Verdwijnt papieren kerkelijk jaarboek nu echt?

Gaan de jaarboekjes op slot? beeld RD, André Dorst
4

Bodil Lindqvist werd in 1998 in Zweden veroordeeld tot een boete van 450 euro. De vrijwilligster van de kerkelijke gemeente in het Zweedse Aldesa had haar collega’s geen toestemming gevraagd om te schrijven over persoonlijke omstandigheden die zij op internet publiceerde.

De komst van de privacywetgeving AVG (zie: Wat moet je als kerk doen?) deed de afgelopen jaren heel wat stof opwaaien. Was de opwinding achteraf wel zo noodzakelijk? Lopen Nederlandse kerken hetzelfde risico als Lindqvist in Zweden?

Vaststaat dat de kerken na invoering van de wet zeker niet hebben stilgezeten. Bij veel gemeenten zijn de diensten die online of via de scanner uitgezonden worden, niet meer voor iedereen toegankelijk.

Kerken hebben ook de omgang met de gegevens van hun leden in hun kerkelijk jaarboek tegen het licht gehouden. Dat leidt opvallend genoeg niet tot eenzelfde aanpak.

Papier

De Oud Gereformeerde Gemeenten in Nederland (OGGiN) hebben geen uitgebreid jaarboek, wel een tweejaarlijkse uitgave van de Adressengids. Daarin staan de meest noodzakelijke gegevens. J. M. Verwijs, hoofd van het Kerkelijk Bureau van de OGGiN: „De adressengids is een summier intern stuk en wordt niet te koop aangeboden of breed verspreid. Het is de bedoeling om het gewoon op papier te blijven aanbieden.”

In de Gereformeerde Gemeenten (GG) is besloten het Kerkelijk Jaarboek niet meer via de boekhandel aan te bieden. Tegelijkertijd blijft de papieren versie gewoon bestaan. B. W. Drost, directeur van het Kerkelijk Bureau: „Er blijft nog veel vraag naar een papieren versie. Wij overwegen nog niet om te stoppen met de papieren versie.” Wel heeft krijgt hij signalen dat mensen buiten de kerk het jammer vinden dat het boek niet meer in de boekhandel te krijgen is.

De Hersteld Hervormde Kerk (HHK) maakt dezelfde keuze ten aanzien van de uitgave van het Kerkelijk Jaarboek. J. ten Klooster, directeur van het Kerkelijk Bureau, laat weten dat de kerk op grond van de AVG een kerkelijk jaarboek kan uitgeven, maar: „Voor de publicatie van de persoonsgegevens van het kerkelijk jaarboek op internet en het te koop aanbieden van het jaarboek in winkels, is dus toestemming van betrokkenen nodig, tenzij voor een andere oplossing wordt gekozen. Om deze reden is besloten het jaarboek alleen nog via het Kerkelijk Bureau ter beschikking te stellen.”

De Christelijke Gereformeerde Kerken (CGK) houden zich momenteel bezig met de veranderingen rondom het Kerkelijk Jaarboek. Binnenkort komt het jaarboek niet meer in boekhandel maar is het alleen nog binnen het kerkverband verkrijgbaar zijn. „Scriba’s van de lokale kerken en van de deputaten, verenigingen en andere instanties binnen het kerkverband vragen we om voor de publicatie in het jaarboek toestemming te vragen van de personen van wie persoonsgegevens worden gepubliceerd”, aldus ds. H. J. Th. Velema, secretaris van het deputaatschap jaarboek.

Binnen de NGK is een verandering waar te nemen, zegt de scriba van de Nederlands Gereformeerde Kerken (NGK), B. Versteeg. Een digitale uitgave is overwogen. „Het komende jaar verschijnt het Jaarboek nog op papier, maar wordt het niet meer publiek aangeboden.”

