Vrijwilligers in de kerk zijn kostbaar, juist ook in het kerkelijk jeugdwerk. Ze zijn een belangrijke spil in de geloofsopvoeding van de jongeren van de gemeente. Daarom verdienen ze aandacht en goede begeleiding.

Vrijwilligers vasthouden begint bij een goede manier van werven. Uit mijn onderzoek in verschillende kerkelijke gemeenten blijkt dat er vijf punten zijn waarin meer geïnvesteerd kan worden.

Geen gaten vullen

Om te beginnen is het nodig om méér te werven vanuit een duidelijke visie. Als er in de kerkelijke gemeente een tekort aan vrijwilligers is, bestaat de neiging om eenvoudigweg mee te delen dat er nog ”gaten” zijn die ”gevuld” moeten worden, want „anders kan een activiteit niet doorgaan”. Vanuit schuldgevoel of plichtsbesef zullen er dan misschien mensen zijn die tijdelijk de gaten willen dichten.

Een duurzamere manier is om potentiële vrijwilligers te vragen vanuit een Bijbelse visie: „Wil je bijdragen aan Gods werk met jongeren, of aan de geloofsopvoeding van de kinderen van de gemeente?” Daarmee zet je mensen niet onder druk, maar geef je een mogelijkheid om God en Zijn gemeente bewust te dienen.

Ook is het goed om duidelijk aan te geven wat er verwacht wordt en wat de taakomschrijving is. Dat voorkomt veel zorgen en frustraties, zowel bij degene die uitvoert (de vrijwilliger) als bij degene die aanstuurt. Zet bijvoorbeeld op papier wat de functie precies inhoudt, hoeveel tijdsinvestering die waarschijnlijk vraagt, welke hulpmiddelen (materialen) er beschikbaar zijn, enzovoort. Geef ook aan welke talenten en interesses bij de functie passen. De potentiële vrijwilliger weet dan beter waar hij of zij al dan niet aan begint.

Eerst meekijken

Potentiële vrijwilligers hebben vaak nog veel vragen en twijfels: Wat als het niet bij me past? Heb ik wel tijd genoeg? Zijn de mensen met wie ik samenwerk leuk? Een goede taakomschrijving helpt, maar ervaring is beter. Laat hen daarom eerst eens meekijken bij een activiteit en bied hun daarvoor een concrete datum en tijd: „Vrijdagavond 26 mei komt heel goed uit.” Pas op! Dit is niet stiekem een inwerktraject. Het is een laagdrempelige manier om even te proeven aan een vorm van jeugdwerk. Geef alle ruimte om daarna alsnog nee te zeggen.

Talentenbank

Een vierde factor is de inzet van sociale media. De ervaring leert dat weinig mensen reageren op een oproep op sociale media; toch worden de kansen ervan over het hoofd gezien. Zorg daarom voor een kerkwebsite die up-to-date is, met een plek voor vrijwilligersvacatures. Gebruik daarnaast digitale middelen, zoals een kerkapp, om foto’s, video’s en verhalen met anderen te delen. Die laten zien hoe mooi het is om je in te zetten voor het jeugdwerk.

Ten slotte is het belangrijk om ”gavengericht” te zoeken. Paulus schrijft in 1 Korinthe 12 over de gemeente als het lichaam van Christus met verschillende leden en gaven. Als iedere christen op de voor hem of haar juiste plek dient, functioneert het lichaam het beste.

Ga daarom niet ”vacaturegericht” (welk gat moet gevuld worden?) maar gavengericht werven door de gaven, interesses en ervaringen van gemeenteleden te inventariseren. Hierbij kun je denken aan een soort ”talentenbank”. Is er bijvoorbeeld iemand die heeft aangegeven goed met kinderen te kunnen omgaan? Dan is hij of zij misschien dé persoon voor de kinderclub.

Begeleiden

Als er vrijwilligers gevonden zijn, is het vervolgens belangrijk hen goed te begeleiden. Ook daarin zou meer en bewuster geïnvesteerd kunnen worden, zo blijkt uit mijn onderzoek. Opnieuw enkele aandachtspunten.

Net zoals bij het werven van vrijwilligers is ook bij de begeleiding van hen een heldere visie belangrijk. Die moet voortdurend onder de aandacht gebracht worden. Vrijwilligers willen graag herinnerd worden aan de reden van hun inspanningen: „Waar doen we het voor?” Een gezamenlijk gedragen Bijbelse visie bemoedigt kerkelijke vrijwilligers in hun taak. Bovendien verbindt die visie de verschillende jeugdwerkactiviteiten met elkaar. Een gezamenlijk startmoment aan het begin van een nieuw seizoen kan hiervoor een goed hulpmiddel zijn.

Een nieuwe vrijwilliger is een kwetsbare vrijwilliger. De eerste momenten van een vrijwilliger met een nieuwe rol zijn daarom erg belangrijk. Houd in de gaten of de verwachtingen helder zijn en koppel die persoon aan een buddy aan wie hij of zij vragen kan stellen. Vrijwilligers willen namelijk graag dat het goed gaat en vragen zich soms af of ze wel echt geschikt zijn voor de taak die ze kregen. Erover praten kan al veel twijfels en zorgen wegnemen.

Ontzorgen

Vrijwilligers hebben vaak veel aan hun hoofd. Je kunt hen ontzorgen door gericht in te spelen op wat ze lastig vinden. Inventariseer daarom proactief waar ze moeite mee hebben. Zorg vervolgens ook voor passende toerusting voor de vaardigheden die ze moeilijk vinden. Bijvoorbeeld een cursus over ”orde op de club” of ”het geloofsgesprek met tieners”.

Naast vaardigheden hebben vrijwilligers ook praktische behoeften, zoals een geschikte clubruimte, prettig (les)materiaal en budget voor uitjes. Het zal lang niet altijd lukken om daar allemaal in te voorzien, als ze maar merken dat er ruimte is en echt naar hen geluisterd wordt.

Exitgesprek

Goed afscheid nemen van een vrijwilliger wordt nogal eens vergeten. Toch moet hier zorgvuldig mee worden omgegaan. Neem een moment in het team om de vrijwilliger in het zonnetje te zetten. Een ”exitgesprek” biedt daarnaast een laatste mogelijkheid om de inzet van de vrijwilliger te waarderen. Focus daarbij op wat goed is gegaan en trek lering uit positieve en negatieve ervaringen. Benut het gesprek om de vertrekkende vrijwilliger op een andere manier betrokken te houden bij de gemeente.

Tot slot: de noodzaak van positieve feedback. Elk mens heeft bevestiging nodig en dat geldt zeker voor vrijwilligers. Zo hebben ze het gevoel dat hun inzet de tijd en energie waard is. Bedank hen waar je hen ook tegenkomt en maak daar een gewoonte van. Zie je hen niet direct aan het werk? Stimuleer dan teamleden om elkaar regelmatig te complimenteren. Dit geeft een gevoel van voldoening.

Vrijwilligerswerk mag ons iets kosten, zeker als het gaat om Gods gemeente. Maar het zou jammer zijn als we het onnodig zuchtend doen. Een goed vrijwilligersbeleid is daarom nodig

De auteur was stagiaire bij de HGJB (hbo-theologie). Dit artikel is een samenvatting van haar afstudeeronderzoek ”Vrijwilligersmanagement in kerkelijk jeugdwerk”.