Geschillen zijn van alle tijden. Ook ondernemers blijven hiervan niet verschoond. Niet zelden starten bedrijven aan een opdracht terwijl er onduidelijke afspraken zijn gemaakt. Of erger nog: helemaal geen afspraken.

Dit levert achteraf vaak problemen op. Opdrachtgevers willen het geleverde geheel of gedeeltelijk niet betalen omdat ze het bijvoorbeeld niet eens zijn met de hoogte van de factuur of met de afwerking.

Nauwkeurig

Het begint dus bij het begin. Het is voor de ondernemer zaak om, voordat de dienst of het product wordt geleverd, vast te leggen wat hij gaat leveren en onder welke voorwaarden. Dat moet nauwkeurig gebeuren, met de specificaties van de dienst of het product, de exacte of verwachte levertijd, de prijs en de betalingsvoorwaarden maar ook hoe het zit met aansprakelijkheid, wanneer de overeenkomst wordt beëindigd en wat te doen als er een geschil ontstaat.

Dit hoeven overigens geen ingewikkelde juridische contracten te zijn maar ze moeten wel duidelijk zijn. Onduidelijkheid is immers maar al te vaak een bron van conflicten. Gebruik bij voorkeur geen formele en ingewikkelde taal, omdat dat alleen maar zand in de ogen kan strooien.

Veel ondernemers werken met het motto: afspraak is afspraak. En inderdaad, zo zou het ook moeten zijn. Maar als ondernemer heb je te maken met een andere partij die, vooral als het op geldt aankomt, zich soms niets meer kan herinneren van de gemaakte afspraken. Zeker als het gaat om mondelinge afspraken lijken partijen spontaan aan geheugenverlies te lijden. Hoewel de wet bepaalt dat een mondelinge afspraak een geldige is, is het in het kader van de bewijslast van groot belang om afspraken op papier te hebben staan.

Stel dat er een conflict ontstaat over de al dan niet gemaakte mondelinge afspraak en het zelfs zo ver moet komen dat de ondernemer een rechtszaak moet starten, dan ligt voor wat betreft die bewuste afspraak in de regel de bewijslast bij hem. Ofwel: wie eist, die bewijst. Kan de ondernemer een bepaalde afspraak niet bewijzen of kan hij niet aannemelijk maken dat die afspraak inderdaad is gemaakt, dan is het voor hem wellicht beter een schikking te treffen dan een vervelend en duur juridisch traject te doorlopen.

Wijziging

Ook als de opdracht tussentijds wordt gewijzigd is het aan te bevelen om de gewijzigde afspraken vast te leggen. Het lijkt misschien wat ver te gaan en een zeker wantrouwen uit te stralen, maar toch is het verstandig de wijziging schriftelijk te bevestigen aan de opdrachtgever en hem deze schriftelijk te laten goedkeuren. Ook als de nieuwe afspraken per e-mail worden bevestigd, is het goed om deze door de opdrachtgever schriftelijk te laten bevestigen. Dat geldt ook voor een bevestiging die per fax is verzonden.

Garantie

Zonder contracten en schriftelijke afspraken gaat het in verreweg de meeste gevallen toch goed. Maar dit is geen reden om het maar zo te (blijven) doen. Resultaten uit het verleden bieden immers geen garantie voor de toekomst.

Wie zich realiseert dat die ene keer hem flink de das om kan doen en zelfs zijn faillissement kan inleiden, zal liever voorzichtig zijn. Hoe duidelijker afspraken worden vastgelegd, des te kleiner is de kans op geschillen met klanten en andere zakenrelaties. Kortom, vertrouwen is goed, vastleggen nog beter.

De auteur is adviseur werkgevers en zelfstandigen bij de Reformatorisch Maatschappelijke Unie.