Online

In de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt (GKV) is het kerkelijk jaarboek verdwenen. Maar dat heeft niet zozeer met de AVG te maken. Dat heeft echter een andere reden. H. Sytsma-van Loo, communicatieadviseur GKV, meldt dat het voor de uitgever van het Handboek niet meer rendabel is om het boek uit te geven. De gegevens van de kerk worden voortaan op een website gedeeld. Sytsma-van Loo: „Aan kerken wordt momenteel gevraagd om door middel van een mutatieformulier gegevens als naam en adres van het kerkgebouw, de website en het postadres van de kerk, mailadres van scriba, penningmeester enzovoorts en ledentallen bij te werken. Daarbij wordt ook expliciet toestemming gevraagd om deze gegevens online te mogen zetten.”

Bij de Gereformeerde Gemeenten in Nederland (GGiN) is er bezinning op de vraag of het Kerkelijk Jaarboek op papier kan blijven voortbestaan. Of de verspreiding via boekhandels zal blijven gaan is evenmin duidelijk. H. D. den Toom, beheerder van het Kerkelijk Bureau in Opheusden, krijgt daarover vragen uit de gemeenten van het kerkverband. „Kerkenraden stellen ons bijvoorbeeld ook de vraag wat (nog) wel en wat niet in de kerkbode kan worden vermeld. Daarnaast is het wel zo dat we binnen de kerk werken aan een nieuwe website. Daarop komt meer informatie dan op de huidige website het geval is.”

Boekvorm

In de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) wordt het Jaarboek sinds de uitgave van 2015/2016 niet meer op papier uitgegeven. Dat gaat echter veranderen. Ds. J. P. van Ark, manager kerk&werk bij de dienstenorganisatie van de PKN, meldt dat „veel vrijwilligers graag de gegevens in print op hun bureau hebben liggen, daarom wordt gekozen voor boekvorm.” Volgens ds. Van Ark kan dat met een beroep op het ”gerechtvaardigd belang” in de AVG. „Van degenen die binnen de kerk een openbare functie vervullen, zijn de noodzakelijke gegevens bekend, deze gegevens worden binnen het kerkgenootschap beschikbaar gesteld”, aldus Van Ark. De AVG laat het volgens hem niet toe dat „aan religie gerelateerde persoonsgegevens openbaar beschikbaar zijn zonder instemming van betrokkenen.”

Overheid

Bijna alle kerkverbanden zijn aangesloten bij het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken (CIO). Begin 2019 publiceerde het een advies aan de aangesloten kerken: „Aanbevolen wordt ook om het jaarboek enkel in de eigen kring, bij voorkeur digitaal, uit te geven. Dan zijn er namelijk directe aanpassingen mogelijk als men geen toestemming wenst te geven of de toestemming intrekt. Ook dient in overweging genomen te worden dat er commercie is ontstaan rondom diverse doelgroepen én nu juist bij persoonsgegevens waarvan de religieuze overtuiging valt af te leiden, hier extra omzichtig mee omgegaan moet worden.”

Zorgvuldigheid

Bas Keijzer is functionaris gegevensbescherming. Bij Zorggroep Sirjon houdt hij toezicht op de naleving van de regels die voortvloeien uit de AVG. Hij signaleert dat kerken de AVG soms te formeel benaderen.

Hoe serieus nemen kerken de AVG?

„Het is goed dat mensen zich serieus bezighouden met privacy. Maar naar mijn idee hebben kerken de neiging om de AVG te juridiseren. Het is verstandig je te realiseren dat de AVG niet bedoeld is om het organisaties moeilijk te maken, maar juist als richtlijn om zorgvuldig met vertrouwelijke gegevens om te gaan.”

Wat moeten kerken doen?

„Mijn advies is dat kerken zich afvragen welke gegevens ze als gemeente willen publiceren. Mensen met een bepaalde functie moeten vindbaar zijn. Zet alleen die gegevens op je website. Deze gegevens kunnen dan zo één op één naar het jaarboek.

Wat mensen niet moeten doen, is zomaar roepen: Dat mag niet van de AVG. Dat is namelijk vaak onjuist. Bedenk liever wat de geest en de ratio van de AVG zijn, namelijk zorgvuldig, transparant en rechtmatig omgaan met persoonsgegevens.”

Hoe zit het met het schriftelijk toestemming vragen aan betrokkenen?

„Toestemming vragen moet je alleen voor iets buiten de kernactiviteiten valt. Voor een kerkelijk jaarboek zou ik dat zeker niet doen.

