De geoliede machine van Kerkbalans

Vandaag geeft Kerkbalans een persconferentie in Utrecht. De deelnemende kerken zijn: de Rooms-Katholieke Kerk in Nederland, de Nederlandse Hervormde Kerk, de Gereformeerde Kerken in Nederland, de Evangelisch-Lutherse Kerk, de Algemene Doopsgezinde Sociëteit, de Remonstrantse Broederschap en de Oud-Katholieke Kerk van Nederland.

Het thema is ”Omdat je rekent op elkaar”. Men is bij een actie als deze geneigd de grootschaligheid van de zeven deelnemende kerken bij elkaar te denken. Niets is minder waar. De hervormde predikant H. A. van Til, al jaren voorzitter van de interkerkelijke commissie Geldwerving, hamert jaarlijks op hetzelfde aambeeld: „Kerkbalans is een actie van de plaatselijke kerken. Er is geen landelijk gironummer. Het kerkengeld dat binnenstroomt, komt uitsluitend en alleen de plaatselijke gemeenten en parochies ten goede. De plaatselijke kerken kopen hun eigen werfmateriaal in.”

De ogenschijnlijke grootschaligheid wordt veroorzaakt door de landelijke aanpak. De interkerkelijke commissie, die een en ander begeleidt, ziet kans om voor een budget van rond de 50.000 gulden de grootste landelijke inzamelingsactie op touw te zetten.

Actie Kerkbalans mag dan haar hoogtepunt vinden in januari, de denktank draait het gehele jaar door. Ds. Van Til pakt het draaiboek – waarvan er meer dan 750 in omloop zijn. De multomap bevat een scala aan voorbeeldformulieren, informatie en handreikingen.

De hoofdmoot van al het werk in de uitvoerende sfeer wordt verricht op het kantoor van Vereniging van Kerkvoogdijen in Dordrecht onder de bezielende leiding van R. M. Belder. Tot in de hal staan daar de dozen met materiaal, de hulzen voor de posters en de zakken met documentatie opgestapeld. Voor de rooms-katholieke deelnemers is men in Zeist actief.

Herkenning
De eerste stap bij de opzet van de actie is de zorg voor landelijke herkenning. Uit het logo van Kerkbalans blijkt dat het gaat om een wettelijk gedeponeerde en geregistreerde naam. Het copyright ervan berust sinds 1996 bij de Vereniging van Kerkvoogdijen in de Hervormde Kerk.

Dat de begeleiding van de actie een permanent karakter heeft, blijkt uit het feit dat de eerste vergadering van de commissie tegelijkertijd een terugblik is op de afsluiting van de voorgaande.

Wat bijzondere aandacht vraagt, is het jaarlijkse motto. Ds. Van Til: „Een motto moet bedacht worden. Een motto moet pakkend zijn, moet herkenbaar zijn voor alle deelnemende kerken en kerkgangers. Vervolgens moet het motto ook nog eens gevisualiseerd worden. Dat wil zeggen dat het op een artistieke en creatieve manier onder de aanbracht komt en iets van herkenning oproept.”

Motto's van eerdere acties zijn: ”Dóórgeven”, ”Van blijvende waarde”, ”Je geeft om elkaar”, ”Omdat je rekent op elkaar” en ”Geloven in groei”. De motto's hebben vaak een dubbele dimensie, zegt ds. Van Til. „Een financiële en een geestelijke.”

Terughoudend
De voorzitter van de commissie wijst erop dat in de folderteksten op bijzondere manier gewaakt wordt om de naam van God niet zinloos te gebruiken. „We willen beslist voorkomen dat Gods naam en een gironummer direct met elkaar in verbinding gebracht worden. De actie benadrukt wel de noodzaak van de voortgang van het Evangelie van Jezus Christus. De teksten voor de protestantse en de rooms-katholieke oplage zijn verschillend.”

Voor de zomer moeten ieder jaar alle voorbereidingen voor de komende actie rond zijn. Dan is het gehele commissiedraaiboek doorgewerkt waar het gaat om de folders en de publiciteit. Na de zomer wordt de perspresentatie voor begin januari onder de loep genomen. Dat onderdeel van de actie heeft ondertussen een flinke wijziging ondergaan. Voorheen werden vooral bekende Nederlanders gevraagd, mensen die een goed verhaal konden vertellen. Pas de laatste jaren worden er vooraanstaande mensen uit het kerkelijk leven bij betrokken. Zo was er eens een toespraak van de toenmalige hervormde synodepreses, ds. W. B. Beekman. De gereformeerde synodepreses ds. R. S. E. Vissinga volgde. Vervolgens fietste kardinaal Simonis naar de inmiddels traditionele plaats voor de presentatie, de Gertrudiskapel in Utrecht, De oud-katholieke aartsbisschop Glazemakers voerde ook eens het woord. Vandaag spreekt de huidige hervormde synodepreses, ds. B. J. van Vreeswijk.

Receptie
De jaarlijkse perspresentatie van Kerkbalans is meer dan een nieuwjaarsreceptie van kerkelijk betrokken mensen. De manier waarop de geldwerving in de publiciteit komt, is van groot belang voor het vervolg ervan. De media in Nederland –krant, radio, televisie– besteden er aandacht aan. Kerkbalans moet stimulerend werken onder gemeenteleden die als vrijwilliger optreden. Ook dient er een stimulans uit te gaan naar hen die benaderd worden voor een jaarlijkse vrijwillige bijdrage.

