Pling. „U hebt nieuwe mail ontvangen.” Een bekend ritueel. Mail is niet meer weg te denken als communicatiemiddel. Waarom dan geen acceptgiro’s verzenden via e-mail, dachten de oprichters van AcceptEmail.Het Amsterdamse bedrijf presenteerde dinsdag deze manier van factureren. Het systeem werkt kinderlijk eenvoudig. Een bedrijf of organisatie verstuurt een acceptgiro naar zijn relatie. In deze mail staan alle betaalgegevens. Verder vermeldt de digitale nota de betaaltermijn.

Met een druk op een link verschijnt een keuzemenu waar de betaler kan kiezen voor zijn bank. Vervolgens verschijnt de vertrouwde internetbankieromgeving, waar de betaling kan worden gedaan. Tikfouten zijn niet mogelijk, het programma ’leest’ de mail en neemt de gegevens over. Is de betaling eenmaal gedaan, dan wijzigt de status in de e-mail van ”te betalen” naar ”betaald”. Daarvoor moet de betaler uiteraard wel online zijn.

Volgens woordvoerder Teun Gautier van AcceptEmail kunnen bedrijven kosten besparen. „Jaarlijks worden 170 miljoen acceptgiro’s verwerkt. De totale kosten bedragen ongeveer 300 miljoen euro. Schrap dan alleen de postzegel, dat scheelt al miljoenen. Verder neemt het aantal fouten bij de verwerking af en biedt e-mail diverse reclamemogelijkheden.”

Als in april de eerste mails de deur uitgaan, verwacht Gautier zelfs dat consumenten beter gaan betalen nu ze via het e-mailprogramma dagelijks op de hoogte blijven van de openstaande rekening. Overigens moet de gebruiker dan wel een apart mapje aanmaken met nota’s, anders verdwijnt de factuur tussen spam, fun- en fanmail.

AcceptEmail benadrukt sterk de voordelen voor de consument: meer overzicht, keuze in betaalmethode en de mogelijkheid om nota’s door te sturen naar een rijke pa of tante. Toch overtuigen deze argumenten maar ten dele.

De reden hiervoor is een alternatief dat de gezamenlijke banken vorig jaar aankondigden: de digitale notabox. Bij de Rabobank kunnen klanten vanaf begin dit jaar gebruik maken van de notabox, de verwachting is dat ABN AMRO, Postbank en ING snel zullen volgen. Facturen komen bij deze methode rechtstreeks in het internetbankierprogramma, waarna betaling kan plaatshebben. De mail van AcceptEmail lijkt in dit proces een extra en daarom overbodige stap.

De postorderbedrijven Neckermann en Quelle en de kabelexploitanten Casema en Multikabel werken al met de notabox. Concerns als KPN, Eneco Energie en Agis Zorgverzekeringen hebben aangegeven met deze standaard te gaan werken.

„AcceptEmail is vooral interessant voor bedrijven die af en toe een acceptgiro naar hun klanten sturen”, aldus Pieter Stal van Global Collect. Dit voormalig onderdeel van TPG Post verzorgt het versturen en incasseren van acceptgiro’s voor bedrijven als KLM en Reed Elsevier. „Voor een bedrijf als KLM is het niet interessant om van een eenmalige klant bankgegevens te moeten opvragen. Dat ligt voor bijvoorbeeld KPN en Eneco anders, zij hebben langlopende contracten met particulieren. AcceptEmail is een open systeem, terwijl de notabox een gesloten systeem is.”

Stal verwacht dat zijn klanten gebruik gaan maken van Accept-Email. „Het systeem is laagdrempeliger dan de notabox.”

Woordvoerder Paul van den Berg van de Rabobank vraag zich af of „het uit oogpunt van betrouwbaarheid handig is om acceptgiro’s te ontvangen op een plek waar ook spam binnenkomt.” Van den Berg wil niet zeggen of banken AcceptEmail zien als concurrent.

De initiatiefnemers van AcceptEmail geloven dat beide initiatieven naast elkaar kunnen blijven bestaan. „Ze vullen elkaar aan.” Of de consument dat ook zo ervaart, is de vraag.

Eén ding is wel duidelijk. De papieren acceptgiro heeft zijn langste tijd gehad.