Juist omdat vanwege de coronacrisis de vrije ruimte in 2020 eenmalig is verhoogd naar 3 procent voor de eerste 400.000 euro loonsom, is dit het moment voor werkgevers om te kijken of er nog vrije ruimte is voor een cadeautje of vergoeding voor thuiswerkende werknemers. Om in 2020 nog gebruik te kunnen maken van de extra ruimte, moeten kosten op tijd zijn aangewezen als zogenoemd eindheffingsbestanddeel onder de werkkostenregeling. Tegelijk kunnen kosten van thuiswerken in sommige gevallen ook helemaal vrijgesteld zijn, los van de werkkostenregeling.

De werknemer kan ‘gereedschappen’ krijgen die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de dienstbetrekking. Hierbij valt te denken aan een pc, telefoon, monitor of toetsenbord. Deze zijn in beginsel helemaal vrijgesteld. Als een eigen bijdrage wordt gevraagd, is deze apparatuur volgens de Belastingdienst niet noodzakelijk. Overigens mag er wel een eigen bijdrage gevraagd worden in het geval de werknemer een duurder product wenst. Indien de betreffende zaken niet langer noodzakelijk zijn, vervalt de vrijstelling, een eventuele restwaarde geldt dan als loon. Dit bedrag kan wel worden aangewezen als eindheffingsloon en ten laste komen van de vrije ruimte in de werkkostenregeling.

De werkgever draagt op grond van de Arbeidsomstandighedenwet ook verantwoordelijkheid voor de thuiswerkplek. Zaken die de thuiswerkplek in overeenstemming brengen met genoemde wet, zoals een bureaustoel, een in hoogte verstelbaar bureau, een extra beeldscherm, verlichting, worden onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. Voorwaarde voor het gebruik van deze gerichte vrijstelling is dat de werknemer daadwerkelijk (deels) thuis werkt in het kader van de dienstbetrekking. Daarnaast stelt de Belastingdienst dat de werknemer geen eigen bijdrage mag betalen. Deze voorwaarde vloeit voort uit de Arbeidsomstandighedenwet en niet uit fiscale regelgeving. De Belastingdienst meent dat dit ook het geval is als de werknemer een eigen bijdrage betaalt omdat hij voor een duurdere versie kiest. Het is de vraag of dat standpunt juist is.

Zaken die niet vallen onder de gerichte vrijstellingen voor noodzakelijke gereedschappen en arbo-voorzieningen kunnen belastingvrij zijn als ze nog passen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De enige eis is dat dit als gebruikelijk kan worden aangemerkt. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal 2400 euro per persoon per jaar in ieder geval als gebruikelijk. Wellicht kan hier dit jaar nog gebruik van worden gemaakt.

Wat betreft de reiskosten: de staatssecretaris heeft voor 2020 goedgekeurd dat werkgevers vaste reiskostenvergoedingen belastingvrij doorbetalen ook als de werknemers feitelijk thuiswerken en niet meer reizen. Met ingang van 2021 vervalt deze goedkeuring en zal de vergoeding gebaseerd moeten worden op het feitelijk reisgedrag. Het kan dus verstandig zijn te inventariseren welke gevolgen het meer (structureel) thuiswerken heeft voor het vergoeden van reiskosten in 2021.

De auteur werkt bij HVK Stevens Belastingadvies. Reageren? fiscaal@refdag.nl