De kleine synode van de Protestantse Kerk besloot op zaterdag 9 april officieel tot invoering van een nieuw systeem voor de ledenregistratie. Zo’n nieuw systeem is nodig na de vereniging van de Nederlandse Hervormde Kerk, de Gereformeerde Kerken in Nederland en de Evangelisch-Lutherse Kerk per 1 mei 2004. Vanaf oktober 2005 wordt het systeem geleidelijk ingevoerd en medio 2007 zullen alle 2700 gemeenten van de PKN op het nieuwe systeem zijn aangesloten.

„Nieuw is dat de wijzigingen in de ledenadministratie voortaan on line via internet worden aangebracht door de plaatselijke gemeenten”, aldus de PKN op haar website. „Daardoor zijn de gegevens altijd actueel. Voordelig voor de plaatselijke gebruikers is ook dat ze geen software meer hoeven aan te schaffen. Naar verwachting zullen ook de totale kosten die de gemeenten aan de ledenregistratie kwijt zijn dalen. Behalve de ledenregistratie zal het nieuwe systeem ook modules voor de bijdragenregistratie en de financiële administratie bevatten.”

Het nieuwe systeem wordt ontwikkeld door automatiseerder Ordina op basis van Oracle-software. Aanpassing van de bestaande systemen is, volgens de kerk, duurder dan het ontwikkelen van een nieuw systeem.

„Zorgvuldig onderzoek heeft duidelijk gemaakt dat we als kerk moeten kiezen voor een centraal systeem dat door de gebruikers via internet te benaderen is”, aldus het persbericht. „Dat wil zeggen dat de plaatselijke gemeenten hun eigen bestanden beheren, maar dat ze niet meer op de eigen computer aanwezig zijn: alles staat op de centrale computer. Het betekent ook dat wijzigen of inzien van gegevens alleen mogelijk is door contact te zoeken met de centrale computer. En dat gaat via het internet.”

Gemeenten kunnen zelf bepalen wie vanuit de gemeente toegang heeft tot welke onderdelen van het systeem. Zo kunnen ledenadministrateurs bijvoorbeeld alleen de ledenregistratie inzien, terwijl predikanten en ouderlingen alleen toegang hebben tot hun eigen pastorale gegevens.

De kostenbesparing voor de gemeenten ligt, volgens de PKN, in het feit dat het hele computersysteem centraal beheerd wordt. „De gemeenten hoeven zelf geen software aan te schaffen om het programma te gebruiken. Het programma is eenvoudig via internet bereikbaar. En omdat alle gegevens door de gemeente zelf worden aangepast in het systeem, vervallen ook de kosten van mutaties die nu nog via de SMRA gaan.”

Het centrale systeem kost de plaatselijke gemeenten niets, maar ze krijgen wel kosten in rekening gebracht voor het onderhoud van het systeem. Hoe hoog die kosten zullen zijn, is nog niet bekend. „Het systeem wordt gratis ter beschikking gesteld aan plaatselijke gemeenten. Dit is inclusief een aantal licenties voor het gebruik van de verschillende modules in het programma.” Omdat het systeem werkt via een internetverbinding, onderzoekt de kerk momenteel de mogelijkheid om „een collectief contract af te sluiten om goedkope internetverbindingen aan gemeenten ter beschikking te stellen.”

Begin maart 2005 is gestart met de daadwerkelijke bouw van het nieuwe pakket. „Deze bouw wordt op de voet gevolgd door een aantal klankbordgroepen met ruim 140 vrijwilligers uit zo’n veertig gemeenten.”

Eerder werd al bekend dat de invoering van het nieuwe ledenregistratiesysteem voor de SMRA -dce organisatie die de ledenregistratie uitvoert voor de Protestantse Kerk- grote consequenties heeft. Van de huidige 56 formatieplaatsen zullen er 20 overblijven wanneer in 2007 het nieuwe systeem volledig is ingevoerd.