gaan om dit systeem ook inderdaad in juli 2007 te kunnen implementeren. En dat gaat lukken.”