ParnasSys brengt schoolklas overzichtelijk in beeld
In luttele jaren tijd vond ParnasSys ingang in het onderwijs. Inmiddels werkt meer dan 60 procent van de basisscholen met het digitale informatiesysteem. Gemak voor de leerkracht: „Hij kan de gegevens vanuit huis beheren.” En voor de ouders: „Op scholen die ouders inzage geven in een aantal gegevens van hun kinderen, neemt het bezoeken van de ouderavonden toe.”
Pal naast het station van Deventer huizen de ontwikkelaars van Topicus. Hier worden de informatiesystemen voor zowel primair en voortgezet onderwijs als het middelbaar en hoger beroepsonderwijs en de peuterspeelzalen ontwikkeld. Ook het elektronisch patiëntendossier voor de zorgsector is hier uitgedacht. Van de 350 werknemers zijn er zo’n 55 met de uitbouw van de onderwijssystemen bezig.
ParnasSys is inmiddels een begrip in het basisonderwijs. Uit onderzoek in opdracht van G. van Weelden, directeur van de Stichting Dienstverlening Gebruikersorganisaties Informatievoorziening (SDGI), bleek in 2003 dat het primair onderwijs grote behoefte had aan een efficiënter informatiesysteem, dat de administratieve last van scholen zou verlichten.
Alles in één
Het leerlingvolgsysteem (LVS) en de leerlingenadministratie zouden moeten worden bijeengebracht, zodat gegevens niet langer meermalen moesten worden ingevoerd. „Er was sprake van eilandautomatisering”, zegt ontwikkelaar J. Hulst. „Administratie, LVS, hulpplannen, dossiers, het sociogram – het waren allemaal losse bestanden, voor een deel soms niet eens digitaal.”
Het nieuwe systeem moest vanuit huis toegankelijk zijn, zodat leerkrachten niet meer op collega’s hoefden te wachten als ze op de schoolcomputer hun gegevens wilden invoeren.
Het systeem werd webbased: een internetapplicatie. Daardoor hoefde de school het niet langer zelf te beheren. Topicus voert verbeteringen zelf door; dat werkt sneller en het gebeurt voor alle scholen tegelijk, in plaats van dat ze een cd-rom met een update krijgen toegestuurd.
De leerlingenadministratie werd beperkt tot de gegevens die de overheid de scholen verplichtte te registreren. Het leerlingvolgsysteem D@ssier nam Van Weelden over van schoolbegeleidingsdienst BGS. Hulst had het ontwikkeld, eerst voor de Stolwijkse school waar hij lesgaf, later ook voor andere scholen. „Ik was in deeltijd bij de BGS in dienst gekomen, maar het groeide me boven het hoofd. Nu zit ik voltijds bij Driestar Educatief, waarin de BGS opging, en ben ik gedetacheerd naar Topicus.”
Afwachtend
Een nieuwe stichting, ParnasSys Beheer, ontwikkelde het overkoepelende informatiesysteem voor het primair onderwijs. „Na drie jaar bedienden we 300 scholen, maar was het geld op”, zegt directeur M. N. de Goffau. „Dat kwam door de afwachtende houding van veel scholen. Zij zijn in het algemeen terughoudend met de aanschaf van nieuwe systemen. Voor de scholen rond het Ds. G. H. Kerstenonderwijscentrum (KOC) kwamen er bezwaren tegen het gebruik van internet bij. Later kwam het toch tot samenwerking.”
Topicus, het bedrijf dat het systeem voor de stichting ontwikkelde, nam PanasSys per 1 januari 2007 over. Het werd in een aparte bv ondergebracht: Edutopics. Van Weelden trad in overheidsdienst als manager van landelijke onderwijsprojecten; De Goffau volgde hem op als ParnasSysdirecteur.
Uitbreiding
Toen de groei er eenmaal inzat, ging het hard. „Er is een jaar geweest dat er 1600 scholen bijkwamen. Driestar Onderwijsadvies verzorgt de onderwijskundige begeleiding en moest alle zeilen bijzetten om de scholen te bedienen.”
