„Aanbesteding overheid lijkt vaak loterij'’

Prof. dr. Telgen zegt dat de uitkomst van aanbestedingen door de overheid in 20 procent van de gevallen blijkt te manipuleren. beeld Elroy van Sloten

Bij ongeveer twee derde van de aanbestedingen hanteert de overheid een verkeerde methodiek voor het bepalen van de winnaar. Daarnaast blijkt de uitkomst in 20 procent van die gevallen zelfs te manipuleren.

Dat stelt prof. dr. Jan Telgen, hoogleraar inkoopmanagement voor de publieke sector aan de Universiteit Twente. Hij neemt vrijdag afscheid.

Wat is aanbesteden?

„De overheid koopt diensten en producten in bij bedrijven. Om iedereen gelijke kansen te geven om een opdracht binnen te halen, kunnen bedrijven offertes uitbrengen. Wie de beste aanbieding doet, mag de opdracht uitvoeren. De lidstaten van de Europese Unie hebben afgesproken om van alle bedrijvigheid één markt te maken. De landen hebben nu dezelfde spelregels. Iedere overheidsinstantie, variërend van rijksoverheid tot gemeente, moet die van tevoren publiceren. Niet alleen de laagste prijs telt, maar ook kwaliteit. Om te bepalen wie dan de beste offerte heeft, worden punten gegeven voor alle onderdelen: dus punten voor prijs, punten voor levertijd enzovoorts. Wie dan in totaal de meeste punten heeft, wint de aanbesteding. De partijen die meedoen, krijgen elkaars inzending niet te zien.”

Waar zit dan het probleem?

„Aanbestedingen zijn vaak net een loterij. Ik heb onderzoek gedaan naar de praktijk. Daaruit bleek dat de overheid vaak –in twee derde van de aanbestedingen– een bepaalde wiskundige rekenmethode gebruikt om de punten toe te kennen. Dat gebeurt niet absoluut, maar relatief: er wordt gekeken hoe partijen op diverse onderdelen ten opzichte van elkaar scoren. Die methode pakt nogal eens verkeerd uit. Een voorbeeld: leverancier A en B strijden om een opdracht; A komt als beste uit de bus en krijgt de opdracht. Maar de opdracht zou naar partij B zijn gegaan als er een derde –kansloze– partij C had meegedaan. Het feit dat C niet deelneemt, zorgt dat partij A wint; als C wel meedoet, wint partij B. En dat terwijl de inhoud van het aanbod van A en B niet verandert.

Dat het al dan niet meedoen van een partij C de uitkomst kan veranderen, blijkt in 20 tot 30 procent van de gevallen mogelijk. Rechtszaken gaan vaak over wie er gewonnen zou moeten hebben.

Verder is een aanbesteding een enorm administratief proces voor zowel bedrijven als de inkopende overheidspartij. Ze moeten aan veel regeltjes –vaak kleinigheden– voldoen en voor de juiste papieren zorgen. Wie zich niet aan de regels houdt, kan een rechtszaak aan zijn broek krijgen.

Ook hebben inkopende partijen de neiging om veel voorwaarden te stellen. Bedrijven mogen niet even tussendoor bellen voor een toelichting. Het is verboden om contact te hebben tijdens de inschrijvingstermijn, omdat de ene ondernemer dan meer informatie zou hebben dan de andere. Maar dat maakt het lastig om een goede aanbieding te doen.”

Hoe belangrijk is de overheid als opdrachtgever?

„Volgens het ministerie van Economische Zaken koopt de overheid jaarlijks voor 73 miljard euro in. De overheid is dus een grote bron van werk. Het is pijnlijk voor een bedrijf om een opdracht uiteindelijk niet te krijgen.”

Wat moet anders volgens u?

„Inkoop kan veel slimmer en professioneler. Ik sta achter het actieplan ”Beter aanbesteden”, waarmee de overheid bezig is de aanbestedingspraktijk te verbeteren. Het gaat om beter inkopen, de wet veranderen is niet zozeer nodig.”