„Onbegrijpelijk”, verzuchtte Maarten den Ouden toen vorige week bekend werd dat de penningmeester van de begrafenisvereniging Helpt Elkander in Denekamp er met de kas vandoor is. De penningmeester boekte direct na de jaarwisseling 21.000 euro over naar zijn privérekening en is sindsdien spoorloos.

Al in 1987 schreef Den Ouden ”De Kascommissiegids”, een compact boekwerkje met tips en adviezen voor vrijwilligersorganisaties om diefstal en fraude te voorkomen. „Als een vereniging of een club drie of vier van de daarin genoemde aandachtspunten overneemt, ben je al een heel eind. Maar ze doen het niet, ze willen het niet. Een combinatie van onwetendheid en gemakzucht.”

De kwestie Denekamp was volgens Den Ouden makkelijk te voorkomen geweest met tip nummer 1: de penningmeester mag geen bedragen van meer dan 2000 euro overmaken zonder goedkeuring van een ander bestuurslid. „Zo simpel”, zegt hij.

Denekamp is geen geval op zich, weet Den Ouden. Hij berekende op basis van bekende zaken, waarbij aangifte bij de politie werd gedaan of iemand voor de rechter moest verschijnen, dat vrijwilligers jaarlijks ten minste 10 miljoen euro stelen van hun zangkoor, voetbalclub of verenigingen van eigenaars.

Materiaaljongen

„Het gaat helaas met enige regelmaat mis”, erkennen Mark Molenaar en Ronald Hetem van de belangenvereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). De materiaaljongen die apparatuur ontvreemdt, de barman die een graai in de kas doet. Dan gaat het nog om relatief kleine bedragen die vaak binnen de club worden afgehandeld. „Als de schade niet groot is, wordt er vaak een betalingsregeling getroffen. Organisaties lopen er natuurlijk ook niet graag mee te koop. Die zaken kom je dus nooit te weten”, zegt Molenaar.

Maar als er grotere bedragen verdwijnen, is in negen van de tien gevallen de penningmeester de dader. Niet zo heel raar, vinden Molenaar en Hetem. „Penningmeester is niet de meest geliefde functie bij een vereniging. Veel leden hebben doorgaans ook geen verstand van cijfers. Ze zijn allang blij als iemand zich opwerpt. Dan wordt het hem doorgaans gemakkelijk gemaakt om gekke dingen te doen.”

Dat is ook de ervaring van Den Ouden. „Te vaak wordt de penningmeester geen strobreed in de weg gelegd. Ik geefwel eens een lezing aan penningmeesters van vrijwilligersorganisaties. Dan vraag ik: Als u geld van de club in uw eigen zak steekt, wordt dat dan binnen veertien dagen ontdekt? Het antwoord van iedereen: Nee, dat heeft niemand in de gaten.” Soms kan de penningmeester jaren ongestoord zijn gang gaan en tonnen of zelfs meer wegsluizen. „Ongelooflijk”, vindt Den Ouden.

Hij onderscheidt vier deel­risico’s: De behoefte van de penningmeester, de eerlijkheid van de penningmeester, de manier waarop de vereniging is georganiseerd en de kans op ontdekking. „De eerste twee heb je niet in de hand, de andere twee wel. Daar kun je als bestuur veel aan doen. Moet je ook doen, want als bestuurslid ben je medeverantwoordelijk als er geld wordt gestolen.”

Overigens heeft een frauderende penningmeester niet altijd een boze opzet. Waargebeurd, aldus Den Ouden: Een man is al 25 jaar penningmeester van zijn sportclub. Nooit iets verkeerds gedaan, goudeerlijk. Hij heeft een eigen zaak en kan op zekere dag zijn personeel niet betalen, omdat hij wacht op veel geld van een belangrijke klant. De penningmeester ‘leent’ geld uit de clubkas voor het salaris van zijn mensen en daarna gaat die belangrijke klant failliet. Den Ouden: „En toen zat de man dus klem. Maar dat had nooit kunnen gebeuren als zijn medebestuurders alerter waren geweest en vooraf maat­regelen hadden genomen.”

Kerkgenootschappen

Fraude komt voor in alle soorten vrijwilligersorganisaties, benadrukt Den Ouden: „In alle soorten kerkgenootschappen, politieke partijen van links tot rechts, carnavalsverenigingen en hockeyclubs, zangverenigingen en ideële stichtingen. En natuurlijk ook binnen professionele organisaties. Gek genoeg is er daar wél aandacht voor.”

Voorbeelden fraudezaken

Enkele grote fraudezaken uit de tweede helft van 2013.

JULI: Exploitatiestichting golfvereniging (700.000 euro), voetbalvereniging in Stompwijk (65.000), tuindersvereniging in Leiden (50.000 euro).

AUGUSTUS: Dierenbescherming (45.000), scoutinggroep Deventer (200.000).

SEPTEMBER: Stadsfeest Doetinchem (100.000), tennisvereniging in Kruisland (25.000).

OKTOBER: Scholenstichting in Zwolle (3,5 miljoen), visvereniging en Stichting Dierenweide in Lelystad (ten minste 30.000).

www.kascommissiegids.nl voor meer voorbeelden

Tips preventie misstanden

Meer tips om fraude te voorkomen.

1. Maak van het beheren van de kas een duobaan. Zo boekt een administrateur de facturen in, de penningmeester maakt daarna het geld over.

2. Laat iemand van het bestuur altijd meekijken en geef hem toegang om alle transacties in te zien; dat werkt preventief.

3. Zorg voor een sterke kascommissie die meerdere keren per jaar controleert.

4. Verlang van de penningmeester een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).