Toch in dezelfde zaal vergaderen, al is het dan virtueel

Videobellen voor overleg met collega's. beeld iStock

Thuiswerken blijft voorlopig de norm. Voor de een goed nieuws, voor de ander een tegenvaller. Om online teamoverleg prettiger te maken, heeft Microsoft sinds kort een nieuwe variant van videobellen: Together mode.

Konden duizenden werkenden de afgelopen zomer weer mondjesmaat naar kantoor komen, sinds twee weken geldt er weer het dringend advies om zoveel mogelijk thuis te werken. De maatregel moet verdere verspreiding van het coronavirus tegengaan. Hoe lang de situatie nog nodig zal zijn, is nog onduidelijk.

Bij VodafoneZiggo wordt thuiswerken in ieder geval structureel, zo liet het telecommunicatiebedrijf dinsdag weten. Na coronatijd zal het uitgangspunt voor de medewerkers zijn om de helft van de werkweek vanuit huis te werken, al blijft dit wel op vrijwillige basis. VodafoneZiggo stelt de eerste Nederlandse organisatie te zijn die voor de lange termijn zo’n ”hybride” beleid invoert.

Ook verzekeraar Nationale Nederlanden geeft zijn bijna 15.000 medewerkers een termijnbeeld: tot 1 april thuiswerken is daar de norm. „Wij verwachten dat deze thuiswerkperiode nog tot april zeker nodig zal zijn. Bij onze organisatie waren we al gewend aan thuiswerken”, laat een woordvoerder weten. Wel evalueert de verzekeraar de thuiswerksituatie telkens. Als mensen niet goed kunnen thuiswerken –om welke reden dan ook–, kan diens manager toestemming geven om naar kantoor te komen.

„Managers houden regelmatig onderzoeken naar de teneur onder het personeel. Er zijn leidinggevenden die een wandeling plannen om bij te praten met een medewerker. Onderling hebben collega’s veel digitaal contact, zowel de borrel op vrijdagmiddag als het werkoverleg verloopt zo. Veel contact gaat via Teams”, zegt de woordvoerder.

Teamsen

Online overleggen met collega’s via het videobelprogramma Microsoft Teams: sinds coronatijd is ‘teamsen’ voor menigeen een bekend werkritueel. Echter, het blijkt een matige vervanger van het praatje bij de koffieautomaat of de brainstorm in het vergaderzaaltje, zeggen veel werkenden. Ze missen de interactie met elkaar en het groepsgevoel. Na een uur lang turen naar een galerij met paar vierkante schermpjes, steekt ook vermoeidheid bij menigeen de kop op.

Daar bedacht softwarereus Microsoft iets op: de Together mode. Deze nieuwe variant ‘plakt’ het gezicht van iedere deelnemer in dezelfde achtergrond. Daardoor lijkt het alsof iedereen bij elkaar zit in een vergaderzaal, koffiecorner of collegezaal. Het programma is sinds oktober te gebruiken.

Een hele verbetering, vindt adviseur Nadine Lammers, werkzaam bij work21, een bureau voor advies over mens en organisatie. „Together mode is minder vermoeiend omdat het overzichtelijker is dan het gewone Teams. In Together mode zie je je collega’s in een oogopslag. Iedereen heeft ook een vaste plek. Normaal verandert het beeldscherm telkens naar degene die aan het woord komt.”

Met haar collega’s van work21 heeft de adviseur en psychologe de nieuwigheid al geprobeerd, zei zij donderdag. „Together geeft meer plezier. We konden elkaar een high-five geven. Ook kan je de ander goed aankijken.”

Minder verscholen

De ‘samenmodus’ triggert het sociale bewustzijn van de deelnemers. Non-verbale communicatie zoals knikken of afgedwaald zijn, komen duidelijker over. „Het contact wordt wat natuurlijker. Je voelt je minder verscholen achter je laptop en gedraagt je meer alsof je in het echt bijeen bent. Daardoor ontstaat meer interactief en krijg je meer groepsgevoel.” Voor een goed gebruik zijn wel minimaal vier of vijf deelnemers nodig, aldus Lammers.

2020-10-23-BIN7-Videobellen-8-FC-V_webVideobelblunders, zo zijn ze te voorkomen