Ondertussen probeert de landelijke commissie het gehele jaar door op plaatselijk en classicaal niveau de geldwerving te sprake te brengen. Ds. Van Til: „Wij stellen centraal dat geldwerving voor de kerk een voluit geestelijk taak is en blijft. Het mag om niets anders gaan dan om de voortgang van de evangelieverkondiging. Kerkvoogdelijke openheid en pastorale zorgvuldigheid staan hoog in het vaandel.”

Plaatselijk
De zogeheten handfolder die de drukpers verlaat, is toegespitst op de plaatselijke gemeenten. Onder al dan niet kerkvoogdelijk toezicht zijn mensen lang van tevoren bezig daar invulling aan te geven. De landelijke werkgroep staat op het standpunt dat de plaatselijke gemeente moet weten wat de financiële behoeften zijn van de gemeente. Vaak wordt op het foldertje een summiere begroting gegeven. Het werkboek geeft de plaatselijke kerk een handvat om aan de slag te gaan. Ook hier geldt dat de rooms-katholieken een eigen werkboek hebben.

Kerkelijke gemeenten zijn soms zeer creatief. Dat blijkt uit de eigen folders die sommigen gemeenten uitbrengen om geld te werven. Ds. Van Til verwijst naar folders van hervormd Doorn en hervormd Nieuw-Vennep, alsmede naar enkele websites van andere kerken. Zelf schreef de predikant een folder die erop gericht was dat mensen een deel van hun nalatenschap aan de kerk zouden doen toekomen.

Om ook in de preken aandacht te besteden aan Kerkbalans geeft de landelijke commissie een preekschets uit. De schets is dit jaar verzorgd door ds. H. J. J. Radstake, hervormd predikant te Rotterdam. De schets kan op papier en op diskette worden opgevraagd.

Zwaartepunt
Ds. Van Til onderstreept dat de hoofdmoot van het werk in de gemeenten wordt verricht. „Het hangt er erg van af hoe men daar de organisatie opzet. Voortdurend worden daar de vragen gesteld: Denkt men wel aan begeleiding en instructie van de 'lopers'? Zorgen we voor een sympathieke ontvangst van hen als ze gefolderd hebben? Is er dan een luisterend oor, een kop koffie, de gelegenheid voor een gesprek? Onderschat niet wat je soms tegenkomt als je namens de kerk aanklopt. Soms word je sympathiek onthaald. Soms word je ongelooflijk uitgescholden.”

Wat ook van belang is, is dat plaatselijke kerken de resultaten van de actie zo snel mogelijk bekendmaken. Ds. Van Til: „We bedanken de gevers in het openbaar. Dat versterkt de betrokkenheid en werkt positief voor de volgende actie.”

Het ”Losbladig werkboek Kerkbalans” bevat een apart hoofdstuk Publiciteit. Een bijlage bevat modellen voor persberichten en voorbeelden van speciale uitgaven voor de gemeente met daarin een zo duidelijk mogelijk financieel overzicht. Ds. Van Til: „Als mensen de noodzaak van het kerkenwerk inzien, zullen ze ook geven.”

Ook zijn er algemene informerende artikelen die zo in kerkbodes geplaatst kunnen worden. Al het beschikbare foldermateriaal wordt in de loop van augustus aan kerkvoogdijen, commissies van beheer, predikanten en kerkenraden aangeboden met bijbehorende bestellijsten. Wie voor 1 november reageert, is ervan verzekerd dat het op de eigen gemeente toegesneden materiaal tijdig beschikbaar is. Het propagandamateriaal –posters, raambiljetten, kleurplaten, pennen, niet-thuiskaarten– moet voor 1 oktober besteld zijn. Dan delen de gemeenten in het prijsvoordeel van de centrale opmaak.

Micro Church
De Stichting Mechanische Registratie en Administratie (SMRA) te Delft komt ook om de hoek kijken bij de afwikkeling van de grootste fondswervingscampagne in Nederland. Veel hervormde gemeenten maken gebruik van haar diensten om de adresbestanden per wijk of anderszins ingedeeld te ontvangen en te gebruiken. Ook het vullen van enveloppen kan door SMRA verzorgd worden. Deze organisatie kan zelfs voor het posten zorgen. De landelijke werkgroep is echter voorstander van een persoonlijke benadering.

De SMRA speelt ook een grote rol in de geautomatiseerde kerkelijke bijdrage. Maar dat moet wel allemaal geregeld worden. In de gereformeerde kerken wordt het sofwarepakket ”Micro Church” gebruikt bij de afwikkeling van Kerkbalans. Brieven, overzichten en looplijsten kunnen via een speciale module op eenvoudige wijze worden aangemaakt. De administratie kan met behulp van Micro Church vereenvoudigd worden.

Vrijwilligers
Zonder vrijwilligers geen Kerkbalans, zegt ds. Van Til stellig. Een vrijwilliger is drie keer een aantal uren onder de pannen. Het werkboek laat iets zien van de werkwijze van vrijwilligers. Het werk moet allemaal georganiseerd worden. Eerst moet men vrijwilligers bereid zien te vinden. Dan moeten de enveloppen opgehaald worden en bij de geadresseerden afgegeven worden. Het verdient aanbeveling deze persoonlijk af te geven, zegt ds. Van Til. Maar dat valt lang niet altijd mee, blijkt uit de praktijk. Vervolgens moeten de antwoorden opgehaald worden. Uiteindelijk moet de oogst ingeleverd worden.

De werkgroep geeft een aantal praktisch adviezen over de wijze waarop men vrijwilligers kan instrueren. Dat alles vergt veel organisatie. Alleen al de brieven om mensen aan te schrijven en om vrijwilligers te bedanken vergen grote tijdsinvesteringen.

De goed geoliede machine van Kerkbalans staat nooit stil. Binnenkort wordt al weer nagedacht over het volgende motto.