Nog ruim twee jaar en dan moet iedereen het onder de knie hebben. Uiterlijk vanaf 1 januari 2014 moet de nieuwe werkkostenregeling ingevoerd zijn bij alle bedrijven en instellingen. Van belang om te weten is allereerst wat de regeling inhoudt en wat de verschillen zijn met de huidige voorwaarden. Zonder uitputtend te zijn is er wel een globaal overzicht te geven.

Een werkgever mag aan medewerkers zaken vergoeden via het brutoloon. Zodoende hoeft hierover geen belasting betaald te worden. De nieuwe werkkostenregeling zorgt ervoor dat de regels hiervoor beter gestroomlijnd worden. Kort gezegd is het een andere verdeling van zaken die onbelast aan medewerkers vergoed mogen worden.

Deze nieuwe werkkostenregeling geldt tot een maximum van 1,4 procent van de totale loonsom bij het bedrijf. Dus niet meer een verrekening per medewerker, maar over alle medewerkers; dat is een fikse verandering. Dit zou minder administratieve lasten met zich mee moeten brengen. Alle overige vergoedingen en verstrekkingen die je niet als zodanig aanmerkt, moeten bij de werknemer als loon belast worden.

De werkgever mag op dit moment nog een keuze maken over het moment van invoering. Voor het maken van een verstandige keus is het goed om eerst een inventarisatie te maken van de huidige stand van zaken.

Voor werkgevers die op dit moment veel vergoedingen verstrekken (boven de 1,4 procent) zal het verstandig zijn om de invoering nog uit te stellen en op dit moment te gaan kijken (met de medezeggenschapsorganen/werknemers) hoe met het totaalpakket wordt omgegaan.

Op het moment dat het totaalbedrag dat in het kader van de werkkostenregeling aan medewerkers wordt verstrekt boven de 1,4 procent uitkomt, moet over het overige een eindheffing van 80 procent worden betaald.

Er zijn natuurlijk vrijstellingen. Binnen bepaalde regels mogen die zaken vrij verstrekt worden die niet onder de 1,4 procentsregeling vallen. Denk hierbij aan abonnementen en losse kaartjes voor het openbaar vervoer en vergoeding voor reizen met eigen vervoer tot een maximum van 19 cent voor dienstreizen en verblijfskosten. Maar ook cursussen, congressen, maaltijden als gevolg van overwerk en verhuiskosten. Verder zijn er zaken die gezien worden als loon in natura maar met een nihilwaarde, zoals arbovoorzieningen, bedrijfskleding en een mobieltje.

De werkgever kan zelf bepalen welke vergoedingen hij behandeld als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onderbrengt en welke hij als loon behandelt en dus normaal belast. Dit mag zelfs per medewerker verschillen.

Kortom, er komt veel bij kijken. Kundige voorlichting voor werkgevers, maar ook voor vertegenwoordigers van werknemers is van groot belang. Zo kunnen hoge naheffingen of onnodige ingrepen in regelingen voorkomen worden. In het kader van de nieuwe werkkostenregeling dient iedere regeling opnieuw gewogen te worden.

De vraag is steeds of deze valt onder de nieuwe werkkostenregeling, of het een (gerichte) vrijstelling is, of het soms loon in natura met een nihilwaarde betreft en of het loon wel belast moet worden op de loonstrook.

De nieuwe werkkostenregeling. Misschien een verschrikking? Een uitdaging is het in ieder geval.

De auteur is werkzaam bij de RMU als jurist collectieve belangenbehartiging. Reageren aan scribent? socialezaken@refdag.nl