In gevecht met overvolle mailbox
E-mail. Een handig middel, maar voor velen een bron van ergenis en een medium dat afleidt van het echte werk. E-mailloze Vrijdag kan helpen de digitale post het hoofd te bieden.
De start van de werkdag van een kantoormedewerker ziet er vaak ongeveer zo uit: computer starten, bakje koffie pakken en in de mailbox duiken. Is een deel van de e-mails verwerkt en kan het werk beginnen, dan attenderen geluidjes en pop-ups steeds weer op nieuwe inkomende mail. Sommige mensen zijn zelfs 40 procent van hun werktijd bezig met het verwerken van hun e-mail.
Voor negentien organizers reden genoeg om de handen ineen te slaan en voor het eerst een E-mailloze Vrijdag in Nederland te organiseren. Op 28 november is het zover. Nieuw is het initiatief niet: in de VS, Groot-Brittannië en België wordt de dag al langer gehouden. Op verschillende locaties door het hele land zijn activiteiten georganiseerd: workshops, ”webinars”, telefonische spreekuren en persoonlijke adviesgesprekken. En dat allemaal gratis.
De grote valkuil is direct te reageren als er een mail binnenkomt, aldus Christa van Dieren van OrganieQ, een van de deelnemende organisaties. „Dan ben je als mailer reactief bezig, bepaal je niet je eigen activiteiten, maar laat je je leiden door andermans prioriteiten. Dat kost veel tijd.”
Uit onderzoek bleek de afgelopen maanden dat 35 procent van de Nederlanders vier tot tien keer per dag zijn mail checkt, 30 procent doet dat nog vaker. Toch blijven er veel berichten in de inbox staan: bij 27 procent zijn dat er meer dan honderd en bij 13 procent zelfs meer dan duizend.
De E-mailloze Vrijdag is niet bedoeld om die dag helemaal geen mail te gebruiken, aldus Van Dieren. „Wel willen we mensen bewust maken van hun mailgedrag. Mijn advies zou zijn om twee of drie keer per dag de mailbox te openen en dan de mails te sorteren: welke vragen om een kort antwoord, welke leveren veel werk op. Plan de taken dan in en verplaats de mails naar daarvoor bestemde submappen. Dan beheerst e-mail je niet, maar gebruik je het als een handig middel.”
Van Dieren adviseert bedrijven een e-mailprotocol op te stellen. „Zo kun je afspreken dat je een e-mail niet binnen 24 uur hoeft te beantwoorden. Wil je sneller een reactie, dan moet je even een belletje doen of bij een collega langslopen.”
Van Dieren heeft een aantal eenvoudige tips die helpen de baas te zijn over de mailbox: „Meld je af voor alerts van social media, zet Outlook uit als je rustig en geconcentreerd wilt werken en schakel alle alarmbellen en piepjes op je computer en telefoon uit.”
www.organieq.nl voor een overzicht van de activiteiten.
