Secretaresse zoekt naar nieuwe rol

Wie de definitie van de Van Dale uit 1999 bekijkt concludeert: nee, déze secretaresse bestaat in elk geval niet meer: „werkneemster die de correspondentie van een bedrijfschef opneemt, uittikt en verzendt, telefoonzaken namens de chef afhandelt en dergelijke.” Brieven typen op dubbele vellen met een carbonnetje ertussen, doen wat de baas zegt, gesprekken opnemen in steno en uitwerken op de typemachine: die secretaresse bestaat natuurlijk allang niet meer – en dat is helemaal niets nieuws.

In de nieuwste Van Dale, die van 2005, staat het al anders geformuleerd. „Medewerkster die belast is met correspondentie, regeling van bezoeken, enzovoorts.” Maar ook deze ‘modernere’ secretaresse, die meer administratieve taken uitvoert, de e-mails van de manager beheert en diens afspraken in de elektronische agenda bijhoudt, lijkt op haar retour. Steeds meer secretaressetaken worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd, waardoor de manager, chef of directeur ze veel gemakkelijker weer zélf kan uitvoeren. Intussen kan de secretaresse, als ze de gelegenheid krijgt en neemt, projecten gaan leiden of zichzelf een meer adviserende rol aanmeten.

Al die veranderingen leiden in secretaresseland tot vele discussies over de functienaam. Een secretaresse heet tegenwoordig vaak managementassistente of officemanager. Nog moderner: PA, personal assistent.

Ontsecretaressen

De discussie zou eigenlijk niet over de naam moeten gaan, maar over de inhoud van het werk, vindt interim-directiesecretaresse Léontine de Koning. Ze is ervan overtuigd dat het klassieke beroep van secretaresse binnen afzienbare tijd definitief ophoudt te bestaan.

De vraag is of en hoe secretaresses mee kunnen veranderen, aldus De Koning. Want niet iedereen weet zichzelf zomaar een nieuwe rol toe te bedelen. Om dat te bevorderen riep ze vorig jaar de beweging ”Ontsecretaressen” in het leven, een netwerk van „innovatieve secretaresses” die nadenken over werken in de 21e eeuw. Vanuit de gedachte: als secretaresses hun nek uitsteken en zoeken naar taken waar ze goed in zijn, kunnen ze het heft in eigen handen nemen, hun toekomst min of meer vóór zijn en voorkomen dat ze bijvoorbeeld worden wegbezuinigd.

Het initiatief is succesvol. Vorig jaar belegde De Koning een bijeenkomst met 35 vrouwen, maandag kwamen meer dan 200 secretaresses bijeen in Leusden, in het pand van softwareontwikkelaar AFAS, om te debatteren en na te denken over de rol van de secretaresse van de toekomst.

Een veelzeggende plaats, want bij AFAS werken geen secretaresses. Niet een. Wie binnenstapt, kan zelf een toegangspasje laten printen bij een zuil met touchscreen. Degene met wie je een afspraak hebt, ontvangt direct een sms of e-mail. Er is geen receptioniste of secretaresse meer nodig om het bezoek bij de baas te brengen. Iedereen in het bedrijf maakt zelf z’n afspraken, leest en schrijft zelf z’n e-mails en beantwoordt zelf telefoon, regelt zelf adreswijzigingen en verlof. „Er zit bij ons maar twee fte op de administratie, en één op de afdeling p&amp;o. En géén secretaresse”, vertelt directeur customer operations Herman Zondag de vrouwen. „Dat geloven mensen niet. Jullie hebben er gewoon een andere naam voor, zeggen ze dan. Maar dat is niet zo.”

Specialiseren

Een van de bezoekers van de Ontsecretaressedag is Christien Lucassen. Ze werkte jarenlang als directiesecretaresse, is vorig jaar voor zichzelf begonnen en verhuurt zich als interim-secretaresse. Ze vindt de discussie heel interessant. „De tijden veranderen zó ingrijpend. De secretaresse is nu echt zelf aan zet. Je moet je profileren en niet stil in een hoekje blijven zitten.” Ze ziet om zich heen dat steeds meer secretaresses zich bijvoorbeeld specialiseren als pr-medewerker. „Maar er zijn er nog maar al te veel die het wel prima vinden dat ze hun acht uren niet meer helemaal vol krijgen en niet zoeken naar nieuwe uitdagingen en taken.”

Truus Koppelaar, die haar loopbaan ooit begon als secretaresse en nu directeur marketing &amp; communicatie is bij AFAS, vertelt de toegestroomde dames hoe ze haar carrièreswitch heeft gemaakt en waar de vrouwen volgens haar goed aan doen.

