Een ongeorganiseerde werkomgeving kan een bron van werkstress zijn. Er is continu zo veel wat je aandacht vraagt dat je al snel door de bomen het bos niet meer ziet. Maar orde scheppen en het overzicht houden gaat niet vanzelf.

Leeg bureau helpt tegen stress…

„Er wordt verwacht dat iedereen zijn eigen werk kan organiseren. Maar zeker met de snelle communicatie via e-mail en de invloeden van sociale media, is dat helemaal niet meer zo vanzelfsprekend”, meent Anke Algera, voorzitter van de Nederlandse Beroepsvereniging van Personal Organizers (NBPO). „Je ziet mensen omkomen in het werk en ziek worden, terwijl met het aanleren van de juiste vaardigheden een groot deel van de problemen kan worden voorkomen.” Van dat laatste hebben personal organizers hun werk gemaakt. Wat je van zo iemand kunt leren: hoe je je bureau opruimt (en opgeruimd houdt), hoe je ervoor zorgt dat je agenda werkbaar blijft en wat je moet doen om werktaken, post en e-mail vlot af te handelen.

De NBPO publiceerde 10 februari een onderzoek naar wat het inschakelen van een personal organizer nu feitelijk oplevert. Dat blijkt best veel te zijn. De werkdruk daalde in de beleving van degene die zo’n training had gevolgd met de helft, het ziekteverzuim ging naar beneden, er werd minder overgewerkt en het lukte beter om het overzicht te houden wat betreft mailverkeer en werkopdrachten. Al nam dat effect na verloop van tijd wel af.

…maar rommel maakt creatief

Een nette werkplek is ook bevorderlijk voor de productiviteit. Maar een rommelig bureau heeft ook zo z’n voordelen. Je wordt er creatiever van. Althans: dat bleek uit een onderzoek van Amerikaanse onderzoekers dat in november vorig jaar is gepubliceerd in het wetenschappelijke tijdschrift Psychological Science.

De onderzoekers lieten proefpersonen vragenlijsten invullen aan een keurig bureau en op een chaotische werkplek. Na afloop mochten ze kiezen of ze een appel of een reep chocola wilden en kregen ze ook de mogelijkheid om geld aan een goed doel te doneren. Mensen die de lijst invulden aan een net bureau kozen relatief vaker een appel en waren meer geneigd om een donatie te doen dan de groep die op een rommelige plek had gezeten. De werkomgeving heeft dus invloed op de keuzes die je maakt.

De proefpersonen kregen de opdracht om zo veel mogelijk manieren te bedenken om een pingpongbal te gebruiken. Wat blijkt: de ideeën van de groep mensen die aan een ongeordend bureau hadden gewerkt waren kwalitatief beter dan de suggesties van de proefpersonen die op een keurige werkplek hun lijst hadden ingevuld.

De conclusie van het onderzoek is dat een werkplek van grote invloed kan zijn op het functioneren van een organisatie. „Een rommelige omgeving kan leiden tot iets waar veel bedrijven en industrieën naar op zoek zijn: creativiteit”, aldus hoofdonderzoeker Kathleen Vohs.

De mail de baas

E-mail –een bron van chaos– is op de werkvloer niet meer weg te denken. Hoe blijf je je inbox de baas?

Het belangrijkste voordeel van e-mail op het werk is dat het een laagdrempelige en snelle manier is om met mensen te communiceren. Een vraag van een klant beantwoorden, even een offerte versturen, een voorstel voorleggen aan het managementteam: dat kan allemaal via de mail. En dat gebeurt inmiddels in alle sectoren, ook door loodgieters en aannemers.

Het nadeel van e-mail is dat de stroom berichten nooit ophoudt. Met als risico dat belangrijke vragen zoekraken te midden van nieuwsbrieven van de branchevereniging, cc-berichten waar je niets mee hoeft en oeverloze heen-en-weermailtjes met collega’s – over zakelijke kwesties, uiteraard.

Een simpele manier om de mailbox in bedwang te houden is: minder mailen. Pak eens wat vaker de telefoon. Belangrijke e-mailwet: als je niets verstuurt, damt de stroom inkomende berichten ook als vanzelf in.

Verder zijn er allerlei manieren bedacht om mailtjes te schiften danwel ervoor te zorgen dat de inbox zo leeg mogelijk blijft. Bijvoorbeeld: mapjes aanleggen, per contact of per project.

Wie dat te veel gedoe vindt, zou de methode van Stephan ten Kate (beschreven in zijn boek ”Slimmer online werken in 60 minuten”, 2013) kunnen proberen. Hij kiest voor vier mailmappen. De inbox is de brievenbus: voor nieuwe, ongelezen berichten.

Als een bericht gelezen is, verhuis je het naar een van de drie overige mappen. De actiemap is bestemd voor berichten waarmee je zelf iets moet doen: er staat een vraag of een opdracht in. De ”wachten op”-map is voor berichten waarbij iemand anders een stap moet zetten: antwoorden op een vraag, informatie toesturen. En alle andere berichten gaan naar de archiefmap. Alles op een hoop, want in e-mail kun je heel handig zoeken, op persoon of op trefwoord.