Tegenwoordig is iedereen in de kerk bezig met archiefbeheer, zegt Peter van Beek, voorzitter van de Stichting Kerkelijk Informatiebeheer (SKI). Van Beek, in het dagelijks leven archivaris van de burgerlijke gemeenten Barneveld en Scherpenzeel, is archiefconsulent in de Protestantse Kerk in Nederland (PKN). Hij verklaart zich nader: „Steeds meer communicatie in kerkelijke gemeenten verloopt via digitale kanalen. Daardoor krijgt iedereen te maken met de vraag: wat bewaar ik en wat niet? Veel mensen vinden het eng om iets weg te gooien, terwijl anderen juist het liefst niets bewaren.”

Gemeengoed

In de afgelopen decennia heeft Van Beek gezien hoe de automatisering in het kerkelijk leven gemeengoed werd. „Kerkleden kregen in hun werk met digitalisering te maken. Zij gebruikten de digitale technieken vervolgens ook in het kerkenwerk. Boekhouding en ledenregistratie werden al snel op de computer bijgehouden. Op andere gebieden verliep dat proces langzamer; notulen van vergaderingen hield de kerkenraad nog vaak bij op papier.”

Met de toegenomen digitalisering ontstonden nieuwe vraagstukken voor het archiefbeheer. „Eerder was duidelijk dat een ondertekend stuk de originele versie van een bepaald document was. Maar met al het mailverkeer is dat niet altijd helder meer. Dat leidt tot de vraag welke versie van een document bewaard moet worden en welke niet.”

Kerkelijke gemeenten gaan in de praktijk op verschillende manieren met hun archieven om. „Bij de overheid zijn er wetten en verordeningen waar burgerlijke gemeenten aan moeten voldoen. In de kerk ligt dat anders; er is wel een richtlijn, maar die is niet bindend. Al zijn kerken wel gebonden aan bewaartermijnen voor documenten waartoe de belastingdienst en de accountant toegang moeten hebben.”

Hulpmiddel

De SKI is vorig jaar opgericht als hulpmiddel voor kerken bij het informatiebeheer. „De commissie waarin veel protestantse kerkgenootschappen hun kennis en informatie deelden, is opgeheven. Een aantal taken hebben wij nu overgenomen. Ook de archiefconsulenten kunnen bij ons terecht. De SKI is niet gebonden aan een bepaalde kerkelijke denominatie en krijgt geen kerkelijk geld. We willen juist gezamenlijk dit werk uitvoeren”, vertelt Van Beek.

Kerken worden inmiddels ook via de website Kerkheugen.nl, die sinds november vorig jaar een doorverwijsfunctie heeft, in contact gebracht met verschillende partners, waaronder de SKI.

Van Beek stelt dat het digitale platform nog niet af is. „Het is voortdurend in ontwikkeling. Inmiddels werken daar zo’n dertig mensen aan mee. Er was een papieren uitgave met richtlijnen voor archiefbeheer, maar de mogelijkheden van informatiebeheer veranderen snel. Om de richtlijnen op een moderne manier te vertalen, is het platform inclusief handboek opgericht. Daarmee kunnen we inspelen op actuele vragen. Het is bedoeld voor mensen die praktische vragen hebben over informatiebeheer. Dat begrip is breder dan archiefbeheer, omdat informatiestromen tegenwoordig op veel verschillende manieren vorm krijgen. Tegelijkertijd is het platform een forum; we proberen er een netwerk mee op te bouwen.”

De lancering van het platform, deze zaterdag tijdens een studiedag aan de Protestantse Theologische Universiteit (PThU), in samenwerking met de Vrije Universiteit (VU) Amsterdam, ziet Van Beek als een startpunt.

