1. Maak duidelijke afspraken

Of je nu alleen thuis bent of omgeven wordt door partner en kinderen, structuur is heel belangrijk, vertelt Marco van Gelder. Zijn werkgever, Veldhoen + Company, adviseert al dertig jaar over thuiswerken en deelt die ervaring deze week meer dan ooit. „Ga in gesprek met je gezin en collega’s”, adviseert Van Gelder. „Bespreek hoe je activiteiten gaat structureren en wees duidelijk over verwachtingen. Vertel dus wanneer je wel beschikbaar bent voor bijvoorbeeld een telefonische vergadering en wanneer niet.”

2. Zorg voor een eigen plekje

Tijdens een videovergadering afgelopen week zag Van Gelder een klant in de auto zitten bellen. Die bleek daarheen ‘gevlucht’ omdat hij nogal hard praat tijdens een video call. Hilariteit alom, maar ook een les voor Van Gelder: zorg voor een eigen plekje waar je ongestoord kunt werken – en waar je anderen niet stoort.

Geen hoog bureau maken van een commode dus, of met de benen op de bank en een horde spelende kinderen eromheen: dat is slecht voor de concentratie –en dus voor de productiviteit.

3. Organiseer je flexibiliteit

Een deadline is een deadline, of je nu thuis werkt of op kantoor. Dat vraagt een zorgvuldige planning, maar vooral ook goede afspraken. „Nu we allemaal offline werken, is extreme discipline nodig”, vertelt Van Gelder. „Je moet superscherp hebben wanneer iets moet worden opgeleverd.” Bang voor al te rigide planningen is hij niet. „Je kunt flexibiliteit heel goed organiseren. Als je kinderen van 10 tot 11 uur thuisonderwijs geeft, kun je die tijd vrij houden en daar omheen proberen te plannen.”

4. Blijf in beweging

Lesgeven, werken: richt je je op een gewone werkdag over het algemeen op één activiteit, nu heb je dubbel werk –en loop je je benen bijkans uit je lijf. Figuurlijk dan, want de gebruikelijke wandeling naar de koffieautomaat en het rondje rond kantoor in de middagpauze zijn verdwenen. Beweging is belangrijk –niet alleen voor je gezondheid, maar ook voor het creatieve proces en om alles op een rijtje te krijgen.

Loop dus wel een rondje, al was het maar door je geïmproviseerde thuiskantoor – bellend desnoods. Het stimuleert namelijk de bloedsomloop en het is goed voor de gezondheid.

5. Maak gebruik van de middelen die er zijn

Microsoft Teams, WhatsApp, Zoom: veel bedrijven en werknemers gebruiken al jarenlang programma’s om hun werk intern te organiseren. Dat die tools deze week extra worden ingezet, is dus geen revolutie. Het verplichte thuiswerken kan wel een kantelpunt betekenen, vertelt Van Gelder. „Voorheen vonden mensen het heerlijk om thuis te werken, nu hebben ze de behoefte om elkaar echt even te zien.” Zelf gebruikt hij veel Office 365-producten en communiceert hij veel via WhatsApp. Die apps zijn ingeburgerd en laagdrempelig, zodat het wiel niet opnieuw hoeft te worden uitgevonden.

Thuiswerken, hoe dan?

Dankzij de cloud hebben medewerkers thuis toegang tot bestanden, de administratie en elkaar. Maar concentreren kan een hele opgave zijn als achter de deur wordt gezongen en geruzied en bij gebrek aan het toeziend oog van collega’s. Deze tools kunnen hiermee helpen.

GRIP – Het geheim van slim werken: Geen programma, maar een boek. Rick Pastoor, werkzaam bij Blendle, bedacht een methode om de agenda de baas te worden en tijd over te houden. De essentie: weloverwogen plannen, strak maar met een flexibele schil.

RescueTime: De tijd is omgevlogen, maar waar ging die in zitten? RescueTime maakt je productiviteit –en afleiding– inzichtelijk. Met functie om websites tijdelijk te blokkeren, zodat je niet afdwaalt.

Brain.FM: Geluiden om je heen kunnen je afleiden. De speciaal ontwikkelde muziek op Brain.FM stimuleert je spanningsboog.

Focusmate: Sociale controle op afstand. Kies een tijd die je wilt werken en Focusmate koppelt iemand aan je met wie je doelen afspreekt. Als de tijd om is, evalueer je het resultaat.