Als je op bovengenoemde manier te werk gaat, is het ook niet nodig, want alle gegevens zijn dan kennelijk openbaar gemaakt door de betrokkenen.”

Doorbladeren

Uit de rondgang langs de kerken blijkt dat de meeste kerken een deel van het advies ter harte nemen. De verspreiding via de boekhandel is bij de meeste kerken verleden tijd. Het digitaal uitgeven heeft de aandacht. Via de kerkelijke site, met een login, is het straks voor veel kerkenraadsleden mogelijk om online inzicht te hebben in relevante gegevens.

Thuis het jaarboek doorbladeren, om te kijken waar de predikant van afgelopen zondag de afgelopen jaren heeft gestaan, zal echter steeds minder worden.

Wat moet je als kerk doen?

Wat zegt de AVG als het gaat om het kerkelijk jaarboek? Mr. J. H. Ligtenberg, advocaat bij Wille Donker in Alphen aan den Rijn: „Religieuze gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Verwerking daarvan is verboden, tenzij een uitzondering geldt. Voor kerken bestaat een specifieke uitzondering: verwerkingen voor gerechtvaardigde activiteiten waarvoor passende waarborgen bestaan. Uitgave van een jaarboek vormt een gerechtvaardigde activiteit: die is alleen gericht op de interne organisatie.

Mr. J. H. Ligtenberg eigen beeld

De manier van uitgeven is wel aan regels gebonden:

De kerk mag alleen gegevens verwerken van leden, voormalige leden en meelevende niet-leden.

De kerk mag gegevens alleen binnen de kerk (lees: het kerkgenootschap) verwerken. Voor verstrekking buiten de kerk is toestemming nodig.

Als een jaarboek binnen de kerk blijft, is geen toestemming nodig. Onderlinge uitwisseling binnen een kerkgenootschap is daarom mogelijk. Externe verspreiding niet. De PKN verkoopt het jaarboek daarom –terecht– niet meer via de boekhandel. Als het jaarboek aan derden wordt verstrekt, is toestemming van alle betrokken personen nodig. Behalve voor gegevens die de betrokkene kennelijk openbaar heeft gemaakt. Bijvoorbeeld als (contact)gegevens op de site van de kerk staan.

Uitgave van een jaarboek mag onder de AVG. Als het jaarboek intern blijft, mag dat zonder toestemming. Zo niet, dan is wel toestemming nodig of moeten gegevens openbaar gemaakt zijn. De administratie daarvan brengt veel werk met zich mee.”

„Toestemming is niet nodig”

In de Protestantse Kerk is het jaarboekje al een paar jaar niet meer in druk verschenen. Missen predikanten het? Dat lijkt mee te vallen, leert een belrondje. Lang niet alle predikanten missen het kerkelijk jaarboek. Sommige predikanten gebruiken het adressenboekje van de Gereformeerde Bond wat de Bond jaarlijks uitgeeft. Anderen proberen vooral online of via persoonlijke contacten aan hun informatie te komen. Ds. J. H. van Daalen, emeritus predikant te Nijkerk, mist het jaarboek wel. „Vorige week nog. Ik wilde graag weten van een collega hoe oud hij zou worden. In het boekje van de Gereformeerde Bond staat die informatie niet; dat is meer een adressengids. Het huidige jaarboek is van 2015/2016 en is gedateerd. Soms wil ik gewoon even weten in welke gemeente een collega-predikant gestaan heeft, en ook in welke periode dat ook alweer was. Op zo’n moment loop ik er wel tegenaan dat de laatste uitgave logischerwijs niet meer up-to-date is.”

Ds. J. H. van Daalen beeld RD. André Dorst

De emeritus predikant, die actief is als pastoraal werker bij een woon-zorgcentrum in Huizen, vindt de wetgeving rondom de privacy ver gaan.

Op de opmerking dat het nieuwe jaarboek volgend jaar weer op papier wordt uitgegeven, reageert de predikant verheugd: „Dat is goed om te horen. Het nieuwe jaarboek ga ik dan zeker weer aanschaffen.”