Een tijdje geleden ontving ik een mail van iemand die ik zou gaan interviewen. Ik had hem nog nooit ontmoet, alleen kort gesproken via de telefoon. Hij mailde me de locatie waar het gesprek zou plaatsvinden. We zien elkaar dan en dan, daar en daar, schreef hij. Warme groet, Joost.

Warme groet. Ik moest denken aan warme soep en warme handen en allerlei andere warme dingen. En toen dacht ik: ieuw! Het was een zakelijke, nette mail. Met een lief bedoeld maar buitensporig slot.

Nog zoiets. Laatst belandde ik in een serieuze, zakelijke mailwisseling waarin een van de mailenden steevast als aanhef kortweg het moment van de dag benoemde. „Middag Alex”, schreef hij, en „Avond Sophie.” Alsof de aangesproken persoon niet zou weten op welk uur hij leefde en daar bij monde van de e-mailende eventjes op gewezen moest worden. Er bestaat natuurlijk de gezellige, ontbijttafelige uitdrukking ”môge”. „Middag Alex” was ongetwijfeld bedoeld in het verlengde daarvan, maar het stond hier een beetje mal.

Verder heeft een vriend van mij de gewoonte om zijn mails af te sluiten met het beknopte Gr. Gr, dat zeg ik ook weleens tegen mijn zoontje als ik een leeuw nadoe.

Deze voorbeelden zijn geen briljantjes, qua epistolaire etiquette. En ze staan niet op zichzelf, want ik kan nog wel even doorgaan met het serveren van voorbeelden uit mijn mailarchief.

Volgens docent huisartsgeneeskunde aan het Leids Universitair Medisch Centrum Pieter Barnhoorn is het niet best gesteld met de e-mailetiquette van studenten, zo zei hij onlangs in het Leids Universitair Weekblad Mare. Hij is lid van de commissie professioneel gedrag van de universiteit en verzamelde in die hoedanigheid mails van studenten van diverse faculteiten. Studenten gaan de mist in met familiaire aanheffen zoals ”Hoi” en ”Hallo” en ”Yo, meneer”, laten de aanhef in zijn geheel weg, sturen mails van adressen als ”twinkeltje32” en sluiten af met ”kusjes”.

Barnhoorn is bang dat dit probleem met mailetiquette iets zegt over de samenleving. „Als ik dit soort mails krijg dan tel ik eerst tot tien, zing een psalm en wacht even tot de adrenaline weggeëbd is. Dan stuur ik een antwoord. Ik ga dan in op de gestelde vraag. Maar ik leg ook wel uit wat er schort aan hun e-mailetiquette. Als ik de studenten dan later spreek, kijk ik even of ze niet te veel in hun wiek zijn geschoten. Dat blijkt dan meestal niet zo te zijn. Ze vertellen me dat ze gewoon nooit eerder op dergelijke zaken waren gewezen.”

Het is blijkbaar niet eenvoudig. Hoewel taal bij uitstek het instrument is om gezag, beleefdheid en beschaving mee uit te drukken, ‘misbruiken’ we dat instrument in de praktijk nogal vaak.

Wellicht heeft het met het medium e-mail te maken. Tegenwoordig de elektronische variant van de fysieke brief, maar doorgaans beschouwd als intrinsiek informeel. Er zijn regels genoeg voorhanden die voorschrijven hoe een goede (zakelijke) e-mail opgesteld zou moeten worden. Op taaladvies.net staat bijvoorbeeld de heldere richtlijn: „Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest.”

We zouden het dus kúnnen weten. Maar in de praktijk weten we het niet, met al onze hoi’s en hi’s en warme en grote en duurzame en groene en positieve groeten en onze kusjes en doei’s.

Misschien zit het wel in onze volksaard, speculeer ik nu. Onze taal bezit niet zo veel beleefdheden en onze communicatie niet zo veel rituelen. Er is vrij weinig context nodig om ons te kunnen begrijpen. We zeggen wat we bedoelen en bam. Volgens hoogleraar Erin Meyer van de Franse businessschool Insead zijn we lomp, direct en hebben we een autoriteitsprobleem, zo schrijft hij in zijn boek ”The Culture Map” uit 2014.

De Lage Landen zijn egalitair: de verhouding tussen werknemer en leidinggevende is bijvoorbeeld weinig hiërarchisch. Je leidinggevende tutoyeer je vrijwel standaard. En je kunt tijdens een vergadering rustig tegen hem of haar zeggen: „Nou Willem/Paulien, met alle respect, dat ben ik toch niet helemáál met je eens” – zelfs kortaffere varianten daarvan komen ongestraft voor.

Ook de belangrijkste man van Nederland, premier Rutte, kan het niet losjes genoeg. Zo was hij laatst gasthoofdredacteur van de Margriet. Columniste Aaf Brandt Corstius interviewde hem in het vrouwenblad en moest hem op zijn verzoek tutoyeren en Mark noemen. „Was je stout?” vroeg Aaf. „Ik was wel een lastige kleuter”, beaamde Mark.

Die andere belangrijke man van Nederland, onze koning, wordt in de volksmond wel Willy genoemd, dankzij het tweede leven dat hij leidt in de filmpjes van Lucky TV. Zelf is koning Willem-Alexander geen protocolfetisjist, zo sprak hij kort voor zijn inhuldiging. „Mensen mogen me aanspreken zoals ze willen, omdat ze daarmee op hun gemak kunnen zijn.”

Kom na Mark en Willy maar eens om ”Geachte heer Claessens”. Wij Nederlanders zijn gewoon een beetje intrinsiek informeel. Zelfs in de tijd van etiquettekoningin Amy Groskamp-ten Have hadden we er al last van. „Als tegenwoordig jongemenschen aan ouders of grootouders schrijven, eindigen zij vaak met het schrijven van hun naam zonder meer”, verzucht Amy in haar etiquettebijbel ”Hoe hoort het eigenlijk”. „B.v.: Ik laat nog wel hooren wanneer ik over kan komen – Piet. (…) De ouderwetsche formuleering: Uwe u liefhebbende – is langzamerhand geheel uit de mode geraakt, maar hoeveel aardiger en hartelijker staat het wanneer er onder zoo’n brief staat: Uw Willem of: Uw Piet.”

Ter relativering van dit alles: ”Uw Piet” is natuurlijk raar, en allang niet meer van deze tijd. Taal verandert, net als wij. Op een dag zullen ”Doei” en ”Gr” respectabele groeten zijn, voor iedereen. Maar misschien kunnen we dat moment zo lang mogelijk uitstellen.