Efficiënt vergaderen, zo doe je dat

„Een goede voorbereiding is enorm belangrijk. Vaak worden meningen pas tijdens de vergadering gevormd, wat enorm veel tijd kost.” beeld iStock
2

Urenlang discussiëren zonder conclusie, collega’s die stiekem een spelletje spelen op hun mobiel, of een voorzitter die een uitgebreide monoloog houdt. Of het nu voor werk, de kerk of een sportvereniging is, vergaderen is voor velen geen favoriete bezigheid. Dat kan anders, zeggen Arie Lievaart en Jaap-Willem Mol. Ze geven trainingen om mensen te leren effectief te vergaderen.

Jeroen de Lang (49) weet alles van vergaderen. Als projectmanager voor het technologiebedrijf Strukton zit hij dagelijks urenlang met collega’s en klanten in een ruimte om projecten te bespreken, evalueren en bedenken. Hij is blij als hij even een excuus heeft om de vergadering te verlaten voor dit telefonische interview. „Sommige vergaderingen verlopen zo stroef. Dan moet er gepraat worden over allerlei eisen en documentatie. Of er wordt een review gegeven van een of ander technisch product. Daar moet ik bij zitten, maar ik kan mijn aandacht er dan echt niet bijhouden.”

Ook moet De Lang zelf regelmatig vergaderingen leiden. „Om te zorgen dat die vergaderingen goed verlopen, zorg ik dat ik zelf op tijd ben, dat alle spullen werken en dat ik de agenda voor m’n neus heb. Ik probeer er de vaart in te houden en maak af en toe een grapje tussendoor om de mensen scherp te houden.”

Els Swart (60) zit voor haar werk als fiscalist bij de Belastingdienst ook regelmatig in overleg. „In deze tijd van flexwerken zijn vergaderingen soms best leuk als middel om weer eens contact te hebben met je collega’s”, vertelt ze. Maar dat is dan ook het enige positieve wat ze over vergaderingen te zeggen heeft.

„De meeste managers zijn geen goede voorzitter. Ze hebben de teugels niet echt in handen. Dan komt zo’n vergadering neer op oeverloos gezwam waar je maar weinig mee opschiet. Een opfriscursus zou niet gek zijn. Weer even leren de regie te nemen, zonder dat de manager uitweidt over zijn of haar stokpaardjes.”

De beuk erin

Arie Lievaart (65) en Jaap-Willem Mol (30) zijn de oprichters van Spankracht, Teambegeleiding & Coaching. Zij schreven het boek ”Vergaderverkalking” met 21 „medicijnen” om weer effectief te vergaderen en geven trainingen effectief vergaderen bij organisaties.

Volgens Lievaart en Mol moeten we sowieso af van die standaardregel dat managers en directeuren altijd het voortouw nemen in een vergadering. „De rol van voorzitter moet worden verlegd”, vindt Lievaart. „Om een goede, effectieve vergadering te kunnen houden is het van belang dat de hiërarchie uit het overleg wordt gehaald. De beuk moet erin! Iedereen moet gelijk zijn, er mag geen ego in de weg zitten. Dan pas durft iedereen het achterste van zijn tong te laten zien.”

Dat is ook meteen het moeilijkste punt dat de mannen in hun boek en tijdens hun trainingen aandragen. „Je ziet dat dit voor een schrikeffect zorgt”, vertelt Mol. „Mensen moeten hun hele mindset veranderen; stoppen met denken in functies en beginnen met denken in rollen.”

Dit is volgens de mannen de ziekte die veel vergaderingen besmet en moet eerst aangepakt worden, maar om de symptomen te bestrijden, hebben ze in hun boek medicijnen voorgeschreven waarmee een overleg al een beetje kan opleven.

Spijbelaars

Jeroen de Lang blijkt al aardig wat te hebben opgestoken van effectief vergaderen. „Een goede voorbereiding is enorm belangrijk. Vaak worden meningen pas tijdens de vergadering gevormd, wat enorm veel tijd kost. Als iedereen zich vooraf inleest, kunnen beslissingen veel sneller worden genomen.”

Daarbij is het belangrijk dat de juiste personen aanwezig zijn bij het overleg. „Een vergadering hoeft niet per se leuk te zijn, als ze maar effectief is”, vindt Mol. „Vergaderingen waar je bij zit maar waar je eigenlijk niets aan hebt bij te dragen, zijn de ergste.”