De keuze voor PThU en VU is geen toeval. „We willen de onderzoekswereld meer verbinden met de wereld van de beheerpraktijk. We hebben elkaar nodig. Onderzoekers kunnen antwoord geven op vragen van mensen in de praktijk, terwijl onderzoekers op hun beurt informatie kunnen gebruiken die in de dagelijkse praktijk wordt opgeslagen. Als er een gedenkboekje ter gelegenheid van een jubileum wordt geschreven of er onderzoek gedaan wordt naar religieuze identiteit, dan is het belangrijk dat er bronmateriaal beschikbaar is. Het platform is dus niet alleen gericht op het hier en nu, maar ook op de toekomst.”

Word

De digitalisering van archiefmateriaal komt tot uiting in twee belangrijke vormen, aldus drs. Wiljan Puttenstein, hoofd bibliotheek en archivaris aan de PThU. „Aan de ene kant zijn er gedigitaliseerde archiefstukken. Die documenten zijn op papier of digitaal opgemaakt en vervolgens geprint. Denk hierbij aan een brief die een gemeentelid op de computer in Word opstelt en vervolgens print, ondertekent en opstuurt naar de scriba. De scriba scant de brief en stuurt deze als bijlage bij de vergaderstukken per mail naar kerkenraadsleden.

Aan de andere kant is er ”digital-born” archiefmateriaal. Dat zijn documenten die digitaal worden opgemaakt in Word of een e-mailprogramma als Outlook of Gmail en vervolgens worden gemaild naar de scriba, die op zijn beurt de mail met eventuele bijlage bij de vergaderstukken wederom per mail naar de kerkenraadsleden stuurt.”

In de afgelopen jaren is het aantal papieren of geprinte documenten sterk afgenomen, constateert Puttenstein. „Het is ondoenlijk en vanuit milieuoogpunt onwenselijk om alles te printen. Toch zou ik willen adviseren om de notulen van hun vergaderingen nog altijd te printen en te ondertekenen.”

De genoemde ontwikkelingen hebben volgens Puttenstein meerdere gevolgen. „Er moeten voorzieningen komen om het digitale archief in goede en geordende staat veilig te bewaren. Daarnaast brengt het versturen van vertrouwelijke documenten per mail risico’s met zich mee. Een mail is nu eenmaal snel doorgestuurd.”

Privacy

Daar komt bij dat sinds mei vorig jaar de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht is. Kerken moeten de privacy van hun leden waarborgen. Puttenstein signaleert dat vrijwel alle kerken druk bezig zijn met de gevolgen daarvan. „Een kerkelijke gemeente voert immers een ledenadministratie, vermeldt namen van leden in informatieboekjes, gemeentegidsen, nieuwsbrieven en op de website.”

Het blijft daarom van belang dat kerken zich ervan bewust zijn dat zij de privacy van hun gemeenteleden moeten waarborgen. „Maatregelen daarvoor kunnen heel concreet zijn. Leg bijvoorbeeld geen exemplaar van het kerkblad in de openbare bibliotheek of plaats deze niet zomaar digitaal op de eigen website.”

Wie op zoek is naar tips voor kerkelijk archiefbeheer, kan op websites van verschillende kerkgenootschappen terecht. „Het Steunpunt Kerkenwerk van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt en de Nederlands Gereformeerde Kerken heeft bijvoorbeeld een zeer bruikbaar 7-stappenplan opgesteld om te voldoen aan de AVG. Inmiddels hebben vrijwel alle kerkgenootschappen informatie over de AVG in relatie tot archiefbeheer online staan. Ik adviseer om ook hierin over kerkmuren heen te kijken.”

Kerkdiensten

Voor het uitzenden van kerkdiensten via internet heeft Puttenstein een aantal tips. „Geef als kerkenraad voor de dienst duidelijk aan welke delen van de kerkzaal in beeld komen. Vraag duidelijk toestemming aan degenen van wie je de namen wilt noemen in voorbeden of tijdens een doop- of belijdenisdienst. Krijg je geen toestemming, noem dan alleen een voornaam of zet het geluid even uit.

Om te voorkomen dat niet-leden een kerkdienst via internet kunnen bekijken, kan de kerkenraad ervoor kiezen dat alleen gemeenteleden middels persoonlijke inloggegevens de dienst live kunnen meemaken. Als de kerk toch graag de dienst in een later stadium via internet beschikbaar wil stellen, moet de opname dusdanig bewerkt zijn dat de namen eruit gefilterd zijn.”

