Sinds het aftreden van de VVD’ers Opstelten en Teeven om een zoekgeraakt rekeningafschrift staat de Archiefwet opeens volop in de belangstelling. Dat is een goede zaak, want het belang van deugdelijk informatie- en archiefbeheer in organisaties kan niet genoeg onder de aandacht worden gebracht. Ik ben dan ook blij met de bijdrage van Hans Sluijter donderdag op deze pagina. Ontwikkelingseconoom Sluijter betoogde dat de Archiefwet van toepassing moet worden verklaard op goede doelen, omdat deze charitatieve instellingen volgens hem een (te) grote vrijheid hebben om zich slechts zo te verantwoorden als ze zelf willen.

Er is dus sprake van een verondersteld gebrek aan transparantie. Volgens Sluijter moeten alle archiefbescheiden van goede doelen in voor publiek toegankelijke archieven ter beschikking worden gesteld. Sluijter maakt wat mij betreft een denkfout. De artikelen 12 en 13 van de Archiefwet regelen overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. Dit betreft stukken ouder dan twintig jaar. Bij uitzondering worden de bescheiden soms eerder overgebracht, soms later. In de praktijk hanteren de organisaties die onder de Archiefwet vallen veelal de termijn van twintig jaar. Maar na twintig jaar zijn veel feiten al ‘verjaard’, is het beleid al uitgevoerd en is het kwaad soms al geschied. Dat betekent dat de betrokken bestuurders niet meer aangesproken kunnen worden op het gevoerde beleid. Vanuit het archief kan dan slechts nog gereconstrueerd worden hoe het fout ging. De Archiefwet is dus geen haarlemmerolie voor transparantie.

In het artikel wordt gesteld dat met name ontwikkelingsorganisaties nepbonnetjes zouden accepteren of cijfers zonder audits overnemen. Dit betreft echter de huidige administratie en die valt al onder de administratieplicht van de Algemene wet rijksbelastingen (AWR). Daar is wel een goed archiefbeheer voor nodig, maar daarvoor hoeft niet de Archiefwet van stal gehaald te worden. De financiële administratie (waaronder dus (nep)bonnetjes) is doorgaans al na zeven jaar vernietigbaar en haalt de termijn van twintig jaar niet eens. Daarbij komt dat dit een flinke verhoging van de regeldruk betekent voor organisaties die afhankelijk zijn van vrijwilligers of fondsenwerving. Voor grote ontwikkelings­organisaties is dit nog te doen, maar voor kleine stichtingen is dit een onevenredige maatregel.

Om aan de noodzaak van transparantie tegemoet te komen, is het nuttiger om via het CBF-keurmerk voor goede doelen nadere eisen te stellen aan publieke verantwoording. Wie met goede motieven geld inzamelt voor een goed doel en daar een keurige administratie van heeft, heeft immers niets te verbergen. Deze publieke verantwoording kan prima plaatsvinden via het jaarverslag of een publicatie op een website. Aan subsidies vanuit de overheid wordt standaard de voorwaarde van verantwoording verbonden. In dergelijke gevallen kan via een WOB-verzoek aan de betrokken overheidsinstelling de opgestelde verantwoording opgevraagd worden.

Om het archief- en informatiebeheer beter vorm te geven, kunnen de charitatieve instellingen natuurlijk wel wat leren van de Archiefwet. Zo spreekt de wet over „het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen” (artikel 5). In zo’n selectielijst is vastgelegd welke documenten bewaard moeten worden of na welke periode welke bescheiden vernietigd moeten worden. Met zo’n lijst in de hand weet elke organisatie dus precies wat er bewaard of wat er vernietigd moet worden. Zo is er een selectielijst voor alle Nederlandse gemeenten, een selectiedocument voor elk ministerie enzovoorts.

De goede doelen vallen niet onder de Archiefwet, dus er is geen ook geen specifieke selectielijst voor dit soort organisaties vastgesteld. Het is daarom aan te raden om aan de hand van een of meer vastgestelde selectielijsten én aan de hand van documenten uit de praktijk een overzicht te maken van de te bewaren en de te vernietigen archiefbescheiden. Dat geeft het archief- en informatiebeheer in de organisatie een duidelijke richting. Het voorkomt dat belangrijke documenten worden versnipperd of dat onbelangrijke documenten onnodig beheerd moeten worden. Zeker in de digitale wereld zijn selectie en vernietiging meer dan ooit van belang.

In de kern draait het simpelweg om fatsoenlijk en netjes werken. Vooral artikel 3 van de Archiefwet is daarbij een gevleugeld begrip geworden: informatie moet in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en bewaard worden. Organisaties moeten informatie dus zó ordenen en archiveren dat die in een handomdraai beschikbaar is, ook als er gevraagd wordt om verantwoording. Goed informatie- en archiefbeheer is niet alleen nuttig voor de overheid, ook voor goede doelen en commerciële bedrijven.

De auteur werkt als adviseur informatie­beheer en volgt een opleiding archivistiek.