Dat ministerie heeft een speciale coördinerende rol, omdat Nederland tot 1 januari voorzitter is van de Europese Unie. Vanuit Den Haag wordt regelmatig gebeld met andere lidstaten en ook ter plekke heeft Nederland het voortouw. Volgens de woordvoerster gaat het daarbij om zaken als „wie doet wat, stuurt wat waarheen en heeft welke expertise."

Bij het opsporen van slachtoffers maken medewerkers van de ambassades en consulaten gebruik van „alle mogelijke middelen om het plaatje compleet te krijgen." Ze bellen en gaan langs bij lokale autoriteiten, ziekenhuizen en collega’s van andere landen.

Op verzoek en op kosten van Buitenlandse Zaken zijn 28 specialisten naar de regio gestuurd die drie rampenidentificatieteams (RIT’s) kunnen vormen. Waarschijnlijk gaat één team naar Sri Lanka.

Er zitten enkele medewerkers van het RIT in het crisiscentrum van Buitenlandse Zaken om daar gegevens van slachtoffers op te nemen. Die worden dan vervolgens doorgespeeld naar de RIT’ers in het rampgebied, die er mensen mee kunnen identificeren.

Het crisisteam verzamelt alle informatie die daar binnenkomt, in een computerprogramma, dat ook toegankelijk is voor diplomatieke posten in het getroffen gebied. Dat kan verouderde informatie zijn, als mensen niet melden dat vrienden of familieleden die vermist waren, terecht zijn. „Dat wordt nog wel eens vergeten", zegt de woordvoerster. Ze roept mensen op te melden dat vermisten terecht zijn. „Die informatie is belangrijk voor het overzicht dat we moeten hebben."