Met een slimmer voorraadbeheer kunnen bedrijven 20 tot 30 procent besparen op hun voorraadkosten. Ondernemers zijn zich onvoldoende bewust van de mogelijkheden die een andere aanpak biedt. Vooral op de kosten van zogeheten technologisch bederf kan nog flink worden bespaard.

Al is het vraagstuk van voorraadbeheer van alle tijden. Voor een bakker was het altijd al van belang te weten hoeveel broden hij moet bakken. Anders heeft hij of teleurgestelde klanten, of hij kan het teveel aan het eind van de dag in de container gooien.

Het probleem van voorraadbeheer mag dan al oud zijn, als onderwerp van onderzoek is het echter springlevend. Waar de bakker te maken heeft met bederf van zijn brood, kennen we nu bijvoorbeeld technologische bederfelijkheid. Denk daarbij aan computers die drie maanden nadat ze in de winkel liggen al worden opgevolgd door weer verbeterde exemplaren.

Naar het aspect van technologisch bederf moet nog veel onderzoek worden verricht. Veel bedrijven, vooral serviceorganisaties, kampen met hoge kosten van voorraadbeheer. Denk aan een producent van consumentenelektronica. Die willen voor een periode van bijvoorbeeld tien jaar service verlenen op hun producten. De vraag is dan hoe ze ervoor kunnen zorgen dat hun voorraad onderdelen na tien jaar precies op is. Een te hoge voorraad leidt tot hoge kosten terwijl te weinig voorraad leidt tot ontevreden klanten.

Eigenlijk hebben bedrijven geen afdoende antwoord op dat dilemma. Wat ertoe leidt dat de totale kosten van het weggooien aan het eind van die periode van tien jaar vaak nog hoger zijn dan de kosten van het op voorraad houden van de onderdelen. Wanneer bedrijven andere uitgangspunten voor hun voorraadbeheer zouden hanteren, zouden ze dat effectief kunnen aanpakken.

De standaard is een classificatie­systeem van artikelen gerangschikt op vraag en prijs. Een A-artikel kent een hoge vraag en hoge prijs en dan zo naar beneden. Omdat de omzet in de onderdelen die bovenaan in de rangschikking staan hoog is, richten bedrijven zich vooral op die A-artikelen en leggen ze veel dure onderdelen op voorraad en weinig goedkope. Dat staat echter haaks op wat ze zouden moeten doen.

Het is zinvol om vanuit een ander perspectief naar voorraadbeheer te kijken. Het is prima 
dat bedrijven de snellopende 
artikelen op voorraad houden, maar daarnaast zouden juist de laag­geprijsde producten in het 
magazijn moeten liggen. Hoe 
lager de prijs, hoe hoger de 
voorraad zou moeten zijn.

Uit wiskundige modellen die hiervoor zijn gemaakt, blijkt dat een rangschikking op grond van vraag gedeeld door prijs aanzienlijk lagere kosten met zich meebrengt dan classificatie op basis van het gangbare idee van vraag maal prijs. Dat het laatste bij bijna alle ondernemingen de maatstaf is, komt zeker ook doordat vrijwel alle software voor voorraadbeheer uitgaat van die standaardclassificatie.

Minder voorraad kan tot meer winst leiden. En, inderdaad, ook tot meer ontevreden klanten. Bij verreweg de meeste bedrijven is dit laatste echter te vermijden door een systematische aanpak.

De auteur is hoogleraar Operations Research in Groningen.