Inmiddels maken ruim 4100 scholen gebruik van ParnasSys, waaronder ook een aantal scholen voor speciaal onderwijs. Op drie na alle reformatorische scholen voor basisonderwijs en speciaal basisonderwijs meldden zich inmiddels als klant. „We zijn geen reformatorisch bedrijf; slechts vier van de veertien werknemers komen uit die kring”, zegt De Goffau. „ParnasSys is er wel een mooi voorbeeld van hoe mede vanuit reformatorische kring producten voor een gehele sector kunnen worden ontwikkeld.”
Internationaal gezien loopt Nederland met onderwijsmethoden niet altijd voorop, maar met dit systeem wel, zegt de directeur. „En de ontwikkeling gaat door. Momenteel ontwikkelen Driestar Onderwijsadvies en KOC samen nieuwe modules. We praten met Groen Educatief en andere uitgevers over de koppeling van hun methoden aan het systeem. Ook over een koppeling aan toetsen wordt gedacht: als leerlingen die in ParnasSys invullen, hoeft de leerkracht hun cijfers niet meer in te voeren.”
Verantwoordelijk
De introductie van het systeem op een school neemt drie dagdelen in beslag. Tijdens de eerste twee denkt het team na over wat het met het systeem wil, tijdens het derde dagdeel volgt instructie.
„De kunst is niet alleen om er zo veel mogelijk informatie in te stoppen, maar ook om er vervolgens uit te halen wat je hebben wilt, en niet meer dan dat”, zegt Hulst. „Daarbij is belangrijk dat de gebruiker weet waarmee hij bezig is. Het systeem toont gegevens, maar ik ben er huiverig voor de computer conclusies te laten trekken en suggesties te laten doen. Je blijft zelf verantwoordelijk.
Voor de leerkrachten is veel informatie van al hun leerlingen samengevat weer te geven in één scherm, de groepskaart. Die toont al snel meer informatie dan je op één papieren overzicht voor elkaar krijgt. En het overzicht is steeds actueel. Daardoor kun je als leerkracht met recente en complete gegevens zelf beslissingen nemen over de aanpak van een kind of de hulp aan een groepje kinderen.”
Beveiliging
Dat alle gegevens in één systeem zitten, heeft als voordeel dat er heel gemakkelijk totaaloverzichten en trends kunnen worden vastgesteld, zegt De Goffau. „Dat doen de scholen zelf; zij zijn eigenaar van de gegevens. Er kloppen regelmatig statistici bij ons aan voor informatie, maar die krijgen ze niet.
Ik heb de beveiliging van het systeem pas nog laten testen, zonder dat ons personeel ervan op de hoogte was. Een gespecialiseerd bedrijf moest proberen in te breken. Dat lukte niet. Dat herhalen we jaarlijks, op verschillende tijden.”
Ouders
Een deel van de scholen heeft een ouderportaal: „Een aantal gegevens uit het systeem wordt in een apart bestand geparkeerd. Scholen zijn daar soms huiverig voor, omdat ze denken dat ouders dan in het systeem kunnen inbreken, maar dat is onmogelijk. Scholen die er wel gebruik van maken, signaleren dat het de betrokkenheid van ouders bevordert. Ouders kunnen vóór een ouderavond al een aantal gegevens van hun kind inzien. Dat blijkt het bezoeken van die avonden te bevorderen, en ouders komen er ook beter voorbereid naartoe.”
Wensen van gebruikers
C. Walhout, directeur van basisschool D’n Akker in Waarde, is voorzitter van Delphi, de gebruikersvereniging van ParnasSys. Ruim 50 procent van de scholen die het systeem gebruiken, is lid van Delphi. Via de website kunnen ze wensen indienen en ondersteunen. Expertisegroepen overleggen daarover met de leverancier.
Walhout noemt ParnasSys „een prachtig systeem dat echt in een behoefte voorziet. De gebruikers zijn enthousiast. Naarmate het pakket groeit, wordt het wel steeds belangrijker dat de structuur duidelijk blijft.
De snelheid waarmee overzichten op je scherm verschenen, is lang een probleem geweest, maar dat is opgelost. Een mooiere vormgeving van de overzichten is een wens die nog lastig te realiseren blijkt. Onder de gebruikers leeft sterk de vraag hoe ze ParnasSys kunnen gebruiken bij de invoering van passend onderwijs en handelingsgericht werken.”