Zorg dat je bij bent op digitaal gebied, is haar advies. Ze laat de dames een foto zien van een ouderwetse typemachine en een flesje Tipp-ex. „Wie heeft hier nog mee gewerkt?” Veel vingers gaan omhoog. Ook een heleboel vingers gaan de lucht in als Koppelaar een plaatje laat zien van een computer uit de oertijd, met een floppydrive. De iPad daarentegen gebruikt nog bijna niemand professioneel. Tekenend, vindt Koppelaar. „Zorg dat je digitaliseert”, drukt ze de dames op het hart. „Het proces is onomkeerbaar. Nu is het toch niet meer denkbaar dat we ’s avonds geen geld meer zouden kunnen halen omdat de bank dicht is?”

Daarnaast moet een secretaresse vooral zorgen dat ze niet overbodig wordt en waar het kan opleidingen en cursussen volgen. „Zorg dat jouw extra’s zichtbaar worden in de organisatie, zodat die organisatie jou gemakkelijker kan inzetten voor nieuwe taken.” Op veel bedrijven wordt de secretaresse als eerste wegbezuinigd, wat jammer is, want dat zijn wel de mensen die goed kunnen organiseren, veel van de organisatie weten, vaak ook vertrouwenspersoon zijn van collega’s. Een slim bedrijf geeft zijn secretaresses een andere rol, vindt Koppelaar. Of die rol dan nog steeds secretaresse heet, of bijvoorbeeld procesmanager –volgens de directeur zal het die richting opgaan– dat is dan niet meer zo belangrijk.

Voor Joyce Steenveld, algemeen directeur van Schoevers, is het niet zozeer een vraag of de secretaresse in de toekomst nog wel bestaat. Ze ziet de inhoud van de functie simpelweg veranderen en de opleidingen van Schoevers veranderen gewoon mee. Veel secretaresses doen tegenwoordig aan projectmanagement, ziet ze. Dus geeft Steenveld het onder managers overbekende boek van Stephen Covey, ”De zeven eigenschappen van effectief leiderschap”, aan haar studenten, en kunnen zij zich gedurende hun studie specialiseren.

Trendwatcher Lieke Lamb zorgt voor een nuancerende noot: „Jullie horen hier natuurlijk nu allerlei heftige dingen. Mijn beroep verdwijnt, we worden overbodig enzovoort.” Dat is niet de bedoeling, zegt Lamb. „Mensen blijven natuurlijk altijd wel behoefte houden aan enige vorm van assistentie.” AFAS mag het dan al jaren zonder secretariële ondersteuning doen, er zijn genoeg bedrijven die nog volgens oude organisatiestructuren zijn ingericht.

Bijval uit de zaal. „De toplaag veranderen en automatiseren gaat meestal wel goed”, zegt Christien Lucassen en veel collega’s vallen haar bij. Maar het automatiseren van kantoorprocessen op een lager niveau blijft achter. En daarbij komt: een secretaresse kan wel wíllen veranderen en andere taken naar zich toe trekken, vaak is het de omgeving die haar weer terugduwt in haar oude rol. „Eens een secretaresse, altijd een secretaresse”, knikken de vrouwen. „Eigenlijk zouden onze leidinggevenden hier naartoe moeten.”

Secretaressedag

Donderdag is het secretaressedag. Traditiegetrouw worden werkgevers geacht op deze derde donderdag van april hun secretaresse in het zonnetje te zetten, doorgaans met een bos bloemen. Dit jaar verwachten overigens maar weinig secretaresses een attentie van de baas. Volgens onderzoek van uitzendbureau Unique rekent driekwart van de secretaresses op niets. Een magere 8 procent verwacht wel met zekerheid een attentie. Een sneue 4 procent bestelt elk jaar zelf haar eigen cadeau. De animo voor secretaressedag taant snel. Vorig jaar verwachtte nog 45 procent niets van de werkgever.

Het beeld past wel een beetje bij de andere rol die de secretaresse inmiddels heeft en die veel minder hiërarchisch gekleurd is dan vroeger. Ze hoeft niet zo nodig meer goedkeuring van een baas, én: –een van de redenen dat dit Amerikaanse idee in 1989 zijn intrede deed in Nederland– haar imago hoeft met zo’n bloemetje ook niet verbeterd te worden. Dat idee suggereert immers dat ze werk doet dat imagoverbetering behoeft, en zo bezien kan een bloemetje zelfs vernederend overkomen. „We vonden het gênant, die cadeautjes, ook naar andere collega’s”, schrijft Marjan op de website ontsecretaressen.nl. „Iedereen doet zijn ding en ons werk is niet specialer dan dat van een ander!” vult Anke Eenkoren aan. Zoraïda Bos pleit voor complimentjes op de juiste tijd. „Ik heb nooit begrepen waarom deze dag in het leven is geroepen. Een spontaan compliment of bloemetje is effectiever dan de verplichte bos bloemen op secretaressedag.”

Secretaresse zoekt naar nieuwe rol

Economie

RD.nl in uw mailbox?