Een slim systeem van
medicijnverstrekking

De Sliedrechtse apotheker Systemfarma levert voor bewoners van woonzorgcentra en andere instellingen afzonderlijk voor een hele week een tot een opgerolde sliert gevormde voorgeschreven hoeveelheid pillen in een speciale box. De verzorgenden hoeven niets meer te sorteren. Ze kunnen bij het uitgeven van de medicijnen ook geen fouten meer maken. Zakken vol niet gebruikte pillen verdwijnen niet meer in de vuilnisbak. Duizenden guldens worden bespaard.

In het concept dat Systemfarma heeft ontwikkeld, krijgt de apotheker, als farmaceutisch zorgverlener, de daadwerkelijke verantwoordelijkheid in het proces van de dagelijkse verstrekking van medicijnen en kunnen verpleeghuizen en verzorgingshuizen en andere instellingen zich primair richten op de zorgverlening aan de bewoners.

Praktijk
Hoe ging het vroeger? Arianne de Waard, werkzaam in het Zorgcentrum Nebo in Zwijndrecht: „Pillen uitzetten gebeurde 's nachts. Daar was je vaak lang mee bezig. Uit rijen potjes en doosjes moest voor iedere bewoner zijn of haar voorgeschreven hoeveelheid worden gesorteerd. Was je daar goed en wel mee bezig, dan ging er een bel. Eerst de bewoner helpen en dan weer terug naar de pillenbak, om verder te gaan waar je gebleven was. Dat ritueel herhaalde zich vaak. Zo sloop er nog wel eens een foutje tussendoor.”

Hoe gaat het nu? „Iedere week krijgen we voor ongeveer 65 van de 80 bewoners op naam een box met pillen aangeleverd. Dat is voor een hele week. Verandert er halverwege de week wat in de medicijnverstrekking, dan gaat de oude box terug en krijgen we er direct een nieuwe voor in de plaats. Elke box wordt, na controle aan de hand van het begeleidende formulier, in een speciale medicijnkar geplaatst. Met die kar gaan we rond als het tijd is voor het pillen delen. Zo krijgt iedere bewoner op tijd zijn of haar zakje. Inhoud, vorm en kleur die op het zakje zijn vermeld, worden voor alle zekerheid nog even gecontroleerd. Daarna wordt de verstrekking afgetekend op een lijst.”

Nebo in Zwijndrecht was een van de eersten die met Systemfarma uit Sliedrecht in zee ging. Inmiddels maakt Zorgcentrum Beth San in Moerkapelle, eveneens behorend tot de Stichting Gereformeerde Zorgcentra Zuid-Holland (SGZZH), ook gebruik van de diensten van Systemfarma. De andere tot de SGZZH behorende huizen zullen op korte termijn volgen. In het hele land werken overigens al zo'n veertig instellingen met het medicijndistributiesysteem, waaronder ook enkele gevangenissen. Het bedrijf groeit een beetje uit zijn jasje, vandaar dat Systemfarma in Emmen een nevenvestiging wil gaan opzetten.

Traditionele apotheek
Directeur Paul van Bakel runde voorheen een traditionele apotheek in Sliedrecht. Tot hij in Zweden kennismaakte met een systeem van het verpakken van pillen op naam, per tablet. „Dat deed mij de ogen openen voor een wellicht nog efficiënter systeem van geneesmiddelenverstrekking.”

Dat was de geboorte van Systemfarma. Van Bakel duidt zijn bedrijf aan als ”verpakkingsapotheek”, want apotheker is hij gebleven. Met medewerkers van instellingen is hij gesprekken aangegaan over het door hem uitgevonden distributiesysteem. Dat leidde tot het opstellen van protocollen op maat, voorlichting aan artsen, personeel en patiënten of bewoners. Alles met als doel: een sterke kwaliteitsverbetering in de distributie van geneesmiddelen.

Fouten
„Dat was beslist niet overbodig”, zegt Van Bakel. „We hebben onderzoek gedaan naar fouten in de medicijnverstrekking. Daar schrik je van. Tweehonderd fouten op driehonderd bedden.” Innovatie, kostenbewustzijn en kwaliteit zijn de kernwoorden van deze nieuwe vorm van dienstverlening door Systemfarma. Met succes. Het aantal fouten op net zoveel bedden is geslonken tot twee. Die hebben te maken met het feit dat er nog steeds mensenhanden aan te pas komen. Het geringe aantal fouten vormde echter reden genoeg voor de voorzitter van de apothekersorganisatie KNMP, drs. M. L. A. Favié, om aan Systemfarma het NEN ISO 9001 kwaliteitscertificaat toe te kennen.

De verpakkingsapotheek krijgt van (verpleeghuis)huisartsen of andere apothekers het recept aangeleverd. Binnen het bedrijf staan tien medewerkers, waaronder twee apothekers, klaar om het distributiesysteem in gang te zetten.

Protocol
Systemfarma heeft een medicijndistributieprotocol ontwikkeld, dat voldoet aan de farmaceutische norm voor zorginstellingen. Alle pillen die door de farmaceutische industrie via de voordeur worden aangeleverd, worden zo nodig door Systemfarma uit de strippen verwijderd en in elk geval overgepakt in speciale boxen die maar op één plek passen in een speciaal ontwikkelde, volledig geautomatiseerde dispenseermachine.

Voor elke stap die een pil verder binnen het bedrijf aflegt, bestaat er een protocol. Elke centimeter wordt gecontroleerd. Wanneer het hele ritueel is afgewerkt en een laatste controle heeft plaatsgevonden worden de doorzichtige boxen (syboxen) in een transportdoos gepakt en gelabeld. De doos kan alleen open wanneer de verzegeling wordt verbroken. 's Nachts haalt de groothandel OPG via de achterdeur van Systemfarma de dozen op en distribueert die over de aangesloten (zorg)stellingen.