Het is voor kerkelijke gemeenten onontbeerlijk dat er een goede afstemming tussen scriba en archiefbeheerder is, concludeert Puttenstein. „De digitalisering maakt dat nieuwe documenten en kerkenraadsstukken snel digitaal gearchiveerd kunnen worden. De scriba hoeft niet meer ordners vol stukken na afloop van zijn ambtsperiode over te dragen aan de archiefbeheerder.

Dat betekent wel dat goede hard- en software of een veilige cloudoplossing nodig is, waarbij duidelijk is wie op welke momenten toegang heeft tot bepaalde documenten. Een scriba die bijvoorbeeld per 1 maart officieel geen scriba meer is, mag vanaf die dag niet meer kunnen inloggen. Zorg dus voor goede beveiliging en gebruik sterke wachtwoorden.”

>>kerkelijkinformatiebeheer.nl

Van Klinken: Kerkenraad vindt archivering belangrijk

Dr. Gert van Klinken, universitair docent kerkgeschiedenis aan de Protestantse Theologische Universiteit (PThU), is een van de organisatoren van de studiedag ”Van papier tot pixel: de transitie van kerkelijk archiefbeheer”, dat deze zaterdag in Amsterdam gehouden wordt. De studiedag wordt vanwege de grote belangstelling op 30 maart nogmaals gehouden, maar ook die bijeenkomst is inmiddels volgeboekt.

„Zeker in de Protestantse Kerk in Nederland fuseren veel gemeenten. Daarnaast worden oudere gremia als classes geherstructureerd. Daarom is er alle aanleiding om aandacht te geven aan de vraag wat er met de archieven moet gebeuren, wat dat kost en wat de technische en juridische mogelijkheden zijn. De organisatoren willen kerkbesturen helpen die praktische vragen hebben”, legt Van Klinken uit.

Dat er zoveel aanmeldingen zijn, komt volgens Van Klinken doordat kerkenraden betrokken zijn op de continuïteit van de kerk ter plekke. „Ze vinden archivering –ook voor de langere termijn– belangrijk. In dat proces is digitalisering een nieuw fenomeen. Beheerders van kerkelijke archieven hebben behoefte aan voorlichting over aanlevering en financiering, maar ook over het maken van afspraken betreffende beheer en eigendom. Soms vragen zij zich af of gedigitaliseerde archieven echt gezekerd zijn voor de toekomst.”

’t Hart: AVG heeft in kerk veel stof doen opwaaien

De toenemende digitalisering biedt zowel kansen als uitdagingen, ervaart Liesbeth ’t Hart, archivaris van het de Generale Synode van de Christelijke Gereformeerde Kerken (CGK). „De kans bestaat daarin dat documenten makkelijker toegankelijk gemaakt kunnen worden. Bijvoorbeeld door een inventarislijst te publiceren via een intranet- of internetpagina, of door gedigitaliseerde stukken op woordniveau doorzoekbaar te maken. Ook kunnen documenten veel makkelijker met elkaar gedeeld worden. Hierin schuilt tevens de uitdaging: er is al snel geen zicht meer op de bezitters van een digitale kopie van het originele document en op wat het origineel is.”

De invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft volgens ’t Hart binnen kerkelijk Nederland een hoop stof doen opwaaien. Daarom heeft het Deputaatschap Kerkelijke Archieven een top 10 van meest gestelde vragen gepubliceerd op zijn website. „Het is voor een lokale gemeente het belangrijkst om duidelijk vast te leggen hoe zij haar archieven beheert en waarborgt dat de documenten beveiligd en toegankelijk zijn. De CGK organiseren samen de Nederlands Gereformeerde Kerken en de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt informatiedagen en -avonden. Kerken kunnen ook terecht bij de landelijke archivaris.”

cgk-kerkelijkearchieven.nl