Daarom moet er voorafgaand aan een vergadering goed worden gekeken naar de agendapunten en of de bijeenkomst nog relevant is. „Het is op zich wel handig om een vergadering vooruit te plannen, omdat iedereen deze datum dan kan vrijhouden in zijn of haar agenda”, vindt Lievaart. „Maar als er niets is om over te vergaderen, moet ook gewoon besloten worden om de vergadering af te zeggen. Tijdens een training heb ik ook weleens een vergadering niet door laten gaan omdat er heel weinig mensen waren komen opdagen. Dat vonden de collega’s die wel gekomen waren erg vervelend, en dat hebben ze de spijbelaars ook wel verteld. Dat gebeurt dus volgende keer niet meer.”

Ultieme teambuilding

Als we er allemaal zo’n hekel aan hebben, moeten we dan überhaupt nog wel vergaderingen houden? Absoluut, vinden de mannen. „De vergadering is het hart van de organisatie. Vandaar ook de naam van ons boek, ”Vergaderverkalking””, legt Lievaart uit.

„Een dichtgeslibde vergadering zorgt voor een ongezond gevoel in je bedrijf”, vult Mol aan. „Om een gezonde levensstijl op te pakken, komen we weer bij die verandering van mindset. De sleutel ligt bij de directeur. Is hij bereid zijn rol te veranderen, dus niet in de vergadering te zitten met zijn eigen ego, maar een gemeenschap te vormen met de rest van de groep? Als dat lukt, is een vergadering de ultieme teambuilding en durft iedereen te zeggen wat hij op zijn hart heeft. Als je met z’n allen hetzelfde doel van het bedrijf voor ogen hebt gekregen, kunnen er goede besluiten worden genomen.”

Rondvraag

Een ander medicijn voor het verwezenlijken van een effectieve vergadering is het afschaffen van een element dat bijna iedere vergadering bevat. „Het eerste wat we tijdens onze trainingen vaarwel zeggen is de rondvraag”, vertelt Lievaart.

„De rondvraag is voor iemand die zich niet heeft voorbereid of tijdens de vergadering niet heeft zitten opletten. Die kan dan een heel nieuw punt inbrengen, waar de rest zich helemaal niet op heeft kunnen voorbereiden, of begint weer over iets wat al besproken is. Er is geen tijdsbeperking op de rondvraag, en zo maak je de vergadering onnodig lang.”

Checklists

Op de website van Arie Lievaart en Jaap-Willem Mol zijn verschillende checklists en voorbeelden te downloaden die kunnen helpen een vergadering soepel te laten verlopen. De downloads zijn gratis bij het invoeren van naam en e-mailadres.

„Er staat een voorbeeldagenda bij waarin per punt is uitgeschreven welke vraag er onder dat punt beantwoord moet worden”, legt Mol uit. „Je ziet nu dat de agenda vaak bestaat uit een woord of korte zin als agendapunt. Dan moet tijdens de vergadering eerst worden uitgelegd wat dat punt precies inhoudt en kan er daarna pas over datgene gesproken worden. Dat kan allemaal veel korter.”

Lukt het niet om de vergaderingen tot een succes te maken met alleen de downloads, dan kunnen de mannen van Spankracht worden ingehuurd om een vergadering te komen analyseren en trainingen te geven. „Veel bedrijven zitten zo vast in hun gewoontes –verkalkt dus– dat ze niet meer zien wat er misgaat. Dan is het prettig als iemand van buitenaf even meekijkt”, vertelt Mol.

Het heeft volgens hen geen zin om een manier van vergaderen op te dringen die niet bij de organisatie past. „De manier van vergaderen maakt niet zo veel uit. Er moet gewoon duidelijkheid zijn. Spreek van tevoren af wat er bereikt moet worden. Er zit bij een bedrijf vaak voor duizenden euro’s om de tafel, die wil je zo efficiënt mogelijk benutten.”

Lievaart: „De kosten van een slecht besluit door een slechte vergadering zijn vele malen hoger dan de investering die je doet om de manier van vergaderen te optimaliseren.”

Lees hier meer over vergaderverkalking.