De toogdag is georganiseerd door de Commissie ter registratie van kerkelijke en semikerkelijke Protestantse Archieven (CPA). De digitalisering stelt scriba’s en archivarissen van kerken voor ingewikkelde vragen. Op de dag proberen verschillende sprekers antwoorden te geven op die vragen, vertelt Lieuwe Zoodsma, voorzitter van de CPA en directeur van het Noord-Hollands Archief.

Waarom is een archief zo belangrijk?

„Hier in Haarlem stamt het archief van de hervormde Grote of Sint-Bavokerk al uit de middeleeuwen. Het is deel van het collectieve geheugen van de maatschappij. Je kunt er gegevens vinden over de armenzorg, die lange tijd voor een groot deel door de kerk werd georganiseerd. Je kunt ook historische ontwikkelingen terugzien: het is bijvoorbeeld heel goed te volgen welke gevolgen de Reformatie had voor het goederenbezit en het grondbezit van de kerk. Bovendien kun je van dag tot dag de inschrijvingen van migranten uit de zuidelijke Nederlanden volgen, die voor hun geloof naar de noordelijke Nederlanden en dus ook naar Haarlem vluchtten. Zelfs beroemdheden als Frans Hals staan er ook in.”

Wie neust er zoal in een kerkelijk archief?

„Mensen die op zoek zijn naar hun roots kunnen er waardevolle dingen vinden, maar vooral voor kerkvoogdijen is het ook juridisch van belang de rechten en plichten op een rij te hebben. Nu veel gebouwen worden afgestoten, zitten kerkrentmeesters met de handen in het haar: hoe zat het ook alweer? Is het gebouw helemaal ons eigendom? Wat kunnen we er allemaal mee? Dan is het een opluchting als het archief op orde en toegankelijk is.”

Wordt er steeds meer bewaard of juist steeds minder?

„Alles wat vroeger belangrijk was is het nu ook, in die zin worden dezelfde dingen bewaard. Grofweg geldt: je bewaart alles waar belangrijke (rechts)handelingen in zijn vastgelegd. Dat kunnen notulen, verslagen en contracten zijn, maar ook correspondentie die betrekking heeft op het geloofsleven van kerkleden kan daaronder vallen. De manier van bewaren is wel veranderd. Vroeger ging er veel verloren doordat archieven zich op tochtige zolders of in vochtige kelders bevonden. Na een paar honderd jaar kun je dan alles kwijt zijn. Tegenwoordig worden archieven beter bewaard.”

Toch maakt Zoodsma zich zorgen. Nu de overstap gemaakt is naar het digitale tijdperk, dreigen er ook problemen rond de archivering. Vooral voor dat probleem is zaterdag veel aandacht. Zoodsma: „Kerkenraden worstelen ermee hoe zij op een verantwoorde en betrouwbare wijze de overgang moeten realiseren van analoge naar digitale archivering. Als wij niet oppassen in kerkelijk Nederland dan gaat het dezelfde kant op als met de overheid, waar een paar jaar geleden een rapport werd gepresenteerd met als sprekende titel: ”Een dementerende overheid?” Daaruit bleek dat er veel verloren dreigde te gaan.”

Er raakt steeds meer kwijt, aldus Zoodsma. „Veel staat op oude diskettes; die informatie moet op een of andere manier worden veiliggesteld. Vandaar deze toogdag. Eerlijk gezegd zijn we geschrokken van het aantal reacties en vragen over dit onderwerp. Het blijkt te leven, en de mensen komen uit het hele land en uit allerlei kerkelijke hoeken, van evangelisch tot doopsgezind. We hebben plek voor ongeveer 110 mensen, maar sinds vorige week loopt het storm.”

Welke tips hebt u voor scriba’s en kerkelijke archivarissen die worstelen met de digitalisering?

„Zorg voor uniformering. Dus sla alles op één digitale drager op, in plaats van dat op allerlei verschillende laptops en computers de notulen rondzwerven. En schaf een bewaarprogramma aan, met of zonder hulp. Er is ook al speciale software voor kerkelijke archieven, er is zelfs een bedrijf dat daarin gespecialiseerd is en dat de toogdag ook mede sponsort. We geven geen ruimte aan een commerciële presentatie maar ze mogen wel desgewenst toelichting geven”

Heeft een papieren archief nog toekomst?

„In het jaar 2000 dachten we dat het in 2010 helemaal afgelopen zou zijn. Maar zo werkt het niet. Het is waarschijnlijk dat er in de toekomst een digitaal archief is, maar dat er daarnaast ook papieren kopieën zullen blijven bestaan.”

Wordt deze tijd later een witte plek in de archieven?

„Ja, dat is wel de verwachting. Dat zie je nu al gebeuren. In de begintijd van de fax hadden we zogeheten natte faxen: de tekst van processen-verbaal van bijvoorbeeld het openbaar ministerie werd afgedrukt met blauwe inkt. Die is nu inmiddels verbleekt met als gevolg dat hele meters archief niet meer te lezen zijn.”

Wat is er leuk aan werken met archieven?

„Het is een historische sensatie. Stukken zelf in je handen houden is een belevenis waar mensen voor terugkomen. We leven natuurlijk ook in een belevingscultuur. Dat zie je ook als je hier in de studiezaal rondloopt: er zitten kinderen, studenten en ouderen, mannen en vrouwen van alle leeftijden. Het archief is allang niet meer iets voor oude heren die met stambomen bezig zijn.”