Een Nederlandse werknemer is gemiddeld 10 tot 25 procent van zijn werktijd aan het vergaderen, becijferde socioloog Wilbert van Vree. Hoe hoger de positie in de organisatie, hoe meer er wordt overlegd. Want vergaderen geeft status. Maar het kost ook heel veel geld – reken maar uit: de tijd dat een overleg duurt vermenigvuldigd met het gemiddelde uurloon van de aanwezigen.

Van Vree, in 1994 gepromoveerd op vergaderen in Nederland, geeft advies aan organisaties die tobben met dit thema. Omdat vergaderingen te lang duren, besluiten eindeloos vooruit worden geschoven, er uiteindelijk niets gebeurt. Zijn belangrijkste tip: zorg voor een goede voorbereiding. De agenda moet duidelijk zijn, de voorzitter moet weten welk doel hij wil bereiken, de deelnemers dienen de stukken die aan de orde komen van tevoren te hebben doorgenomen.

Wat vaak geen goed idee is: met een vaste regelmaat vergaderingen inplannen zonder dat er een duidelijke agenda is. Vergaderen om het vergaderen, zeg maar. Elke dinsdagmiddag van vier tot zes uur. Waarbij de bijeenkomst regelmatig een uurtje uitloopt. Als het grootste deel van de tijd dan ook nog wordt gevuld met discussies over een uit de sloot gehaalde oude koe of over het stokpaardje van een van de aanwezigen is de kans groot dat de anderen vooral het gevoel hebben dat ze hun tijd zitten te verdoen.

Dat mensen een hekel hebben aan vergaderen heeft volgens Ellen de Bruin diverse oorzaken. Zij schreef een boekje waarin ze de uitkomsten verwerkte van tientallen wetenschappelijke onderzoeken die betrekking hebben op het nut van vergaderen (”Vergaderen? Niet doen!”, uitg. Business Contact, Amsterdam/Antwerpen, 2014). Het is bijvoorbeeld frusterend als een aantal deelnemers een bijeenkomst niet serieus neemt, ondertussen iets anders doet, zich niet voorbereidt of te laat komt. Het ontbreken van een agenda en een duidelijk doel werken ook niet mee aan een positief vergadergevoel. Net zo min als liegende en draaiende gesprekspartners. Ook desastreus: een voorzitter die ervoor kiest om conflicten te vermijden in plaats van op te lossen.

Vergaderende mensen zijn er niet goed in om informatie uit te wisselen, ook al is dat het doel van een bijeenkomst. De gedachte erachter is dat de een dit weet, en de ander dat. Als je dat bij elkaar brengt, kom je tot een beter besluit. Maar zo blijkt dat dus niet te werken. Er wordt tijdens zo’n bijeenkomst vooral gepraat over dat wat iedereen al wist. Met als gevolg dat er een besluit wordt genomen dat niet gebaseerd is op de verenigde kennis van alle aanwezigen, maar op grond van de informatie waar ze allemaal al de beschikking over hadden. Als op grond daarvan een belangrijk besluit wordt genomen, is dat dus niet per se de best afgewogen beslissing.

Niet doen: met veel mensen een brainstormvergadering houden. Ieder voor zich zijn ideeën op een briefje laten schrijven levert meer en creatievere oplossingen op. Twee mechanismen spelen hierbij vermoedelijk een rol. Het is de bedoeling om zo veel mogelijk ideeën spuien, daarbij elkaar inspirerend. Maar dat werkt om praktische redenen niet. Als iemand aan het woord is, moeten de andere aanwezigen hun gedachten ‘ophouden’ tot zij hun zegje mogen doen. Dit blokkeert letterlijk de ideeënstroom.

Wat ook een rol zou kunnen spelen is dat mensen het eng vinden om in een groep alles wat in hen opkomt hardop te zeggen. Ook al is dat bij een brainstormsessie nadrukkelijk de bedoeling. Reden: ze denken dat ze door de andere aanwezigen zullen worden beoordeeld op wat ze zeggen.

Dit is effectief

Van vergaderen gaan mensen raar praten. ”Out of the box”-denken, een stip op de horizon zetten, iets tegen iemand aanhouden, een tijdpad uitrollen, iets uitfaseren, een onderwerp aanvliegen. Uitdrukkingen die tijdens een vergadering regelmatig over tafel gaan. Wat er precies mee wordt bedoeld? Dat is lang niet altijd duidelijk. En dat is soms juist de bedoeling.

Vage, wollige uitdrukkingen laten dat wat wordt besproken minder erg lijken. Dat er nog wat vet van de botten moet, klinkt toch anders dan dat er ontslagen gaan vallen.

Vaag praten is ook een manier om gezichtsverlies te voorkomen. Daarom zeggen mensen tijdens vergaderingen graag dat ze iets hebben aangegeven, in plaats van gezegd. Aangeven: dat kan van alles zijn. Misschien heb je alleen maar nee geschud.

Kantoortaal heeft z’n nut

l Verspreid de actielijst binnen 24 uur.

l Geef elkaar complimenten, vermijd ironie en cynisme.

l Sluit elk punt af met een conclusie: wat, wie, wanneer.

l Stel elkaar vragen ter verduidelijking, toetsing, verdieping of vergroting van de betrokkenheid.

Bron: vergaderwijzer.nl