Anthony van der Wulp en Timo van Houdt, respectievelijk secretaris en penningmeester van het bestuur van de SKI, gaven rond het middaguur een toelichting op de totstandkoming van het platform. „In de jaren tachtig van de vorige eeuw kwam het ”gele boekje” uit. Dat was ook de tijd waarin kerkelijke archiefbeheerders terechtkonden bij een professionele archiefdienst en verschillende adviseurs. Die situatie is inmiddels veranderd”, aldus Van der Wulp. „Toen het dienstencentrum van de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) aangaf niet meer verder te willen werken met de traditionele structuur en gemeenten doorverwees naar de SKI, hebben we de stichting medio 2018 opgericht”, vulde Van Houdt aan.

Het bestuur merkte dat het aantal vragen over kerkelijk informatiebeheer toeneemt. Van der Wulp: „Dat komt enerzijds door de groeiende interesse in de geschiedenis van kerken. Anderzijds worden de vragen van kerkelijke archiefbeheerders en kerkenraden steeds ingewikkelder vanwege het proces van digitalisering.”

In plaats van een heruitgave van een „statisch” papieren handboek, koos de SKI voor de lancering van een digitaal platform. „Het doel is tweeledig”, aldus Van der Wulp. „We willen het digitaal ”Handboek kerkelijk informatiebeheer” blijvend gratis beschikbaar stellen en ook een kennisnetwerk in leven houden.” Volgens de secretaris hebben inmiddels vijftien auteurs hun medewerking aan het boekje toegezegd. Ook is er het plan om een redactie te formeren die ervoor zorgt dat het boekje „helder, bondig en doorzoekbaar” is.

Aanmeldingen

Het aantal aanmeldingen voor de studiedag overtrof de verwachtingen, aldus dr. Gert van Klinken, universitair docent kerkgeschiedenis aan de PThU, in zijn openingswoord. „Vandaag zijn er tachtig mensen aanwezig en de extra bijeenkomst die op 30 maart wordt gehouden, is ook volgeboekt. Dat geeft wel aan dat we dezelfde zorg en liefde met elkaar delen.”

Van Klinken noemde een praktijkvoorbeeld om die uitspraak te illustreren. „Toen ik onderzoek wilde doen naar de geschiedenis van de Nederlands hervormde classis Oost-Groningen in oorlogstijd, wist niemand waar het archief van die classis gebleven was. Eerst werd ik verwezen naar de schuur van de inmiddels overleden scriba. Daarna bleek dat de historische vereniging het archief had overgenomen en op een zolder had neergezet, achter de spullen van de drumband in de kerk van Bourtange. Dat klinkt allemaal als een heel romantisch kerkhistorisch onderzoek, maar zo willen we het als kerkhistorici juist niet hebben. Archieven moeten goed bewaard worden.”

Prof. dr. Fred van Lieburg, hoogleraar religiegeschiedenis aan de Vrije Universiteit (VU) Amsterdam, hield een inleiding over een „basale vraag” die iemand uit het publiek had ingediend. „Waarom is het eigenlijk belangrijk om een kerkelijk archief te hebben?” Prof. Van Lieburg gaf aan dat een archief zowel voor de kerk, als voor de samenleving en het nageslacht belangrijk is. „Neem nu de notulen van de Dordtse synode. Die zijn jarenlang goed bewaard en werden driejaarlijks gecontroleerd door verschillende predikanten. Dat had enerzijds een symbolische betekenis, maar door die uitstekende ordening kunnen de bronnen nu worden uitgegeven.”

Wiljan Puttenstein, hoofd bibliotheek en archivaris aan de PThU –en tevens archiefbeheerder in de Nederlands gereformeerde kerk te Wezep– gaf in zijn toelichting een beeld van de invloed van digitalisering op bibliotheken en archieven in de context van de universiteit. „Je ziet hybride bibliotheken en archieven ontstaan”, aldus Puttenstein. „Dat betekent dat veel materiaal al digitaal is aangemaakt of inmiddels is gedigitaliseerd, terwijl er ook nog veel papierwerk aanwezig is. In de bibliotheek van de PThU hebben we bijvoorbeeld ruim 100.000 boek- en tijdschrifttitels, zo’n 100 meter aan archieven van hoogleraren en meer dan 8000 e-books en e-journals.”

Onderzoekers kunnen op internet terecht voor miljoenen pagina’s uit kranten en tijdschriften. Puttenstein: „Via Archieven.nl krijgen zij toegang tot meer dan 3 miljoen gedigitaliseerde krantenpagina’s. Delpher.nl biedt zelfs de mogelijkheid om meer dan 100 miljoen pagina’s uit kranten en tijdschriften te raadplegen. Dat materiaal is allemaal gedigitaliseerd.”

Dagelijkse praktijk

Een groot deel van de studiedag was gericht op de dagelijkse praktijk van archiefbeheer. Prof. dr. George Harinck vertelde als directeur van het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt (GKV), gevestigd te Kampen, wat zijn organisatie kan betekenen voor het archiefbeheer van kerkelijke gemeenten. Hij bracht in herinnering hoe na de generale synode van de GKV in 1999 voor het eerst sprake was van een digitaal archief. „Inmiddels werkt de meerderheid van de kerkenraden in de GKV, maar ook in de NGK, met digitale vergaderstukken. Kerkenraadsleden pakken vaker een iPad dan een notulenboekje.”

Het middagprogramma werd grotendeels gevuld door workshops, nadat Lolke Folkertsma (oud-rijksarchivaris in Overijssel en gemeentearchivaris van Zwolle en Deventer) en Gerrit Bril (provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel) iets hadden verteld over het bewaren en vernietigen van archieven. „Ruim regelmatig bestanden op. Kortom: archiveer ook echt”, luidde het praktische advies. „Het uitgangspunt is dat je persoonsgegevens bewaart zolang ze nodig zijn.”

>>kerkelijkinformatiebeheer.nl